Arbetsmetod och modeller - mobilt arbetssätt

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök
Definition av mobilt arbetssätt

I Mittköping väljer vi att använda oss av ett mobilt arbetssätt vilket innebär att medarbetaren inte måste vara bunden till en sladd i väggen när teknik ska användas. Medarbetaren använder istället trådlös teknik och har med sig “kontoret i fickan”. De tekniska lösningarna kan användas oberoende av var man befinner sig. Nyttan med mobilt arbetssätt är många, till exempel att frigöra och effektivisera medarbetares tid men även att inkludera medborgaren och göra personen delaktig på olika sätt. När vi dokumenterar direkt på plats slipper medarbetaren komma ihåg dokumentationen till hen kommer in till en dator på kontoret. Det gör också så att medarbetaren, genom webb eller app, har tillgång till information, produkter och tjänster på en mobil enhet.

Mobilt arbetssätt
Delaktighet - frivillighet, medverkan, medborgarperspektiv

Vid införande av välfärdsteknik i Mittköping är det viktigt att få en så bred delaktighet som möjligt och låta så många som möjligt bjudas med på resan så tidigt som möjligt. Olika förslag på målgrupper som kan göras delaktiga är:

  • Medborgare
  • Intresseorganisationer
  • Politiker
  • Medarbetare
  • Andra förvaltningar och samarbetspartners

Att få vara med och se, lyssna, utvärdera, tycka och tänka från allra första början har varit en framgångsfaktor. Det arbetssätt som kan användas är mässor, föreläsningar, workshops och temadagar där utgångspunkten har varit att tillsammans utveckla vilka behov som finns för att organisationen ska kunna möta  framtiden. För att öka delaktighet jobbar vi i Mittköping  med ambassadörer från olika målgrupper exempelvis från pensionärsorganisationer ,medarbetare som arbetar nära målgruppen. Med detta arbetssätt har vi märkt  att  vi fått lättare att sprida information  och ett ökat engagemang både hos medborgare och medarbetare.  Tillsammans är de med och tar ansvar för  och sprider utvecklingsarbetet. De som ges möjlighet att vara delaktiga i införandet av ett mobilt arbetssätt ska ha mandat att få sin röst hörd och även att bjuda in andra yrkesgrupper efter behov. Förslag på frågor som kan diskutera i samband med införandet av mobilt arbetssätt.

  • Hur organiserar och finansierar vi arbetet med införande av mobil arbetssätt?
  • Vad ser JAG för behov som kan tillgodoses genom mobila arbetssätt ?
  • Hur kan VI i tillgodose de behoven idag genom mobila arbetssätt?
  • Vad kan VI göra på kort sikt som underlättar för vår medarbetare och dom vi är tillför  med mobila arbetssätt ?

Viktigt att processen kan ses i sin helhet innan implementering påbörjas så att det som vi kunnat tänka innan i alla led finns med.

Vi gjorde processkartläggning med alla inblandade  för att säkra kvalitén mot bakgrund av att det är många inblandade i processerna.

Ledarskap -  digitalt, politiskt, mod, tillit, informella samtal på alla nivåer

I Mittköping kliver ledningen fram och visar att “vi har bestämt oss”. Främjande är att ledningen visar öppenhet och ger stöd till att testa och prova på nya utvecklingsprojekt. Öppenhet till förändring leder ofta till insikter om behovet av förändrat arbetssätt men också möjligheter att vara med och utveckla nya produkter/tjänster. Främjande är att visa tillit till verksamhetsnära utveckling och med verksamhetsutvecklare som står nära och är väl förankrade i verksamhetens uppdrag. Ledarskapet har en gedigen grund att stå på, brinner för förändring och visar med all tydlighet ut riktningen. Ledningens uppgift är att tala om vad, verksamheten hur.

Ledarskapet i Mittköping är tillåtande. Rädslan för att göra fel tillåts inte tar bort lusten att utveckla och förbättra. Så klart ska vi lära oss av våra misstag och då har vi bra lärdomar med oss i vårt fortsatta förbättringsarbete.

