Arbetsmetoder och modeller - processorienterat arbetssätt

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök
Processarkitektur NYA.png

Att använda processutvecklingsmetoden i lämpliga sammanhang kan vara ett sätt att nå målet att öka hastigheten, nyttan och kvaliteten i införandet av digitala lösningar. Metoden är kvalitetssäkrad för verksamhetsutveckling, och kan användas i samtliga förvaltningar. Metoden innefattar att verksamheten kartläggs, visioner utvecklas och handlingsplan för att nå dit arbetas fram tillsammans med mål och mått för verksamheten.

Två saker är centrala i processutvecklingsmetoden:

1. Den ska genomföras med delaktighet av medarbetare

2. Den utgår från kundens behov och resa genom kommunens service.

För att få en inblick i metoden finns på i detta forum en förenklad beskrivning av metoden och exempel på olika mallar som man kan använda i olika skeden i processutvecklingsarbetet. Beroende på uppdragets art så kan delar eller hela processutvecklingsmetoden tillämpas. En del av de mallar som används i Skellefteå kommun och Vara kommun samt några konkreta exempel på i olika sammanhang när metoden använts finns publicerade i denna WIKI.

Exempel:

Generell för alla förvaltningar, Skellefteå kommun: Kartläggning av processen nyanställd, underlätta för chefer vid nyanställning, t.ex. korrekta behörigheter i IT-stöd, nödvändig utrustning, mobiltelefon, dator, passerkort m.m.

Kultur-och fritidskontoret, Skellefteå kommun: För att öka nyttjandegraden av idrottshallar kartlades processen och resultatet blev bland annat att en e-tjänst infördes för att invånare själva skulle kunna boka dessa, har blivit framgångsrikt.

Socialtjänsten, Skellefteå kommun: Inför upphandling av nytt verksamhetssystem användes metoden och workshop genomfördes med nyckelpersoner från hela verksamheten från myndighet till utförare. Både grafiskt samt skriftlig material togs fram där detta användes i samband kravställningen i upphandlingen.

Skolan, Skellefteå kommun: I kartläggning av ansökan om att ansöka om plats på förskola infördes en e-tjänst för detta efter med stöd av metoden.

Socialtjänsten, Skellefteå kommun: I en del att höja kvaliteten och få koll på läget på särskilt boende äldreomsorg användes delar av metoden för ta fram en nulägesbild över personalens arbetsprocess dygnet runt. Workshops genomfördes där förbättringsförslag togs fram kopplade till den grafiska processen och digitaliseringens möjligheter prioriterades.

Socialtjänsten, Skellefteå kommun: Vid införandet av tillsyn via trygghetskamera nattetid (myndighetsbeslut) användes metoden för att ta fram hemtjänstnatts arbetsprocess, ta fram förbättringsområden och tillsammans med personal ta fram hur tillsyn med trygghetskamera ska hanteras. Underlaget användes även i framtagningen av krav i upphandlingen.

Förvaltningsöverskridande, Vara kommun: En förstudie av chefers arbetssituation visade på okunskap kring vad som gäller när en medarbetare är sjukskriven. Mycket av chefens tid lades på rehabiliteringsprocessen. En kartläggning av processen resulterade i en tydligare och synliggjord arbetsgång och ansvarsfördelning, kring vad, hur och vem.

Miljöförvaltningen, Vara Kommun: Kartläggning av processen för att arbetet med att åtgärda bristfälliga enskilda avlopp, med grund i Vattendirektivet. Krav att öka åtgärdstakten utan att riskera att få mindre tid till kunderna. Resulterade i en effektivare handläggningstid utan att riskera rättssäkerheten.

Socialförvaltningen, Vara kommun: Kartläggning av processen med ansökan om dagverksamhet. Resulterade i underlättad rutin och förtydligad ansvarsfördelning mellan biståndshandläggare, dagverksamhetens personal och chef, färdtjänsthandläggare.

Varför processorienterat

Allt som görs i Mittköping är till för att skapa ett värde för kommunernas invånare/brukare/kunder. För att skapa det värdet på bästa sätt behöver man kunna mäta och jämföra. För att kunna mäta och jämföra måste man veta hur saker genomförs, så att man vet vad och var man ska mäta. Här finns en beskrivning hur nyttan tas tillvara.

Genom att kartlägga processer får man en tydlig bild över vad man faktiskt gör. En grundlig kartläggning tydliggör eventuellt dubbelarbete, eventuell otydlig arbetsfördelning eller annat som kan medföra att processen tar längre tid än nödvändigt.

Vilka roller finns

För att få ett procssorienterat arbetssätt att fungera i vardagen behöver man organsiera sig, precis som i verkligheten. Det handlar om att definiera roller så att berörda vet vem som ansvara för vad, vem som styr, vem som beslutar, vem som utför uppgifter, vem som prioriterar osv.

Processutvecklingsmetod

Här kommer en grafiskt och skriftlig beskrivning över Skellefteå kommuns Processutvecklingsmetod där man kan läsa mer om de olika delarna samt ta del av mallar som kan användas i de olika stegen.

Vara arbetar med en liknande metod influerad av arbetssätt och verktyg från Lean.

Införa processinriktat arbetssätt

Att införa ett processinriktat arbetssätt har Skellefteå kommun valt att illustrera genom en mognadstrappa i nio steg fördelar i tre faser. Första fasen är kartläggning, andra fasen, införande-fasen innefattar steg två till sju. Den sista fasen, ständiga förbättringar är steg åtta och nio. En central och viktigt del i Skellefteå kommuns kvalitetsutvecklingsarbete är Hörnstensmodellen. Den beskriver hur kommunens bedriver utvecklingsarbete, vilka delar som måste ingå och hur de förhåller sig till varandra.

Självklarheter/kritiska faktorer i ett processorienterat arbetssätt

  • Beslut och förankring i kommunledning/kommunstyrelse/kommunfullmäktige att processorienterat arbetssätt ska användas
  • Nyckelpersoner och kompetens inom processutveckling behövs
  • En tydlig uppdragsgivare med beställarkompetens vid uppdragsdialogen
  • Verksamhetens deltagare i kartläggningen behöver har ett förtroende för processutvecklaren
  • Kompetens och resurser från verksamheten är en kritisk faktor för att lyckas vid kartläggning
  • Samarbete och vilja att få samsyn på den gemensamma arbetsprocessen är en kritisk faktor
  • En kritisk faktor är att processledaren är utsedd och tar sitt ansvar efter att processkartläggningen är genomförd
  • En främjande faktor är att kartläggningen sker med kunden i fokus - kunddriven verksamhetsutveckling