Systemförvaltarmodell

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök

Ramverk för It-styrning

Uppsala kommuns ramverk för IT-styrning
IT-styrning syftar till att styra en verksamhet så att IT och digital utveckling tillför största möjliga nytta. Utgångspunkten är kommunens vision och all IT-styrning syftar till att maximera nyttan av IT. Ramverket för IT-styrning är ett verktyg för att säkra en styrning och ett ledarskap som ger genomslag av politiska beslut till faktiskt genomförande.
  • Policyn för IT-utveckling och digitalisering är kommunfullmäktiges övergripande styrdokument för IT-utveckling och digitalisering
  • Strategisk på plan för IT-utveckling och digitalisering har ett fyraårsperspektiv och verkställer policyn.
  • Kommunens IT-plan verkställer strategin och beskriver den förflyttning kommunen behöver göra för att nå önskat läge för IT.
  • Riktlinjer säkrar en enhetlig och effektiv hantering inom IT-området.
  • Förvaltningsplaner verkställer IT-planen och beskriver förvaltningsobjektens utmaningar, mål och förflyttning.

Policy och strategisk plan

Uppsala kommuns IT-plan tar upp 23 målområden indelade i fyra områden

Policyn för IT-utveckling och digitalisering är kommunfullmäktiges övergripande styrdokument för IT. Strategin för IT-utveckling och digitalisering har ett fyraårsperspektiv och verkställer kommunens policy för IT.

IT-plan

IT planen är kommunens samlade plan för verkställighet av nödvändig förflyttning för att nå önskat läge med IT-utveckling och digitalisering. Den är flerårig och beslutas i kommunens tjänstemannaledning.

Riktlinjer

Riktlinjerna säkrar en inom kommunen enhetlig och effektiv hantering av IT. Riktlinjen för styrning av kommunens IT-system är ett verktyg för att uppnå en styrbar och effektiv förvaltning med fokus på nytta i verksamheten.

exempel på riktlinje Uppsala kommun

Förvaltningsplaner

Förvaltningsplaner anger åtgärder för ett antal IT-system som stödjer ett gemensamt verksamhetsområde.

exempel förvaltningsplan Pedagogiska system, Uppsala kommun

Förvaltningsstyrning av system

All systemförvaltning utgår från en gemensam modell som syftar till att uppnå en styrbar och effektiv förvaltning av IT med fokus på nytta i verksamheten. I grunden bygger det på Pm3 modellen som är ett verktyg för att organisera förvaltningsverksamhet i en matrisorganisation där flera organisatoriska parter är delaktiga. Styrning av kommunens IT-system omfattar följande områden:

  • IT i Uppsala kommun
  • Ägarskap av IT
  • Årlig planering och uppföljning av verksamhet och ekonomi
  • Förvaltningsplan
  • Gemensamt arbetssätt

Gemensamma forum

För att konkret gå från det kommunens ledningsgrupp beslutar i form av en riktlinje till faktiskt genomförande finns centrala roller som håller ihop helheten och förvaltar modellen. Det är ett tillsammansarbete där nyckelord är tydliga roller, återanvändning av bra exempel för gemensamma arbetssätt, informationsspridning och möjlighet till råd och tips. Det konkretiseras t.ex. i gemensamma forum där vi går från ord till faktiskt genomförande s.k. "objektledarforum"

Förvaltningsobjekt

Uppsala kommuns förvaltningsobjekt indelade efter funktionsområden.

IT förvaltas i form av förvaltningsobjekt. Ett förvaltningsobjekt kan jämföras med ett projekt. Ett projekt har organisation, mätbara mål, budget, aktiviteter och tidplan. Projektets ramar anges av en projektplan. Detta är snarlikt för ett förvaltningsobjekt, istället för projektplan styrs förvaltningsobjektet genom en förvaltningsplan. Den största skillnaden är tidplanen, ett projekt har en start och ett slut, ett förvaltningsobjekt har en årlig förvaltningscykel. För övriga delar överensstämmer projekt och förvaltningsobjekt i stort.

Systemförvaltning  är grupperat utifrån vilka funktioner de stödjer, en sådan gruppindelning benämns förvaltningsobjekt. Förvaltningsobjektens antal och utformning styrs utifrån:

  • kostnadseffektiv förvaltning
  • att ge förutsättningar för största möjliga nytta i verksamheten genom IT

Ansvarsområden och roller

En förvaltningsorganisation i Uppsala kommun är bärare av fyra beslutnivåer och motsvarar en projektorganisation

Varje förvaltningsobjekt har tydligt beskrivna roller och ansvarsområden. Förvaltningsstyrning av objekten sker i fyra beslutsnivåer: strategiskt, ägarskap, taktiskt och operativt. Varje beslutsnivå arbetar med de två perspektiven; IT och verksamhet med fokus på verksamhetsnytta och kostnadseffektivitet ur ett kommungemensamt helhetsperspektiv.

En förvaltningsorganisation är bärare av nämnda fyra beslutsnivåer och motsvarar en projektorganisation där objektägare formar en styrgrupp, två Objektledare har en delad projektledarroll, med huvudansvaret i verksamheten samt specialister som motsvarar projektgruppen. Utöver dessa finns en strategisk nivå som säkrar verksamhetsnytta och en kostnadseffektivitet utifrån en kommungemensam helhetssyn. Vilken roll som har vilken ansvar och befogenhet förtydligas i "riktlinje - Styrning av kommunens IT-system".

