Lyckad upphandling och implementering av dokumentationssystem

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök

Lär 15

Uppsala kommun har haft en lyckad upphandling och implementering av ett nytt dokumentationssystem för den kommunala grundskolan som gick under namnet Lär 15. Lyckat på flera sätt som; att vi följde den uppgjorda tidsplanen inom uppsatta budgetramar, att upphandlingen genomfördes utan något överklagande, samt att de första utvärderingarna efter genomförda implementeringsinsatser pekar på att vi är på god väg att nå de uppsatta effektmålen för hela projektet.

Frågor i detta sammanhang är då bl.a. varför projektet blev lyckat och hur gjorde vi?


Verksamhetsförankring

Redan flera år före upphandlingen genomfördes centrala aktiviteter för att stödja skolornas processer kring IUP. Till saken hör att Uppsala av tradition har förhållandevis lite central styrning av skolorna. I alla fall arbetade alla skolor med IUP-processen, utan att för den skull ha ett digitalt verktyg i fokus. När det senare beslutades att genomföra en upphandling av ett nytt dokumentationssystem för elevernas lärande hade pedagoger och skolledare överlag en god kunskap om vilka processer som skulle stödjas, dvs. funktioner som behövde efterfrågas.

I hela projektet, från arbete kring målfokus till utvärdering av inkomna anbud, har berörda roller i verksamheten (rektorer, lärare) varit delaktiga och haft möjlighet att ge input till projektet.


Organisation

Så fort vi pratar om utveckling av verksamheten behöver hänsyn tas till organisation av verksamhet eller, i vårt fall, projekt. I efterhand kunde vi se att det var en stor fördel att de som ingick i projektgrupp och styrgrupp bidrog med olika kompetenser.

Projektgruppen bestod av; A) interna specialister på det då aktuella dokumentationssystemet med god verksamhetskännedom. B) En inom kommunen mycket erfaren projektledare med vana att leda stora projekt. C) En extern konsult med stor erfarenhet av systemupphandlingar.

I styrgruppen fanns representanter från grundskolans högsta ledningen, några rektorer samt nyckelpersoner på IT-avdelningen


Fokus på behov

I hela arbetet från målfokusarbetet som föregick själva upphandlingen, till utvärderingen av inkomna anbud, försökte vi i så stor utsträckning som möjligt att kommunicera behov och funktioner som skulle stödja dessa behov.

Fokusarbetet hade två faser med ett bredare först där alla intressenter, ledning, vårdnadshavare, elever och lärare fick möjlighet att ge input till behoven. I nästa steg bildades arbetsgrupper med lärare och rektorer som under olika teman fick skapa möjliga scenarier, vad man ville att det upphandlade systemet skulle stödja.

Under hela projektet skapade sedan vi i projektgruppen olika bilder och illustrationer att samlas runt och ha som utgångspunkt vid möten och inför beslut. Ett exempel är den kärnbild som vi tog med för att visa på vad som vad centralt i upphandlingen. Alla delar finns med, men vissa processer är mer prioriterade.

Lär15.png


</gallery>