Målbild - vision, mål och nytta, gemensam målbild, förankrat syfte

Alla professioner och intressenter behöver vara delaktiga i framtagandet av målbild och vision - från den politiska ledningen till medarbetaren som arbetar nära medborgaren samt medborgaren själv (Det kan verksamheten få till sig via olika kommunikationskanaler till exempel via webben, invånardialoger, på workshops etc).

När en gemensam målbild och vision för det digitala arbetet är framtaget är det viktigt att informera och kommunicera vision och målbild i hela verksamheten och ut till medborgarna för att göra den känd, vilket kan behöva göras upprepade gånger. Detta kan och bör ske på många olika sätt till exempel via ledning, chef, medarbetare,  broschyrer, projektledning, webben, föreläsningar, workshops.

För att lyckas med mobilt arbetssätt i Mittköping är det viktigt med en gemensam målbild, att tänka efter före, en synlig målbild för det digitala arbetet och att det finns en långsiktig vision inom verksamheten -Om medarbetarna på arbetsplatsen inte har samma bild av vad det är de ska uppnå kommer samarbetet att bli lidande, och resultatet kommer inte heller att gå att utvärdera på ett effektivt sätt. Det är till och med lätt att man tror att man vill samma sak, även när så inte är fallet. Det behövs därför en vilja i organisationen att satsa på digitala lösningar och det behövs tydliga fokusområden som är inriktade både på medarbetarnas arbetssätt och medborgarens behov.

Styrning - systematiskt och strategiskt, hela styrkedjan, alla med på tåget, samsyn

När både medborgare, invånare, företag och de egna verksamheterna i Mittköping efterfrågar behov av utbyggd fiber får ledning och politiken starkare argument, vilket gör det lättare/enklare att säga ja till utveckling.

Genom att kommunledning (förvaltningschefer och kommundirektör) samt politiker får en gemensam bild över nyttan av att arbeta mobilt ger i sin tur ger positiva ringar på vattnet som sprider sig i alla led i en organisation. Att den högsta ledningen pekar ut riktningen och talar om vad så kan huret lämnas till respektive förvaltning. Respektive förvaltningen utser nyckelpersoner från aktuella verksamheter som samverkar med utsedda nyckelpersoner från it avdelning. Samsynen samverkas och ger en översiktlig gemensam bild där alla som berörs känner delaktighet och ges möjlighet till påverkan.

“Rätt man/kvinna på rätt plats” bidrar till starkare drivkraft genom engagemang i Mittköpings intresse.

Organisation och kultur - stuprör, ansvar och roller, eldsjälar, learning by doing

När vi ska implementera och börja använda ett mobilt arbetssätt i Mittköping så är det viktigt att det finns en god organisation för detta. Det bör vara en engagerad, kunnig och medkännande organisation. Det är även viktigt att vara pedagogisk, dvs att vara tydlig med syftet till varför ett mobilt arbetssätt införs. Den gamla kulturen och dess tankesätt måste för många medarbetare ändras i sina grundvalar vilket kan möta kraftigt motstånd för de som har svårt för förändringar. Det är viktigt att organisationen ger tid till medarbetarna att anpassa sig till ett nytt arbetssätt för att för att införandet ska lyckas.

Att projektorganisera implementeringen av ny teknik behöver hållas samman med övrig verksamhetsutveckling men där det finns behov av att ha en plan för utveckling av välfärdsteknologi och eHälsa. Införandet av välfärdsteknik kan ses som en spretig utveckling inom verksamheter där historiskt fokus på tekniska utvecklingen varit förhållandevis sparsam. För att utvecklingsarbetet med digitala arbetsformer skall utvecklas har det varit viktigt att ta fram en samlad bild och  en gemensam struktur för arbetet. I organisation finns ett starkt intresse och stor potential att  släppa loss, därför har det varit viktigt att förtydliga ansvarsfrågor och organisering kring arbetet. Detta kan förslagsvis sammanställas i utvecklingsplanen.

Utvecklingsarbetet behöver organiseras i mindre grupper med projektgrupper och referensgrupper som samordnas i en styrgrupp där förvaltningsledning deltar. För att ta bort gammalt och ersätta med nytt kan behovsanalyser vara till stor hjälp. För att ta bort gammalt och ersätta med nytt kan behovsanalyser vara till stor hjälp.

