Skillnad mellan versioner av "Grundläggande organisation"

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök
(Pilotprojekt)
(IT-avdelning)
Rad 120: Rad 120:
 
=== IT-avdelning ===
 
=== IT-avdelning ===
 
Det behöver finnas tillit mellan kommunens IT-avdelning och skolan, de ska arbeta i harmoni. IT-avdelningen behöver ha en vilja att arbeta med beställaren. Beställaren behöver tillgodose att den har kompetens att arbeta med IT-avdelningen, det gäller identifiera behov och ställa krav från beställarens sida. Beställaren får inte bli en mottagare av IT-avdelningens lösningar utan behöver ställa tydliga krav vilka tjänster IT-avdelningen ska leverera. Det är beställaren som känner sin verksamhet bäst. IT-avdelningen ska samtidigt fungera som sakkunnig åt beställaren.
 
Det behöver finnas tillit mellan kommunens IT-avdelning och skolan, de ska arbeta i harmoni. IT-avdelningen behöver ha en vilja att arbeta med beställaren. Beställaren behöver tillgodose att den har kompetens att arbeta med IT-avdelningen, det gäller identifiera behov och ställa krav från beställarens sida. Beställaren får inte bli en mottagare av IT-avdelningens lösningar utan behöver ställa tydliga krav vilka tjänster IT-avdelningen ska leverera. Det är beställaren som känner sin verksamhet bäst. IT-avdelningen ska samtidigt fungera som sakkunnig åt beställaren.
 +
 +
IT-avdelningen behöver övervaka och bygga ut nätverken i takt med digitaliseringen för att få en fungernade infrastruktur på plats. För molnlösningar är fungerande Wifi och snabb Internet-åtkomst extremt viktigt.
  
 
=== Styrning och ledning ===
 
=== Styrning och ledning ===

Versionen från 20 april 2017 kl. 10.45

Grundläggande organisation.jpg

Byggandet av organisationen beror på vad Mittköping har för minsta gemensamma nämnare på det systematiska arbetet. Nivån på det systematiska kvalitetsarbetet utgör en byggsten för vilken nivå och omfattning på organisationen och hur uppföljning kommer se ut

Grundfråga att börja med:

  • Vad menar man med organisation?
  • Vad är det som ska organiseras?

Fungerande Ledning och styrning

Ta reda på om kommunen mestadels är centralt organiserad eller decentraliserad eller en kombination av båda. Det bör vara klarlagt hur Stabsfunktion/centralt kontor kontra Rektor/verksamhetsnivå samverkar med varandra.

Vad säger forskning och erfarenhet är det bättre sättet att organisera en kommun? Det påverkar hur Mittköping väljer att organiserar sig och hur Mittköping kommer att samarbeta kring frågorna för skolans digitalisering. Det kan uppstå två eller fler modeller utifrån hur kommunen ser ut och väljer att strategiskt organisera sig.

Det får aldrig uppstå en situation där olika funktioner/roller “rundar rektor”  eller att det skapas informella ledare och eldsjälar i form IT-pedagoger eller förstelärare, eller IT-funktion utan tydliga direktiv eller förutsättningar. Rektor måste kunna ta beslut och veta mandat för sin verksamhets digitalisering. De behöver inte vara experter men ha klara ramar för hur det är organiserat och vilka strukturer de verkar i. Uppföljning är ett måste för att kunna ta reda på hur likvärdigheten ser ut oavsett vilket spår man väljer. Riktlinjer och policys bör finnas och likaså tydlig information vilka nämnds- och förvaltningsbeslut som finns.

Styrning av stödfunktioner och finansiering

Bestäm om resurserna ligga centralt eller ska resurserna fördelas långt ut i verksamheten

Bryggor måste finnas så att det inte glappar i infrastruktur, It-tjänster eller uppföljning.

