Digitalt ekosystem av it-tjänster

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök

Här samlar vi allt vi vill berätta om detta arbetsområde...

Ändamålsenliga it-tjänster för verksamheten

  • Skapa förståelse för behoven i verksamheten hos central förvaltning/IT-enhet samtidigt som verksamheten förstår vilka lösningar som krävs för att täcka behoven.
    • IT och utbildningsverksamheten jobbar nära varandra i strategiska forum för att bygga skolans IT.
      • IT-UTK styrgrupp som följs av i en IT-UTK arbetsgrupp, för att förbättra kommunikation mellan skola och IT
      • IT-råd och behovskoordinatorersom kan hantera verksamhetens frågor/behov. Som exempel så har Uddevalla Barn och utbildning en IKT-smedja som alla är välkomna till. Det är behovet som har skapat forumet, inte ett direktiv från kommunledning eller IT. För att se till att alla delar av verksamheten blir delaktiga så har ordförandeskapet flyttats mellan olika delar i verksamheten.
      • Skapa platser för att kunna mötas på riktigt. Man måste se varandra, prata med varandra och "skaka hand" - det skapar en levande miljö för att forumet ska få ett riktigt mandat.
    • Lägga den strategiska nivån på rätt personer i verksamheten - rätt person på rätt plats.
    • Förvaltningsledning som vågar ta strategiska beslut som kan uppfattas som begränsande i vissa delar av verksamheten. Om ingen vågar ta de svåra besluten så händer inget.
    • Höja lägstanivån, skapa förutsättningar för en likvärdig skola där samtliga elever kan jobba med tjänster och funktioner som är bäst anpassad för respektive skola. Riktlinjer tillsammans - hur gör vi det
    • “Digital grundplatta” - definiera detta på kommunledningsnivå i samverkan med verksamheten.
    • Applikationsstrategier ska finnas på plats som ett stöd för verksamheten så att tjänster och funktioner fungerar på den nivå som verksamhetens behov ligger på. IKT-smedja, " testmiljö, realiseperioder" behöver ej vara för bara utb och IT utan kan appliceras på alla förvaltningar och gärna över förvaltningarnas gränser. Ta fram dokument som ev finns.
    • Om du inte förstår vad det är du beställer så kommer du aldrig att få det du vill ha.

Integration/synk

  • Bra IT-funktioner och tjänster kostar pengar - IT har kostnader. Förståelse för detta är låg i verksamheten.
    • En integrationsstrategi är något som borde vara en självklarhet i varje kommun - ett grundläggande IT-arkitekt-tänk som är förankrad och accepterad i alla delar av verksamheten.
    • Bra tjänster blir bara bra om det går att koppla dessa till befintliga källsystem eller annan intern data. Integration är ofta osynlig för användaren, det ska bara fungera. För att det ska fungera bra så måste det få kosta.
    • Transparens gällande IT-kostnader - alla ska veta vad man betalar för.
    • Budget för IT-förvaltning - att förvalta funktioner och system kostar pengar - utveckling kostar pengar. Sätt er ned tillsammans med ekonomerna och beskriv hur mycket tid som behövs för utveckling. Berätta att en förvaltningsbudget ska innehålla både kostnader för utveckling och drift.

Riktlinjer och policys för IT-användande i kommunen

  • En kommun behöver se till att varje medarbetare har den kompetens som behövs för att kunna utföra sitt arbete i våra digitala ekosystem på ett effektivt och säkert sätt.
    • Använda sig av kurser för självstudier - “Nanokurser”.
    • Organisationen måste vara så strukturerad så att samtliga personer skulle kunna bytas ut imorgon ;-)
    • “Kompetensförflyttning” - ständig utveckling i förvaltningsarbete med system, tjänster och funktioner, dvs alla medarbetare ska kunna ta sig vidare till “nästa steg” för att kunna skapa ett mervärde för organisationen.
    • “Kompetensinventering” - vi behöver alltid ha koll på vad varje medarbetare klarar av utifrån våra gemensamma krav.

Informationsvägar & e-tjänster

  • Finns det tydliga kommunikationskanaler. Finns det definitioner av vad en e-tjänst är?
    • En väg in som hjälper användaren/medborgaren att hitta rätt utan att behöva veta vem som levererar tjänsten eller vad funktionen som man söker hjälp med kallas.
    • Medborgarärenden ska komma in direkt till verksamhetssystemen eller via ett ärendehanteringssystem. Ärenden inskickade via epost är inte en digital kanal.

Exempel på en skolas digitala ekosystem

En skolas digitala ekosystem består i huvudsak av:

  • En pedagogisk del där lärare och elever delar pedagogiskt material och hanterar den dagliga undervisningen och formativa bedömningen. Exempel på detta eller i kombination med varandra kan vara ett LMS och G Suite/Office365.
  • Olika pedagogiska lärresurser (ofta webbaserade) som till exempel tillgång till uppslagsverk, filmtjänster, bibliotekssystem mm
  • En administrativ del där frånvaro, nationella prov, betyg mm av rent adminsitrativ karaktär registreras. Denna del kan också vara helt integrerad i ett LMS. Det dock ganska vanligt idag att den pedagogiska och den administrativa delen sker i två olika system.
  • Vårdnadshavare är ytterligare en roll som skall ha tillgång till viss information (ex frånvaro, schema, läxor, betyg mm) och behöver tillgång till ett (eller fler) av ovan nämnda system.
  • Både den pedagogiska och administrativa plattformen (webbaserade) är normalt sett kopplade till ett barn- och elevregister (applikation, databas) som administratörer inom skolan använder för att organisera klasser, grupper med mera.
  • Elever och personal i skolan skall också i sitt ekosystem ha tillgång till mejl. Personal behöver ha tillgång till kommunens kommunikationsplattform (t.ex. intranät)
  • Rektorer behöver som chefer i kommunen utöver ovanstående också ha tillgång till övriga system inom kommunen som t.ex. ekonomi- och personalsystem, kvalitetsstöd mm