Tänk stort men börja smått

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök


Så bryter Mittköping traditioner och arbetar med successivt införande

Maja Arbetsprocesser-v2.png

I Mittköping arbetar vi utifrån ett agilt förhållningssätt. Våra centrala arbetssätt inom digitalisering och it är årliga prioriteringar och ett successivt införande, istället för ett traditionellt arbetssätt i utvecklingsprojekt som därefter övergår i förvaltning.

Systematik och successivt införande

Mittköping arbetar systematiskt med årliga prioriteringar inom it och digitalisering. Prioriteringarna diskuteras och beslutas av förvaltningens ledningsgrupp. Underlaget till det förändringsarbetet som ska genomföras tas fram av verksamheten. It-avdelningen arbetar med kunddriven verksamhetsutveckling, där ett nära samarbete med kund och verksamhet är nyckeln till framgång. Det nära samarbetet resulterar i att It-avdelningen har aktuell kunskap om kunders och verksamhetens utmaningar och behov och därigenom kan arbeta framsynt och stötta verksamheten aktivt med prioritering och planering.

För att arbeta systematiskt och kunna både följa upp och prioritera finns olika verktyg och modeller att ta hjälp av, t.ex. SKL:s verktyg eBlomlådan, KLASSA, LIKA, it-tempen för skola och förskola och LIKA, it-tempen för socialtjänsten samt för att kunna kunna följa upp nyttor och effekter av utvecklingsinsatsen används ekonomistyrningsverket nyttorealisering.

Genom att pröva digitala verktyg och it-stöd i mindre skala, t.ex. med piloter, för att på så sätt praktiskt kunna ta del av vad som ger mest kvalitet och nytta för verksamheten och dess kunder, har steget till att avgöra vad som ger bäst resultat och därmed ska upphandlas (breddinföras) inte varit så stort. Erfarenheter, omvärldsbevakning och kunskap från genomförda tester har gett en möjlighet att kunna rätta till brister och därmed minska sannolikheten att problem uppstår senare i införandet. Det här är en viktig faktor för att lyckas med implementeringen av nya saker, och det minskar också risken för att hela arbetet bromsas upp vid avslut av pilot eller projektavslut.

Mittköpings arbetssätt med successivt införande och den flexibilitet det medför ger stora möjligheter till delaktighet och påverkan under arbetets gång. Fördelen med att använda ett successivt införande av ny teknik och system är att man ger både kunder och personal möjlighet att förstå tekniken, vänja sig vid den och öka intresset kring den tills den blir en naturlig del av vardagen.

Mittköping klurar, diskuterar och agerar

I Mittköping har man tänkt och klurat inom olika områden som är viktiga för att lyckas med sin digitala resa, exempelvis på några nyckelfaktorer är: systematiskt arbete, kontinuerlig uppföljning, tydliga arbetsprocesser , snabbt få möjlighet att testa ny teknik och nya tjänster, inte fastna i för stora omfattande projekt så att den nya tekniken är gammal redan innan den hunnit testas, arbete enligt en fastställd plan med tydligt mål och syfte där en tydlig styrgrupp och beställare finns utsedd.

Några exempel på detta finns här:

Exempel på hur vi lyckas skapa förutsättningarna som behövs

Hur har man arbetat runt om i landet för att skapa förutsättningar för ett mer successivt införande av olika digitala verktyg och tjänster? Hur bygger man en organisation där man snabbt kan fånga upp det som fungerar/inte fungerar och anpassa införandet efter det, innan det har gått för långt?

Några exempel nedan...

  • I Sollentuna arbetar vi med ett successivt införande i istället för ett traditionellt arbetssätt i utvecklingsprojekt som därefter övergår i förvaltning.
  • Ett exempel på en plan för digitalisering, är Skellefteås som sträcker sig under perioden 2017-2019
  • I Uddevalla arbetar man med testmiljö för test och utvärdering innan införande i produktionsmiljö.
  • Läs hur Umeå arbetat med delaktighet och resonerat kring att samla kompetenser för att synliggöra behov och skapa engagemang.
  • Västerås har arbetet med MISTEL (en testbädd för innovationer inom äldreomsorgen) varit en framgångsfaktor vad gäller att skapa delaktighet och engagemang vid innovation
  • I Karlskrona har en två-årig utvecklingsplan tagits fram i samarbete med nämnd, kommunala pensionärsråd och facklig samverkan
  • I Göteborg finns ett ramverk för utveckling av kommungemensamma tjänster med forum för samverkan, finansieringsmodell och utvecklingsplaner på 3-4 år