En främjande faktor vid införandet av ett mobilt arbetssätt är att våga sätta ett slutdatum för det gamla arbetssättet, annars finns det risk för att det gamla arbetssättet lever vidare och att det nya till slut dör ut eftersom medarbetarna väljer det gamla trygga framför det nya.

Kompetens - rekrytering, eget ansvar, modell för lärande, förändrad roll

För att medarbetare inom verksamheten i Mittköping ska kunna arbeta med ett mobilt arbetssätt får medarbetaren kunskap och förståelse för den teknik som införs. Den teknik som införs ska vara fungerande men medarbetaren ska få tillräckligt med kompetens för att kunna lösa enklare problem. Då olika personer har olika lätt att lära sig ny teknik är det av vikt att någon inom den närmsta verksamheten får extra kunskap om den nya tekniken för att kunna vara andra kollegor behjälplig med att lösa enklare problem. Vem som ska vara den som blir något av “teknikansvarig” eller “ambassadör för teknik inom verksamheten” bör vara någon som har lätt att lära sig och förstå ny teknik. Detta kanske bör tänkas på redan vid rekrytering, att de personer som anställs klarar av att hantera digital teknik och har en vilja att lära sig. Genom att ha en medarbetare i den närmsta verksamheten som kan hjälpa sina närmaste kollegor kan långa omvägar undvikas vid mindre problem som kan lösas snabbt. Extra viktigt med utbildning, kompetens och tillgänglighet är det under den första tiden vid ett nytt införande, därför kan extra medel behöva avsättas till detta för att lyckas med ett införande. Kommuner i Sverige har sett att det i samhället fortfarande finns en viss allmän “teknikrädsla”, den teknik som är svår att använda och förstå sig på sorteras ganska snabbt in som besvärlig för den som är ovan vid teknik. Därför är det viktigt att satsa på att ge den ovana medarbetaren rätt utbildning och kompetens från början för att kunna hantera den nya tekniken samtidigt som medarbetaren får stöttning från andra mer teknikvana medarbetare. En framgångsfaktor kan vara att se hur arbetslaget kan komplettera varandra, ännu kan vi inte vänta oss att alla förstår sig på ny teknik trots att det blir allt vanligare inom yrkeslivet. Vid en nyrekrytering kan det vara en framgångsfaktor att redan då undersöka vad den nya medarbetaren ligger på för nivå kring att använda sig av och förstå digital teknik, ju mer teknikintresserad en medarbetare är, desto lättare blir det att införa ett nytt mobilt arbetssätt.

Ett exempel hur en kommun kan arbeta med kompetensutveckling kring nya digitala lösningar är att själva utbildningen om den digitala tekniken är webbaserad. Redan där påvisar organisationen vad de har för vision med digitalisering, att även utbildningar ska vara digitala. Detta medför också att det, i utbildningen, kan finnas med en support/vanliga frågor och svar, som medarbetaren kan ta fram om tekniken krånglar.

Samverkan -  samarbete, samordning and all that jazz, delakultur, kroka arm

Interna organisationen, externa intressenter samt övriga kommuner.

Kommunen själv är sällan den som uppfinner det mobila arbetssättet, produkten/tjänsten köps ofta in från privata leverantörer. Samverkan inom den interna organisationen sker också då det ofta är olika professioner inblandade, även externa intressenter som exempelvis privata vårdföretag är inblandade. I vissa fall är övriga kommuner i landet intresserade av arbetssättet. Detta innebär att vi i Mittköping behöver ha en samverkan som är transparant och att vi delar med oss. Vi har återkommande möten för att stämma av, informera samt inhämta synpunkter.