Rektor ska kunna förvänta sig att det finns stöd vid behov och efter bästa förmåga från kommunens sida. Att man kan jobba tillsammans verksamhet och centralt kring både strategiska frågor och operativa frågor. Dock måste alltid ledning och styrning/förändringsledning för verksamheten ligger hos rektor. Rektor kan behöva stöd i förändringsledningen så att personen i fråga kan komma framåt i HUR.

Avsatta resurser för IKT-utveckling behöver finnas och finansieras antingen på central nivå, på förvaltningen, eller ute i verksamheterna. Helst både och är önskvärt. Exempel på hur en funktion som IT-pedagog kan se ut: https://prezi.com/bvnecdopv6d4/hur-kanner-man-igen-en-it-pedagog/

IKT-gruppen - en del av ledning och styrning

I en decentraliserad kommun behöver förvaltningens utvecklingsfunktioner knytas samman och samordnas. Det kan ske genom att skapa mötesplatser för utbyte, delaktighet och samsyn. Ett exempel kan vara en IKT-grupp. Gruppen träffas regelbundet och kan bestå av verksamhetsutvecklare,  IKT-utvecklare och verksamhetschefer på förskola, grundskola, gymnasieskola, vuxenutbildning samt representanter från IT-avdelningen.

Fungerande Infrastruktur

Vilken funktion sköter om finansiering/budget kring infrastrukturen? Hur hänger allt ihop och vem gör prioriteringarna?

  1. Ta fram vilken finansieringsmodell ska råda samt hur ska det strategiska se ut. Det bör finnas en långsiktig investeringsplan utöver fler styrande dokument.
  2. Kommunen kan behöva en övergripande IT-plan utifrån kommunens IT-strategi.
  3. Mittköping.jpg
    Central nivå som rektor/verksamhetsnivå kan också behöva en teknikplan som beskriver norm, fördelningar, teknikval och eventuella kommande volymökningar utifrån verksamhetens IT-strategi/Nationella It-strategin.
  4. Återvinning/Hållbarhet- Kretsloppstänkande där gamla enheter repareras, återanvänds eller återvinns.
  5. Tips på hur planer och dokumentation rörande digitalisering kan hänga ihop: https://docs.google.com/presentation/d/1ifzz00KfwQBKodrsEiL_OomPHhZNTgKg9mS0guGlX5s/edit?usp=sharing

Smidig infrastruktur

Ordna fram fungerande och framförallt snabba trådlösa nätverk. Fundera över ifall nätet ska vara öppet eller inte för trafik på användarnas egna enheter eller endast tillåta enheter som kommunen tillhandahåller.

Exempel på tekniktillgång
  • Projektorer/interaktiva tavlor i klassrum - ljud i klassrum
  • 1:1 förhållande pedagoger i skolan (fog och gy)
  • 1:1 förhållande åk 7-9
  • 1:1 förhållande i gymnasieskolorna

Tekniska lösningar på inloggning

Ta fram integrationer från metakatalog till de olika systemen skolan nyttjar samt gör inloggningarna automatiserade, SSO-lösningar till system, tjänster och lärresurser.

IT avdelning

Ta fram ett underlag och serviceavtal för support och drift. Ta med IT-funktionen i arbetet med omvärldsbevakning och vid kommande upphandlingar. IT-avdelningen behöver ha en utsedd kontaktperson att ta emot skolans strategiska behov.

Fungerande systemförvaltning

System och tjänster som skolan nyttjar behöver ha en systemförvaltning. Det kan ske antingen inom ramen för den egna verksamheten eller som en köpt tjänst från exempelvis IT-funktionen. I systemförvaltning ingår support och utveckling. Därför bör systemförvaltare ha god verksamhetskännedom om skolans processer snarare än teknisk kompetens.

Information om riktlinjer och policys

Ta fram informationsmaterial och hänvisa till webbplatser där användare vet hur de får hantera teknik och tjänster inom ramen för riktlinjer och lagrum för kommunens räkning. Någon inom kommunen måste hantera denna fråga för att hjälpa verksamheten att göra rätt. Det får inte finnas några frågetecken hur systemen ska användas och vilket information som ska sparas i vilket system. Tydliga policys kring känslig information hur denna ska hanteras.

