Processutvecklingsmetod

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök
ProcessutvecklingsmetodSKE.png

Definiera nytta & avgränsa

Syfte: Klargöra omfattningen om, och förutsättningarna för den verksamhet som ska utvecklas

Mål: Tydlig uppdragsbeskrivning

Input: Kund (intern) en beställare av uppdraget som har budget för att starta igång (inklusive drift, införande, eventuella leverantörskostnader

Output: Beslutad uppdragsbeskrivning, nyttoberäkning, uppdragsbeskrivning/processomfattning samt syfte/övergripande mål med uppdraget.Definiera nytta och avgransa.png

I delprocessen ”definiera och avgränsa” planeras utvecklingsarbetet. Uppdragsgivaren förklarar sina tankar om varför den här verksamheten behöver utvecklas. Nyttoberäkning görs och uppdragsgivarens syfte/övergripande målbild för uppdraget dokumenteras. Det är viktigt att uppdraget avgränsas så att utvecklingsarbetet kan fokuseras på de områden som uppdraggivare/processägaren är ansvarig för. I annat fall byggs felaktiga förväntningar upp, när arbetet sedan kommer in i fasen att ett nytt arbetssätt ska införas.

Verktyg:

1. Planera uppdragsdialog:

Innan mötet med uppdragsgivaren/processägaren görs förberedelser genom att sätta sig in i området som ska kartläggas. Gärna genom att omvärldsbevaka hur andra organisationer gjort. Gå igenom frågeställningarna i processomfattningsmallen och fundera på om det behöver kompletteras med något. Förbered för att få fram viktig basinformation som till exempel organisationens uppbyggnad, personalresurser, befintliga IT-stöd, nuvarande mål, nyckeltal och mätmetoder. Förslag på frågor att fundera på inför uppdragsdialog finns i dokumentet ”Exempel på frågor planera uppdragsdialog"

2. Genomför uppdragsdialog:

Diskutera igenom och besvara frågeställningarna tillsammans med uppdragsgivaren/processägaren. Gå igenom arbetsgången och roller, ansvar och befogenheter. Sätt in processen i sitt sammanhang genom att använda processarkitekturen och titta på vad som kommer innan och efter den process som ska kartläggas. Rita den övergripande kartan och var noga med avgränsningen så att den blir tydlig. Ställ coachande frågor och diskutera vilka konsekvenser det ger att ha en för snäv avgränsning. Genomför nyttovärdering, Skapa en preliminär tidplan för processutvecklingsarbetet. Bestäm vilka resurser (WS-deltagare) som ska tillfrågas. De bör representera hela arbetsflödet. Kom ihåg att en tilltänkt processledare bör ingå i WS-gruppen.

3. Dokumentera uppdraget:

Dokumentera uppdragsdialogen i en processomfattning/uppdragsbeskrivning enligt mall. Dokumentet ska som minimum innehålla: -Nyttoberäkning, Beställarens syfte/målbild med uppdraget, Övergripande processbeskrivning. I övrigt går det att lägga till eller ta bort rubriker enligt önskemål.

4. Säkra resurser för förbättringsuppdraget:

Boka in resurser till workshops. Det ska finnas representanter från alla funktioner/områden som berörs av förbättringsarbetet. Boka in kundworkshop, intervjuer eller andra forum för att fånga in kundbehovet på. Fundera på behovet av it-stöd. Ofta leder utvecklingsarbetet till behov av att förbättra it-stödet. Det är viktigt att tidigt påtala behovet av it-stöd hos it-avdelningen. Boka in ett möte med rätt kompetens på it-avdelningen för att bolla behov av stöd i uppdraget framöver.

Kartlägga nuläge

Syfte: Att ta fram en gemensam plattform för fortsatt verksamhetsutveckling

Mål: Nuläget kartlagt

Input: Beslutad uppdragsbeskrivning, nyttoberäkning, uppdragsbeskrivning/processomfattning samt syfte/övergripande mål med uppdraget.

Output: Dokumenterat, justerat nuläge.

