Kommunikationsarbete

För att kunna kommunicera tydligt och effektivt med syfte att bidra till att öka hastighet, nytta och kvalitet i införandet av digitala lösningar krävs att digitaliseringen ges en självklar och naturlig plats i den övergripande kommunikationsstrategin.

Därutöver handlar det om att knyta ihop det strategiska och taktiska med det operativa. Att anpassa och planera kommunikationen för en extern och intern målgrupp så att budskapen landar som de ska.

Nedan finns exempel på hur digitaliseringen framgångsrikt kan inkluderas i kommunikationsstrategi och kommunikationsplan, exemplen är från Trelleborg, Uppsala, Nordmaling och Skellefteå.

Kommunikationsstrategi

– exempel hur man kan väva in digitaliseringen i den generella kommunikationsstrategin

Målbild/Vision	Jag vill kunna klara mig själv och Leva livet bäst möjligt (underförstått med stöd av teknikens möjlighet) Alla barn och elever utvecklar digital kompetens Att kommunens förskolor och skolor tar tillvara digitaliseringens möjligheter så att de digitala verktygen och resurserna bidrar till att resultaten förbättras och verksamheten effektiviseras. Förskolechefer och rektorer har adekvat förmåga att strategiskt leda digitalt utvecklingsarbete i förskola, förskoleklass, skola och fritidshem.
Budskap	Leva livet bäst möjligt, Leva trygg och säker, Jag vill kunna klara mig själv är budskap som innebär att vi ska verka för att möjliggöra för individen att leva trygg och säker (med stöd av teknik och vård och omsorg), utifrån drömmar, vilja och behov. Bra jobb i Skellefteå betyder att vi är en jämlik, inkluderande, framsynt och professionell arbetsplats.
Syfte	Väva in välfärdstekniken i syftet med kommunikationen. Att visa att vi är i framkant vad gäller välfärdsteknik, och att tekniken är en naturlig del i vardagen. Påskynda digitaliseringen och uppnå högre jämlikhet, likvärdighet, effektivitet och måluppfyllelse
Målgrupp	Externt: individ/invånare, anhöriga, omvärld Internt: medarbetare, ledningsgrupp, politiker
Kanalval	Externkommunikationen sker via egna sociala mediekanaler inkluderas från och med senhösten 2016 med Instagram och byggs sedan ut enligt kommunikationsplan. En blogg kring välfärdsteknik ska startas under sommaren 2017. Internkommunikationen sker via Insidan, nyhetsbrev, mejl och möten (Skype, telefonkonferens etc).
Tonalitet och språk	Retorik – använd begrepp som är tydliga och kända. Begrepp som beskriver, t ex trygghetskamera istället för övervakningskamera. Bildval – inkludera bilder som visar välfärdsteknik som självklara inslag.
Grafisk profil	I enighet med kommunövergripande riktlinjer. Symboler, typsnitt, färger och formspråk som kännetecknar kommunen. Profilen ska användas i alla sammanhang där kommunens verksamhet presenteras. Syftet är att göra kommunen tydlig som avsändare. Det ökar både trovärdighet och genomslagskraft för våra informationsinsatser. En konsekvent grafisk profil stärker både helheten och delarna.

Kommunikationsplan

– exempel hur man kan väva in digitaliseringen i intern och extern kommunikation

För att jobba ut de digitala budskapen behöver de inkluderas i kommunikationsplanen i form av aktiviteter. Aktiviteter kopplade till mål.

