Tydliga strukturer för flexibilitet och utveckling

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök
Maja styrning.png


Så gick Mittköping från otydlighet till tydlighet och byggde delaktighet och engagemang!

Att hitta orken att driva på utveckling och ha fortsatt engagemang i en organisation präglad av otydliga strukturer och bristande rutiner är tufft och tungt. Genom att faktiskt våga sätta ner foten när det gäller en del grundläggande riktlinjer skapar det en tydligare ram, ett bättre lugn, samtidigt som du som ledare kan ha och visa vilka höga förväntningar du har på medarbetarna - att de gör och ska göra skillnad. Att de får och ska vara flexibla, tänka kreativt och driva utvecklingen framåt. Att de, liksom medborgarna, är en självklar del i utvecklingsresan.

Att skapa en stabilt flexibel organisation

I Mittköping strävar man efter att ha en stabilt flexibel organisation. Därför har Mittköping lagt stor vikt vid arbetet med grundläggande organisation, styrkedjan, ett systematiskt utvecklingsarbete utifrån vision och mål, och inte minst alla medarbetares attityder. Om vardagen för medborgare eller medarbetare i Mittköping präglas av otydliga ramar, bristande rutiner eller icke fungerande strukturer, saknas också orken att vara flexibel. Att tillhandahålla tydliga strukturer är grunden för att uppbåda förändringskraft hos medarbetarna och uppmana till ett flexibelt tänkande där varje medarbetare förväntas göra skillnad.

Stöd- och support i arbetet

En viktig del för att använda resurser rätt, att se till att det finns möjlighet för flexibilitet och kreativitet är att ha en struktur där alla vet vart och till vem man ska vända sig när man behöver hjälp med tekniken. I Mittköping har det därför lagts ner ett gediget arbete på att dels skapa den grundläggande infrastruktur som behövs, men också på att säkerställa att det finns ett stödsystem kring tekniken - att man som medarbetare vet vart och till vem man ska vända sig när man behöver stöd, men också att det finns tydliga rutiner kring hur beställningar, inköp och upphandlingar går till, hur man ska göra när man hittar nya digitala tjänster att använda osv.

I stödsystemet samlas spetskompetenserna i rätt grupperingar, alla behöver inte kunna allt - en tekniker behöver inte veta allt om hur man arbetar med formativ bedömning i skolan och en lärare behöver inte veta hur man konfigurerar trådlösa nätverk, men verksamheten har alltid en väg in till hjälp och support, vilket frigör tid. Tid som bland annat kan användas till att, utifrån sitt eget kompetensområde, bland annat titta på vilka behov som finns, vilka möjligheter digitaliseringen ger, var det skulle gå att tänka innovativt, kreativt och ersätta "manuellt" arbete med digitalt. Medarbetarna ute i verksamheterna kan fokusera på behoven, förtydliga dem och bli bättre beställare. Med rätt grupperingar som stöttar och ger support till flera, blir det dessutom enklare att se när samma teknik kan användas i de olika verksamhetsgrenarna eftersom gränserna som fanns i gamla organisationer suddats ut.

I det här arbetet krävs envishet, tydlighet och att man som ledare hela tiden pekar på rätt vägar, rätt stödsystem för frågorna som behöver fångas upp.

Mittköping klurar, diskuterar och agerar

Maja Organisation Kultur.png

I Mittköping har man arbetat och tänkt kring flera av dessa områden och skrivit ner hur man t.ex. arbetar för att skapa en stabil och trygg flexibilitet, hur man bland annat tack vare en väl förankrad vision, tydliga mål och ännu tydligare riktlinjer skapar en bra grogrund för utveckling och förändring.

Några exempel på tankar och arbete kring:

Exempel på hur vi skapar strukturer och flexibilitet

Hur har man arbetat med att få till den stabila och trygga, men ändå flexibla organisation som behövs för fortsatt fart i utvecklingen? Hur har man arbetat fram de riktlinjer som man tycker behövs? Hur har man tagit fram och förankrat visioner och mål, säkerställt den stöd- och supportorganisation som behövs så att alla medarbetare har energi och engagemang att leva upp till förväntningarna från såväl medborgare som chefer? Några exempel finns nedan.

  • I Sollentuna finns en etablerad dela-kultur där användandet av digitala ytor och verktyg är självklar.
  • I Östersund? finns en organisation där en grupp tar hand om all teknik när det gäller vård och omsorg. Gruppen har en blandning av administratörer och tekniker och sköter allt från beställningar till fakturor. Fördelarna med en sådan organisation är, dels att vi har kontroll över allt, dels att vi har en spetskompetens inom området. En annan stor fördel är att verksamheterna har en väg in för hjälp och support vilket frigör onödig tid som istället kan gå till de vi är till för.
  • Larmteamet i Karlskrona har under sina minst 20 års utvecklingshistoria, utvecklats, byggts på, fått möjligheter att testa och utvärdera. Väldigt högt kvalitetstänk - man gör inget förrän man har ordentliga processer! Man tänker på användarna - det som distribueras måste vara säkert för dem. Växt fram genom erfarenhet och genom att lära av misstag. Nära samarbete med kommunens bolag för stadsnät och energi
  • I Västerås har en viktig del för att lyckas med implementationen varit att ta fram vägledande dokument. Här kan nämnas Västeråsmodellen som ger juridisk vägledning och är en riktlinje för införande av trygghetsskapande teknik.
  • I Halmstad har kommunstyrelsen tagit fram en digitaliseringsplan som varje förvaltning utgår ifrån och sedan gör en egen verksamhetsplan. Detta skapar struktur men även möjlighet till flexibilitet.