Kartlagga nulage.png


Efter att uppdraget avgränsats inleds en kartläggning av nuläget. Ett nuläge är viktigt för att alla ska få samma bild av verksamheten samt för att kunna ta bra faktabaserade beslut i kommande utvecklingsarbete. Kartläggningen planeras utifrån det behov som har framkommit i uppdragsdialogen. Mycket av kartläggningsarbetet kan med fördel genomföras i workshopsgrupp för att få delaktighet och engagemang men kompletteras med intervjuer, utredningar med mera mellan workshopstillfällen. Inför varje workshop är det viktigt att fundera på vad syftet med workshopen är och vilka konkreta resultat som ska uppnås. Fundera på vad som är viktigast att uppnå för att fokusera på rätt saker vid eventuell tidsbrist. Det är behovet och syftet med uppdraget i kombination med processutvecklarens/verksamhetsutvecklarens erfarenhet och kompetens som styr vilka verktyg och arbetsgång som behövs. En förträff kan med fördel genomföras där uppdragsgivaren är med och berättar om bakgrunden till uppdraget

1.Kartlägga nuläget:

Nedan beskrivs olika verktyg för att kartlägga nuläget.

• Kartlägga intressenter

Kartlägga processens nuläge

Arbetet är iterativt, material samlas in, dokumenteras och utvärderas.

2. Kartlägga kundens behov:

Att ha ett kundperspektiv innebär att allt utvecklingsarbete görs med utgångspunkt från kundens behov och förväntningar. Det finns olika verktyg för att kartlägga kundens behov på här.

3.Utvärdera nuläget:

Det finns flera olika sätt att utvärdera nuläget på. Beroende på hur nuläget ser ut och vilka behov som finns väljer processutvecklaren vilket verktyg som passar bäst, exempel på verktyg finns här.

4.Ta fram SMARTa mål:

När nuläget är utvärderat kan SMARTa mål sättas. Utifrån kunders/intressenters behov och det referensvärde, nuläge på mått sätts målet.

5.Dokumentera nuläget: Dokumentera kartläggningen i en nulägeskartläggning enligt mall. Dokumentet ska som minimum innehålla: Kundbehovet för processens/tjänsten, Processkarta för nuläget, SMARTa mål för det förbättrade arbetssättet, Förbättringsförslagslista/handlingsplan. I övrigt går det att lägga till eller ta bort rubriker enligt önskemål.

6.Stäm av och agera: Allt arbete som har dokumenterats i nulägesrapporten stäms av med workshopsdeltagare/uppdragsgivare.

Under arbetets gång har vissa förbättringar identifierats som kan genomföras direkt och med enkla medel. Dessa kan ges i uppdrag till någon/några i gruppen att genomföra. Dokumentera i handlingsplan som tas med in i beskriva förbättrat arbetssätt.

Beskriva och kartlägga förbättrat arbetssätt (nyläge)

Syfte: ​att designa ett arbetssätt som leder mot uppsatt vision kopplat till verksamheten

Mål: ​förslag på nytt arbetssätt med definierad nytta

Input: Dokumenterat, justerat nuläge

Output: Beslut om införande (eller avslag) samt ansvarig processledare, beslutad processpecifikation

Beskriva forbattrat arbetssatt.png

Då nulägesprocessen är kartlagd går arbetet vidare med att fundera på vad som behöver förbättras i verksamheten. Här kan redan uppdragsgivaren ha en tydlig vision, i annat fall behöver denna skapas. ​Workshopsgruppen ska tillsammans resonera sig fram till ett nytt arbetssätt som säkerställer att kundens krav tillfredsställs på ett för verksamheten kostnadseffektivt sätt. Det är viktigt att utgå från kundbehoven och att återkoppla till beställaren om förändring av uppdraget sker utifrån den processomfattning/uppdragsbeskrivning som ligger till grund för uppdraget. Kartläggningen planeras utifrån det behov som har framkommit i nuläget. Mycket av kartläggningsarbetet kan med fördel genomföras i workshopsgrupp för att få delaktighet och engagemang men kompletteras med intervjuer, utredningar med mera mellan workshopstillfällen. Inför varje workshop är det viktigt att fundera på vad syftet med workshopen är och vilka konkreta resultat som ska uppnås. Fundera på vad som är viktigast att uppnå för att fokusera på rätt saker vid eventuell tidsbrist. Det är behovet och syftet med uppdraget i kombination med processutvecklarens/verksamhetsutvecklarens erfarenhet och kompetens som styr vilka verktyg och arbetsgång som behövs.

