Riktlinjer och policys

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök

Varför ska man ha regelverk?

Att lagar gäller även digitalisering kan många se som självklart. Men ofta tillkommer även andra regler som är extra viktigt att efterleva i dessa sammanhang. Framförallt gäller det som i andra sammanhang ansvar, informationshantering men också finansiering och processer.

Gemensamma riktlinjer och policies behöver finnas, vara kommunicerade och accepterade för att digitaliseringen ska kunna bidra till nytta i verksamheten både på kort och lång sikt.

Inom digitaliseringsområdet kan det ibland uppfattas som om andra regler gäller än för andra sammanhang vilket kan leda till både högre eller lägre krav på hur man jobbar. Därför är det viktigt att tydliggöra, och påminn om, vilka regler som gäller.

Dilemmat med sådana här dokument är också att ofta efterfrågas regler, men sedan när de finns så är det svårt att säkra efterlevnad eller acceptans. Därför är det viktigt att fånga det som verkligen är viktigt och hur man tänker jobba med reglerna när de väl är beslutade redan när de skrivs. Nedan kommer viktiga anledningar om varför riktlinjer och policies behövs även vad gäller digitalisering.

Regelverken bör

  • Fastställa grundläggande principer för införande, förvaltning och avveckling av digitala plattformar i verksamheten.
  • Vägledande för verksamheten hur man ska förhålla sig till olika utmaningar. T ex vilka principer som gäller i form av beslut, styrning, finansiering, ansvar och ägandeskap.
  • Tydliggöra ansvar, avgränsningar och krav.
  • Tydliggöra vem som har rätt att fatta beslut och vad som krävs för att fatta beslut
  • Tydliggöra hur förändringsarbete får initieras och av vem
  • Svara på de vanligaste frågorna som dyker upp i samband med digitalisering och det område som regelverket täcker.

Hur gör man då?

  • Håll det så kort det går- less is more
  • Fastställ vilka effekter riktlinjerna ska uppnå och varför de finns.
  • Säkerställ att de vanligaste frågorna faktiskt besvaras i regelverket.
  • Tänk på målgrupp och var noga med att skriva från deras perspektiv.
  • Bestäm redan när policyn skrivs om hur den ska följas upp och av vem
  • Tänk igenom hur man hanterar fall där regelverket inte efterlevs.
  • Fastställ och tydliggör hur process för undantag eller dispens skulle kunna se ut. Vad krävs för att få undantag? Hur kan man våga prova andra arbetssätt på ett sanktionerat sätt och vad gäller för dessa undantag? Beskriv särskilt t ex detta i dispenser
    • Vem som är ansvarig för dispensen och dess eventuella konsekvenser
    • Vem som godkänt dispensen
    • Hur länge den gäller
    • Vad den gäller och avgränsningar
    • Hur finansiering sker för kostnader som uppstår på grund av dispensen
    • Vilka dispensen gäller
  • Utse “väktare” för varje styrande dokument som fungerar lite som en domare vad gäller frågor kring regelverket.