Exempel på aktiviteter kring digitalisering i intern kommunikation

Aktivitet (vad?)	Hur?	Nytta (varför?)
Sprida målbilden/visionen i alla led	Tillgängliggöra dokument via t ex Intranät eller Trello. Att ledning och nyckelaktörer lever målbilden Samla dokumentation i text, bild och film kring barnets/elevens lärprocesser och utvecklingssamtal i en digital plattform som blir transparent för förskola/skola,elever och vårdnadshavare.	För att skapa förståelse och samsyn kring digitaliseringens möjligheter För att stärka ansvar och ambassadörskap kring digitaliseringens möjlighet
Öka kunskap i alla led	Bjuda in politiker och ledning till möten och verksamhet för att ta del av dialogen kring teknik, arbetssätt som inkluderar digitala lösningar etc Utse ambassadörer med särskilt ansvar för att sprida kunskap kring välfärdsteknik till kollegor Temadagar kring välfärdsteknik Ge uppdrag till förstelärare alt utvecklingsledare på förskolor och skolor att i allt utvecklingsarbetet som pågår alltid lyfta perspektivet om digitalt stöd kan tillföra något i en aktuell process eller ej.	För att bidra till att skapa delaktighet och förståelse för digitala lösningar och utvecklingen För att bidra till att man ska leva digitalt För att stärka ansvar och ambassadörskap kring digitaliseringens möjlighet
Storytelling - sprida goda exempel	Berätta historierna där digitaliseringen redan gjort skillnad i verksamheten. Utse piloter på förskolor och skolor i en kommun som jobbar konkret med digitalisering i undervisningen t ex bygga upp en interaktiv lärandemiljö, jobbar med programmering mm och tar emot studiebesök och sprider sina lärdomar till andra	För att peka på nyttan och konkretisera vilken skillnad och effekt digitaliseringen ha

Exempel på aktiviteter kring digitalisering i extern kommunikation

Aktivitet (vad?)	Hur?	Nytta (varför?)
Dialog med invånare	Invånardialog med fokusfråga kring digitalisering, som turné i kommunen. Slutrapport invånardialog Skellefteå ÄO	Bidra till invånardelaktighet. Grund för att skapa dagens och framtidens äldreomsorg
Informationsmöten	Seniorträffar med info om teknik och digitala lösningar Öppet hus/drop-in om teknik och digitala lösningar Anordna leverantörsmässor / läromedelsmässor 1-2 ggr/per år lokalt i kommunen med aktuella leverantörer för att förskolor/skolor får testa och prata direkt Skolråd och föräldramöten med fokus på digitalisering. Enkla föräldra-workshops kring lärplattform och digitala hjälpmedel	Att seniorer kunnat få svar på frågor om teknik. Att få klämma och känna på teknik. Att få vara nybörjare utan att det är pinsamt. Skapa förståelse och kunskap om nyttan med verktygen
Visa att vi är attraktiva arbetsgivare	Att leva som vi lär - digitalt Inkludera digitala lösningar i kommunikationsmaterial Delta på mässor och sprida hur vi arbetar framgångsrikt med digitalisering	Attrahera rätt arbetskraft. Stärka redan anställdas stolthet. Framhäva framsynthet och professionalitet
Informationsmaterial, analogt och digitalt	Ta fram en bildbank med bilder som är godkända att använda i externa syften . En blogg som handlar om digitalisering Instagram - alla äldreboenden instagrammar, hemtjänst börjat En figur som i bild, film och text ska vara den som berättar om välfärdsteknik och digitala lösningar	Förstärka budskapet och varumärket Att tillgängliggöra informationen på ett avdramatiserat och rakt sätt gör det lättare att ta till sig den. Att visa genom att digitaliseringen är en självklar del i text och bild visar att vi lever digitalt. Det inger trovärdighet.
Ramar/Riktlinjer	Riktlinjer finns hur vi agerar i sociala medier Regler för internetanvändning	Syftet med kommungemensamma regler för användande av Internet och kommunens intranät är att användandet ska ske på ett säkert och effektivt sätt. Reglerna gäller för alla som använder kommunens datorer och nätverk. Dessa riktlinjer ska ge chefer och medarbetare i kommunen vägledning och uppmuntran i användningen av sociala medier på ett sätt som är förenligt med kommunens policydokument och gällande lagstiftning.

Framgångsfaktorer

• keep it simple: hellre kortfattat än krångligt, annars efterlevs inte strategi och plan.

• inkludera en kommunikatör eller informatör från start i allt kommunikationsarbete.

• tillgängliggör: lägg upp strategi, planer och andra dokument där de är lätta att komma åt. Intranät, Trello eller delade google drive-dokument.

• håll i, håll ut: byt inte strategi och budskap för ofta, låt det landa.

• särskilj interna och externa kommunikationsinsatser i planeringen.

• planera både långsiktigt och kortsiktigt: dvs en årsplan som uppdateras kvartals eller halvårsvis.

• uppföljning och justering: mät alla insatser för att optimera och justera.