1. Skapa gemensam processvision:

Syftet är att skapa en övergripande målbild av hur medarbetare, kunder om något år ser på arbetssättet. Utmaningen är att få deltagare att tänka nytt och framsynt. Det gäller att få deltagare att komma med idéer och förslag som ska utmärka det nya arbetssättet, genomförs i workshop.

2. Kartlägg det förbättrade arbetssättet:

Utifrån den gemensamma visionen/målbilden och de mål som har satts i arbetet (se kartläggning av nuläget) gäller det att ta fram hur workshopsgruppen ska kunna nå målet. Beskriv i en processkarta hur det förbättrade arbetssättet ska utformas på bästa sätt för att möta målen. Processutvecklaren kartlägger tillsammans med deltagare den process som på bästa sätt kan föra kundens ärende/behov framåt. Det är viktigt att processutvecklaren vågar ställa frågan ”varför” och ifrågasätta eftersom det är vanligt att fastna i att det inte är möjligt. Alla förbättringsåtgärder dokumenteras i en handlingsplan.

3. Utvärdera och stäm av:

Det är bra att göra en rimlighetsbedömning om uppdraget ska tas vidare till konkretiseringen av det förbättrade arbetssättet. Titta på om arbetet verkar leda till de SMARTa mål som är satta i nuläget och om effekten av ett införande bedöms så att uppdraget ska fortsätta. Ser ni helt andra saker nu än när uppdraget startade kan en ny nyttoberäkning behöva genomföras. Eventuellt är nyttorna komplexa och svåra att kartlägga och då kan effektträd hjälpa till att tydliggöra nyttorna.

4. Dokumentera processen och besluta:

Arbetet med att konkretisera det förbättrade arbetssättet resulterar i en processpecifikation.

Det nya arbetssättet inklusive de värden arbetssättet ger presenteras för uppdragsgivaren/processägaren som kan ta beslut om införande samt vilka resurser som behövs för detta. Därefter kan det nya arbetssättet finslipas och dokumenteras om så behövs.

Införa beslutad process

Syfte: Införa ett nytt arbetssätt

Mål: En effektivare verksamhet som stöds av ständiga förbättringar

Input: Beslutad processpecifikation avseende införande samt ansvarig processledare.

Output: Nytt arbetssätt infört

Inforande av beslutad process.png

När nuläget är känt, samt en vision om ett nytt arbetssätt framtaget kan en aktivitetsplan skapas för att införa det nya arbetssättet. Ett införande kan vara allt från 1 dag till flera år beroende på hur stor förändring som ska till. Ofta är informations och utbildningsinsatser för det nya arbetssättet viktiga, men även eventuella nya IT-stöd kan vara tids och resurskrävande.

Processutvecklaren överlämnar arbetet till utsedd processledare. Överlämningen sker i form av handlingsplan, införandeplan se mall införande av process. Beroende på behov hos processledaren kan processutvecklaren på olika sätt stödja arbetet med införandet.

För att underlätta införandet och kommunikationen mellan processledare och processägare finns ett "diplomeringsmaterial" att nyttja, som en checklista för införandet.


Mallar

Här finns olika mallar som kan vara bra att använda i det olika stegen:

Mall processomfattning

Planera kartläggning - Checklista

Nyttovärdering

”Exempel på frågor planera uppdragsdialog"

Kartlägga intressenter

Kartlägga processens nuläge

olika verktyg för att kartlägga kundens behov

exempel på verktyg finns här.

SMARTa mål

nulägeskartläggning

processvision

Kartlägg det förbättrade arbetssättet

processpecifikation

införande av process

"diplomeringsmaterial"