Hörnstensmodellen

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök
Hörnstensmodellen.docx.png

Skellefteå kommun har arbetat fram en e-strategi som har tre övergripande mål:

  • Enklare vardag för privatpersoner och företag
  • Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet
  • Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten


Strategin har sin utgångspunkt i hörnstensmodellen, och genom den har några huvudområden identifierats som ska ha särskild uppmärksamhet för att bidra till att de kommunövergripande målen kan nås. Här beskrivs modellen närmare:

Arbeta med processer

För att kunna identifiera avvikelser och därmed kunna förbättra verksamheten på ett långsiktigt och hållbart sätt behöver vi sätta en standard. Detta gör vi genom att identifiera alla delar av ett arbetsflöde och dokumentera dem på ett stringent och enkelt sätt som möjligt. Fokus är att visa på flödet, roller och ansvar samt på det värde (resultat) som är en output från respektive aktivitet i flödet. Om en aktivitet inte kan visa på ett tydligt värde skall den antingen förtydligas eller tas bort ur flödet. Resultatet är en eller flera processkartor.

Arbeta med ständiga förbättringar

Utifrån den standard som är definierad (Processen) kan avvikelser identifieras och förbättringsåtgärder genomföras. Det kontinuerliga förbättringsarbetet bygger på att hitta forum och verktyg för att på ett enkelt sätt vaska fram avvikelser, vilka bedöms, prioriteras och genomförs i enlighet med vedertagna metoder från Lean och TQM. Exempel på detta är PDCA-metodiken samt forum för tavel-, förbättrings- och processledningsmöten.

Skapa delaktighet

En person kan inte sitta på all kunskap, så vi behöver samarbeta. Om processarbetet skall leda till en lärande organisation krävs att alla medarbetare är med och känner delaktighet i arbetet. Det är inte processägarens processer utan det är de som arbetar i processerna som skall se sina processer som skyddsvärda objekt som ständigt kan förbättras. Olika metoder används för att stärka delaktigheten i processarbetet. I förbättringsarbetet är intentionen att förbättringsgrupperna det med tiden är en löpande i arbetet.

Basera beslut på fakta

När problem eller avvikelser identifieras är det av största vikt att på ett tydligt sätt bryta ner problemet, och söka dess rot. Detta genomförs genom olika metoder för orsak-verkan-analys. Exempel på metoder för detta är Ischikawadiagrammet eller ett sätt att analysera kallat 5-varför. På detta sätt når vi rotorsaken till problem och slipper slöserier i form av att adressera ”fel” problem. Komplexa problem analyseras framgångsrikt med sambands-, släktskaps- eller matrisdiagram av olika typ. Gemensamt har dessa analystekniker att de visualiserar problemet och möjliga orsaker. På så sätt kan enighet nås om problem och lösning. Men det handlar också om att använda analyser som redan finns, titta på resultat, följa upp.

Sätt kunden i centrum

Förbättringsarbetet skall alltid generera ett mervärde för kunden. Att skapa ett jämt flöde ger oss möjlighet att mäta processerna på ett tydligt sätt och fokusera förbättringar som genererar än högre kundvärde. En kund definieras både av extern- och intern kund. Den senare kan beskrivas som medarbetare och projektmedlemmar.

Engagerat Ledarskap

Erfarenheten visar att utvecklingsarbetet utan engagerat ledarskap är det värsta slöseriet, därför vilar hörnstenarna på ett fundament av engagerat ledarskap. Ett engagerat ledarskap bygger på att högsta ledningen i organisationen genomsyrar verksamheten med sitt stöd i förbättringsarbetet. Detta sker genom processforumen där kommunchefen och förvaltningschefer, avdelningschefer ställer sig bakom processorienteringen och visar sig både förstå och stötta arbetet. Löpande utveckling av ledningsgruppen bidrar även detta till att ledningen på alla nivåer stöttar och talar samma språk som processägare och processledare.

Med stöd av IT

Skellefteå kommun har utökat den teoretiska modellen med undertexten, med stöd av IT för att vi är övertygade att det är med ITs hjälp som vi kan utveckla den service vi har.

Läs mer om Ledarskap, Organisation och kultur och Styrning.