Årlig planering, genomförande och uppföljning

Planering och uppföljning för ett förvaltningsobjektet Pedagogiska system sker i enlighet med Uppsala kommuns ordinarie verksamhetsplanering

Planering, genomförande och uppföljning för ett förvaltningsobjekt/systemområde sker i enlighet med kommunens ordinarie verksamhetsplanering och gemensamma processer och varje år skapas och beslutas en förvaltningsplan utifrån vilken förvaltningsobjektet styrs.

Förvaltningsplan

Förvaltningsplanen säkerställer att verksamhetsnyttan i mål och aktiviteter överensstämmer med ett kommungemensamt helhetsperspektiv.

En förvaltningsplan fastställer följande:

  • Förvaltningsorganisation, roller, ansvar och befogenheter
  • IT-system som ingår i förvaltningsobjektet samt beroenden till andra förvaltningsobjekt
  • Mål, aktiviteter och budget
  • Förvaltningsaktiviteter, anger hur förvaltningen genomförs, till exempel felhantering, ändringshantering, bevarande och gallring, periodisk översyn
  • Bokföring av kostnader, möjliggör ekonomisk uppföljning
  • Mötes- och besluts forum

Årlig planering

Förvaltningsobjekten i Uppsala kommun fångar upp krav & behov, samverkar med leverantörer, planerar aktiviteter och bereder beslutsunderlag utifrån ett enhetligt arbetssätt och i samverkan med andra gemensamma processer som finns i t.ex. ITiL.

Årlig planering följer tidsordning beskriven i bild ovan. Objektledare tar fram en årlig förvaltningsplan enligt ramar givna av objektägare och i linje med kommunens IT-plan.

Uppföljning

Uppföljning för ett förvaltningsobjekt/systemområde sker i enlighet med kommunens ordinarie verksamhetsplanering. Bilden ovan visar när olika planerings- och uppföljningsaktiviteter under förvaltningsåret genomförs.

Enhetligt arbetssätt

Oavsett om man i ett förvaltningsobjekt arbetar med krav & behov, planerar aktiviteter eller bereder underlag för beslut så relaterar det mesta till objektets mest centrala process – Ändringshantering. Utveckling och kravfångst sker därför som del i förvaltningsobjektens dagliga arbete i projektliknande form.

Behovsförståelse

Pedagogiska system i Uppsala kommun beskriver hur de arbetar övergripande med behovsförståelse i form av utmaningar, utvecklingsmål och aktiviteter - den s.k. "10 000 meters processen"

Behov fångas upp löpande utifrån omvärldspåverkan, politiska beslut, styrdokument och verksamhetsbehov. I förvaltningsplanen konkretiseras detta sedan genom utmaningar, utvecklingsmål och uppföljningsbara aktiviteter.

Kravfångst bedrivs systematiskt och strukturerat med hjälp av referensgrupper och t.ex. användarberättelser där förvaltningsobjektets specialister bryter ned stora och små önskemål om förändring enligt principen "vem, vad varför?".  Som komplement används även vid behov intervju, observation, enkäter och prototyper. Förvaltningsobjektet lägger vikt på att arbeta utifrån beskrivna verksamhetsprocesser och regelverk där detta behövs.

Exempel på hur Pedagogiska system i Uppsala kommun arbetar med användarberättelser enligt principen "vem, vad varför?"

Leverantörsstyrning

De samlade användarberättelserna utgör även ett viktigt underlag när förvaltningsobjektet arbetar tillsammans med respektive leverantör inom ramen för det som kallas "leverantörsstyrning" eller i samband med eventuella avrop och upphandlingar.

Utifrån behov som fångats upp tas även eventuella beslutsunderlag fram till objektets styrgrupp och verksamhet, detta görs utifrån ett antal perspektiv som t.ex.

  • Verksamhetsnytta – mätbara mål, prioriteringar etc.
  • Verksamhetsprocesser – Som verksamheten har beskrivna och kommunicerade
  • Påverkansfaktorer - nuvarande eller nya arbetssätt, lagar och förordningar etc.
  • Ekonomi - ökade förvaltningskostnader, besparingsmöjligheter etc.
  • Användarberättelser - “Vem, vad, varför”
  • Målarkitektur, Styrdokument och kommungemensamma riktlinjer
  • Riskanalys - eventuella risker med förändringen

Uppföljningsbara Aktiviteter

Exempel på hur Pedagogiska system arbetar utifrån den beslutade förvaltningsplanen och operativt planerar aktiviteter utifrån funktionsområden med ansvariga specialister.

Utifrån beslutad förvaltningsplan och funktionsområde planerar och tidsätter förvaltningsobjekt sina aktiviteter i en s.k. ”Aktivitetslista" som objektledarna tar fram tillsammans med de specialister som arbetar i objektet . Omprioriteringar görs sedan vid behov under förvaltningsåret av Objektledare eller styrgrupp. Uppföljning sker enligt årshjul.