Modell för inköp och upphandling

Från Mittköping
Version från den 8 februari 2018 kl. 08.18 av Maria.gill@skl.se (Diskussion | bidrag) (Exempel)
(skillnad) ← Äldre version | Nuvarande version (skillnad) | Nyare version → (skillnad)
Hoppa till:navigering, sök

Varför?

Genom att följa en modell för inköp och upphandling säkerställer vi effektivare inköp och förenklar att följa LOU. Vi tydliggör processen så att vi kan göra saker i rätt ordning, och det blir lättare för en första-gångs-deltagare.

Vi tydliggör roller och ansvar, och lyfter fram vilka roller som är viktiga att ha med i processen. Roller som kan vara bra att ha med i upphandlingsprocessen: Projektledare, upphandlare, IT-tekniker, IT-samordnare, säkerhetssamordnare, verksamhetsnära kompetens (kan vara slutanvändare). Alla roller behöver inte vara med hela tiden, utan kan sammankallas vid behov.

Säkerställer samverkan och skapar en medvetenhet om konsekvenser av olika vägval.

Hur?

Viktigt att börja med en grundlig omvärldsbevakning, för att få en uppfattning om vad som finns på marknaden. Ha ett samarbete med tänkta slutanvändare och medarbetare, för att få in synpunkter och underlag för vilka behov som finns. När detta är gjort börjar man få en uppfattning om vilka behov som kommer att styra kravställningen.

För att kunna göra en bra upphandling, är det viktigt att nyttja olika kompetenser. Dessa kompetenser bildar ett team som sedan finns med under upphandlingsarbetet, och där den upphandlande projektledaren är sammankallande. Förslag på kompetenser kan vara: upphandlare, IT-tekniker, IT-strateg, någon med verksamhetsnära kompetens etc.

Genom att sedan göra en preliminär säkerhetsklassificering, får man en bra bild av det som ska upphandlas samt krav på den egna organisationen. Här kan man också ta ställning till om man väljer att drifta lösningen själv, eller om drift ska ingå i upphandlingen. Ett bra verktyg att använda vid denna klassificering är SKL:s KLASSA. Viktigt att ha med säkerhetssamordnare/säkerhetsansvarig.

Därefter börjar det vara dags att göra en sammanställning på det man vill upphandla. Här börjar krav och funktion på den tänkta tjänsten bli tydliga, och man kan då också börja bestämma form på upphandling.

När man formulerat sina krav kan det vara intressant att bjuda in till en Request for information (RFI). Där har man möjlighet att bjuda in leverantörer som får visa sina produkter/tjänster innan upphandling startar. Här kan man passa på att ställa frågor till leverantörerna inför upphandlingen, samt få koll på vad som finns på marknaden. Användandet av RFI kommer att bli än viktigare med mer nystartade och unga företag på marknaden. Här kan man också erbjuda information om LOU, och vilka krav som ställs på det företag som tänkt lämna anbud.

Under hela processen är det viktigt med samarbete i teamet.

Om någon utvärdering ska ske efter att anbudstiden löpt ut, kan det vara bra att låta slutanvändare vara med i denna utvärdering.

Sammanfattning av nyckelfaktorer i upphandlingsprocesser:

  • Gör ett ordentligt förarbete.
  • Tillsätt ett team med olika kompetenser
  • RFI
  • Utvärdera med hjälp av slutanvändare

Exempel

Exempel Skellefteå

Exempel Beställargrupp Välfärdsteknologi