Mötesformer kan vara:

  • Videomöten och fysiska möten med såväl enskilda som grupper. Vi bjuder två gånger per år in de olika områdenas larmombud till möten. Larmombud är ett par personer per område som kan lite mer om larm än de andra.Svårigheten kan vara att nå de rätta personerna och ha de uppdaterade kontaktuppgifterna.
  • Interaktiva utbildningar och informationsmaterial.
  • Information på plats. Att delta på personalmöten, ledningsmöten samt i de politiska nämnderna.
  • Grupp-sms till verksamheten vid viktiga informationspunkter. Lägga in grupper i telefonens kontaktböcker för snabbare hantering. Fördelen med grupp-sms är att det går snabbt att nå många. När vi arbetar mobilt har alla medarbetare en mobiltelefon som arbetsredskap och därför är sms en bra kanal.

I Mittköping tycker vi att det finns en organisation som är tillgänglig för verksamheten. En god samverkan får vi genom att det är enkelt för verksamheten och andra att få kontakt via telefon eller e-post. Vi har en väg in! Om det finns en organisation som är välkänd och fungerar så är det lättare att få till en god samverkan. Fungerar inte samverkan kan införandet av ett nytt mobilt arbetssätt ta längre tid än nödvändigt eftersom det uppstår onödig friktion.

Infrastruktur - integrationsträsket, molntjänster, wifi

I Mittköping är det viktigt att hela utvecklingen av infrastruktur är skalbar, det vill säga, vi kan enkelt utöka kapaciteten utan att vi måste bygga om strukturen. Access till kommunens intranät är möjligt både med tråd och trådlöst (wifi). Alla samlingspunkter i kommunen  erbjuds både och.

Säkerhetstjänster, tillgång till det egna nätverket styrs mot förstärkta metoder, siths-kort, personliga certifikat och liknande.

En gemensam supporterad plattform för datorer och laptops förenklar all hantering och utbyte.

I Mittköping använder vi olika system, bland annat inom vård och omsorg, där alla verksamhetssystem är integrerade med varandra. De uppgifter som läggs in i Grundsystemet rullas ut till övriga system.

Kommunikation - gemensamt språk, goda exempel, lyfta fram hjältar

I Mittköping har vi gått från ett traditionellt arbetssätt till ett mobilt arbetssätt, alla medarbetarna får goda möjligheter till att känna delaktighet och förstå varför och vad detta innebär för mig. Att få känna och klämma och samtidigt lyfta både farhågor och möjligheter är viktigt. Alla berörda medarbetare måste ges möjlighet att förstå och ta till sig vad ett mobilt arbetssätt innebär både för mig som individ och oss som grupp. Om inte medarbetarna ges möjlighet att fullt ut förstå och tro på ett mobilt arbetssätt, så är risken att inte heller brukarna litar på det mobila arbetssättet.

Det är viktigt att hela tiden kommunicera med berörda, att alla medarbetare är med under resans gång. Tidig och återkommande information gör det lättare att få med sig medarbetarna.

I Mittköping informerar vi hellre än gång extra för att spekulationer och rykten inte ska florera. 

Sixe-nine-v3.png
Arbetsprocesser - spontana och smarta projekt, behovsstyrd, bort med det gamla, innovation

I Mittköping har vi en tydlig plan för införandet. Det finns utarbetad plan med checklista för hur digitala lösningar såsom mobilitet skall införas i kommunen. Inte endast de som leder införandet känner till hur införandet skall gå till, tillvägagångssättet är känt av alla för att veta var i processen införandet befinner sig. Vi gör om möjligt likartat vid all införande av digitala lösningar, igenkännande faktor är av betydelse. Det är viktigt för medarbetaren att få rätt verktyg, arbetsprocesser, utbildning och det individuella stöd som krävs för att kunna lämna gamla lösningar och se effektiviteten öka.

Vi informerar och kommunicerar med intressenter hela tiden. Intressenter i detta fall kan vara medborgare, medarbetare och andra. Vi skapar vid varje ny process tolkar som brobyggare, översätter tekniktext  till klartext så att det blir förståeligt för alla. Vi ser medborgarnas potential. Vi har olika testgrupper beroende på processens mål som får vara med och utveckla. Det finns alltid någon med god kompetens närvarande med stöd i verksamheten vid införande. Vi använder oss av medarbetare som är väl insatt i verksamheten och blir ambassadör.

När gamla arbetssätt skrotas till förmån för nytt mobilt införs så tas exempelvis gamla blanketter bort.

