Processkartläggning Vara

Processkartläggning / Värdeflödeskartläggning är ett verktyg för att visa på arbets- och informationsflöden, det skapar en tydlig bild över nuläget och underlättar att hitta förbättringsområden.

Med hjälp av symboler ritas alla steg som ingår i processen, även andra flöden som påverkar ritas in i kartan såsom informationsflöden, beslutsvägar.

Syftet är att genom att ta bort det som inte är värdeskapande i processen, frigöra resurser som kan användas på annat sätt.

Ett första steg är att välja flöde/process som ska kartläggas. Gemensamt väljs en process som man känner inte fungerar till belåtenhet i nuläget. Därefter utses en arbetsgrupp på max 8 deltagare.

Det är viktigt att avgränsa processen, att bestämma var kartläggningen börjar och var den slutar. Det är också viktigt att klargöra vilket mål vi har med processen/värdeflödet, vilken problembild ligger till grund för valet av process, vilka ramar vi har att röra oss inom. Detta görs på ett första möte, avgränsningsmöte, som tar ca 1 timme. Processkartläggning tar 2 heldagar i anspråk. Det är viktigt att få en gemensam bild över hur processen ser ut i verkligheten, inte hur den är tänkt att se ut. Detta görs genom att rita en nulägeskarta. I nulägeskartan anges uppskattade mått på mätetalen processtid, väntetid, samt rätt från början.

Då nulägeskartan är färdigritad, blir onödiga processteg och slöserier tydliga. Ett önskat framtida läge (nyläge) ritas. Ledstjärna i detta moment är att det önskade läget ska vara uppnåbart inom 90 dagar, utan extra resurser.

Nästa steg blir att hitta aktiviteter som gör det möjligt att nå det önskade läget, och handlingsplaner framställs.

Uppföljning sker efter 30, 60 & 90 dagar.

Mallar

Steg 1:

Beställning av förstudie

Förstudierapport

Behovsbeskrivning

Steg 2:

Avgränsningslista

Steg 3:

Inbjudan

Kartläggning-Checklista

Steg 4:

Kreativa verktyg

Lathund Slöserier

Steg 5:

5 varför

5W1H

Orsaksanalys sammanfattning

Steg 6:

Kartläggning-Checklista

Utvärdering-Backspegel

Steg 7:

Handlingsplaner-PDCA-mall

Steg 8:

Aktivitetsöversikt

Steg 9:

Processuppföljning

Slutrapport

Utvärderingsrapport

Mall för mötesanteckningar