I Mittköping skapar möjlighet att prova nya arbetssätt i begränsad skala.Vi vågar misslyckas och ändra riktning utifrån målbild, det vill säga, vi skapar ett lärande på vägen.

Vi samverkar och gör saker tillsammans, till exempel med högskola och andra förvaltningar.

Medarbetarna i Mittköping ska ha bra grejor,vi snålar inte med tekniken! Vid varje ny process skapar vi en tydlig tidplan område för område med information, utbildning, igångsättande och uppföljning.

Tidplan breddinförande Lifecare.png
Nytta och insikt - nyttokalkyler, drivkrafter, behovsstyrd, omvärldstryck

När ett mobilt arbetssätt ska införas i Mittköping behövs nyttan och insikten i den tekniska utvecklingen lyftas fram. Ett mobilt arbetssätt är ett kvalitetssäkrat och medborgarsäkert arbetssätt genom att till exempel kunna dokumentera direkt i verksamhetssystem, post-it lapparna och borttappade papper i skrivbordslådor är ett minne blott. Genom direkt mobil dokumentation kan en del felhanteringar undvikas och avvikelser minimeras Hur?. Om Mittköping erbjuder flera tekniska alternativ ger det medborgaren större möjlighet till påverkan/medverkan. Medborgaren ges möjlighet till att kunna välja det som passar/känns bäst just då. Det gör även så att medarbetaren kan arbeta mer effektivt.

Nyttan med mobila arbetssätt är att det för många har gett högre status i yrket för exempelvis medarbetare inom omvårdnadsyrken. Ett annat exempel på god nytta med ett mobilt arbetssätt är när nattillsyn hos införts hos en äldre person istället för fysisk tillsyn, detta har lett till minskad stress för medarbetare och ökad trygghet för medborgaren. En enhet för fjärrtillsyn kopplas upp de tider som medborgaren önskar och är igång cirka 10 sekunder, sen släcks den ner. Om någon avvikelse finns larmas hemtjänsten ut. Fjärrtillsynen kan skötas av larmcentral eller hemtjänsten.

Fjärrtillsyn
Juridik och etik - upphandling, regelverk, avtal, molnet

Vid införandet av ett mobilt arbetssätt i Mittköping är det viktiga att förhålla sig till juridiken då organisationen i många fall hanterar känslig data kopplade till privatpersoner. Tekniken utvecklas snabbt med nya lösningar och det är inte alltid det juridiska hänger med. Det kan vara gamla lagar som inte innefattar dagens mobila arbetssätt. 2018 kommer den nya dataskyddsförordningen, GDPR, som på ett striktare sätt kräver att vi kommuner kan visa att vi inte bara följer lagen utan även uppfyller kraven. I länken finns det information om den nya förordningen

https://skl.se/download/18.1ef7dbdf15506eb5b09b074f/1466680378817/Skrift+om+GDPR+i+h%C3%A4lso-+och+sjukv%C3%A5rde

Socialstyrelsen har tidigare i sina föreskrifter gett stöd till kommunernas överväganden kring etiska frågeställningar inom äldreomsorg och äldrevård. Kravet på informerat samtycke i samband med projektet Nattro är ett exempel på en sådan etisk styrning.

Statens medicinsk-etiska råd (Smer) har i sin rapport 2014:2 granskat etiska aspekter på robotar och trygghetsteknik i vården av äldre. Granskningen omfattar även de delar som styrs av socialtjänstlagen. Smer konstaterar att etiska argument kan anföras både för och emot användning av sådan teknik, ibland med samma argument. Rapporten tar också upp värdekonflikter som kan uppstå samt situationer där brukarens/patientens beslutskompetens är nedsatt. Vidare påpekas att rapportens syfte är att ge underlag för fortsatt diskussion.

Smer ger några rekommendationer som kan tillämpas i samband med införandet av eHemtjänst och vid annan utveckling av välfärdsteknologi och eHälsa:

  • Att brukarnas behov av social stimulans tillgodoses även vid ökad användning av digital teknik.
  • Att en individuell bedömning görs om insatsen är lämplig utifrån brukarens förutsättningar och behov.
  • Att fullständig information ges på ett ändamålsenligt sätt.
  • Att brukares samtycke till en insats är informerat och frivilligt.
  • Att ett likvärdigt alternativ erbjuds personen om denne tackar nej till insatsen.
  • Att utprovning sker utifrån brukares behov och att en prövoperiod tillämpas.
  • Att uppföljning och utvärdering görs varvid det kontrolleras att brukaren har fått sitt omsorgs- och vårdbehov tillgodosett.
  • Att känslig information hanteras enligt föreskrifterna.

Smer konstaterar att noggranna bedömningar ska göras i varje enskilt fall vid införandet av ny trygghetsteknik så att individens rätt till självbestämmande, integritet och lika vård på lika villkor respekteras samt att krav på god vård och omsorg av god kvalitet uppfylls.

Myndigheten för delaktighet (MFD) har granskat etiska bedömningar vid användning av välfärdsteknologi för personer med nedsatt beslutsförmåga. Rapporten menar att det är ofrånkomligt att det uppstår etiska frågeställningar men det betyder inte att all användning av teknologi är problematisk. MFD har tagit fram ett frågeformulär som olika professioner kan använda som stöd för reflektion, beslut och dokumentation.

En grupp som ansvarar  för etiska och och juridiska  ställningstaganden på övergripande nivå är till stor stöd i utvecklingsarbetet inom förvaltningen  samt nära samarbete med kommunens jurister. Biståndshandläggarna ansvarar för att etiska  juridiska aspekter beaktas och dokumenteras vid biståndsbeslut. Professioner med förskrivningsrätt ansvarar för att etiska överväganden tas hänsyn till vid förskrivning av olika hjälpmedel.

Säkerhet - integritet, teknisk säkerhet, informationssäkerhet

I Mittköping finns det många verksamheter där användaren lagrar information digitalt i olika verksamhetssystem och andra digitala lösningar. I flera fall kan det innebära att verksamhetssystemet lagrar information som är skyddad av personuppgiftslagen. När medarbetaren loggar in i verksamhetssystemet på kontoret brukar medarbetaren behöva logga in en gång med användarnamn och lösenord, detta beror på att det anslutna nätverket på kontoret skyddar mot olaga intrång i nätverket och gör verksamhetssystemet säkert att använda. För att kunna använda ett verksamhetssystem mobilt behövs det en säker ingång och ett säkert skydd under tiden systemet används, vilket behövs ta fram av medarbetare i organisationen som har kunskap kring säkerhet.

För att lyckas med ett mobilt arbetssätt som kräver användning av ett verksamhetssystem är det viktigt att det ska vara enkelt för medarbetaren att logga in samtidigt som systemet ska ha samma säkerhet utanför kontoret som på kontoret. Kommuner har löst detta på olika sätt beroende på verksamhetssystem, i vissa kommuner är systemet säkrat så att det räcker med ett inlogg, i andra kommuner krävs det två inlogg (tex användaren skriver in användarnamn och lösenord, en avisering skickas till en ansluten mobil där medarbetaren får godkänna inlogget, och sedan loggas användaren in). Vid utveckling av ett mobilt arbetssätt behöver en specialist vara inblandad för att kunna säkra upp att verksamhetssystemet så långt som möjligt är säker mot olaga intrång oavsett vart medarbetaren befinner sig och oavsett vilket nätverk medarbetaren är uppkopplad mot. Annars finns det risk att det nya arbetssättet inte kan användas för att det inte lever upp till säkerhetskraven. Vid denna process är det viktigt att som utvecklare av ett mobilt arbetssätt våga ställa krav på leverantören för att systemet ska bli anpassat utifrån verksamhetens bästa, annars finns det risk att det köps in system som inte kan användas.

Ett exempel på verifiering av användare i ett verksamhetssystem är identifieringstjänsten SITHS. Det innebär att medarbetaren får ett kort där personen kan logga in i ett system genom en tvåfaktorsautentidering, varje person har ett personligt SITHS-kort och har en personlig pinkod. Nyttan med kortet är att varje medarbetare kan identifiera sig på ett säkert sätt och bli betrodd att komma in i systemet oavsett vart medarbetaren befinner sig.