Fungerande Kompetensutveckling

Ordna ett systematiskt sätt att arbeta med kompetensutveckling inom kommunen.

Centrala enheter

Centralt uppbyggda enheter som Skoldatatek, Resurscentrum, Pedagogisk inspiration, Kompetenscentrum för digitalt lärande kan fungera som en brygga mellan ledningen, verksamhet och IT-funktionen. Funktionen ger även stöd till användarna hur processer kan utvecklas, hur systemen kan användas eller hur informationen ska lagras beroende på process. En central enhet ansvarar alltså för att stödja verksamheten genom utveckling, utbildning och förvaltning av skolans system och administrativa verktyg. Även en central IT-avdelning ska fungera som stödfunktion kring tekniska spörsmål för skolan samt erbjuda fjärrsupport. Dock måste man säkerställa ifall supporten kräver specifik verksamhetskännedom om skolans processer för att kunna fullgöra sitt uppdrag.

Mötesplatser för nätverkande och kollegialt lärande

Gemensamma system i förvaltningen t.ex. G-Suite eller liknande  leder till utökat samarbete och utveckling mellan skolformerna, förskola, grundskola, gymnasiet och vuxenutbildningen. Det är även önskvärt med nätverk som knyter ihop mellan skolformerna för att undvika stuprörsmentalitet utan istället främja inspiration och samordningsvinster.

  • Digitaliseringsråd eller liknande är önskvärt
  • IT-pedagogiska nätverk för IT-pedagoger och förstelärare/elevhälsa
  • IT-råd för teknik och tjänster för IT-ansvariga eller motsvarande
  • Mötesplatser för att lära av varandra, inspiration och ökat användande genom “spill-over-effects” där kollegiala lärandet lyfts fram. I Mittköping genomförs regelbundna mötesplatser där personal från förskola, grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning träffas för kollegialt lärande inom pedagogik och IKT. Vid dessa tillfällen delar personal ur vår egen verksamhet med sig av sitt arbete med IKT. Genom att använda kompetenser från den egna verksamheter erbjuds personalen lokalt förankrad kompetensutveckling.

Kritiska vänner

Fånga upp kommunens kritiska vänner och tratta ned de behov som de uttrycker i rätt tratt för vidare hantering.  Ta också med de kritiska vännerna i förvaltningens nätverk och omvärldsbevaka och ha en kontinuerlig dialog.

Styr- och nätverksgrupper

Förvaltningsgrupper för verksamhetsgemensamma system kan vara ett sätt att jobba framåt i gemensamma frågor, exempelvis inom de olika skolformerna.

Externa mötesplatser

Hitta sina likasinnade vänner i Sverige eller internationellt är ett smidigt sätt att att sprida erfarenheter och dela kunskap.

Övriga stödfunktioner

Undersök hur en resurs som MediaCenter/Mediatek, samarbete via/med en länsgemensam mediepedagogisk resurs kan stödja digitaliseringen inom kommunen utifrån de strategiska behov och satsningar som finns. Exempel: http://www.mittmediacenter.se/

Fungerande Digitalt innehåll

  • Verksamhetssystem och tjänster
  • G-suite - samarbetsverktyg/molntjänster
  • Administrativa plattformar kring kommunikation / elev pedagog
  • System för myndighetsutövning (frånvaro, mm)
  • Tjänster för lärande och utveckling, läromedel, alternativa verktyg

Paketering av kommunens digitalisering

Det ska gå att förklara digitaliseringen på ett begripligt sätt för:

  • Politisk nivå
  • Verksamhetsnivå
  • Ledningsnivå
  • Pedagog/lärarnivå
  • Elevnivå
  • Vårdnadshavare
  • Övriga medborgare

Hur

Hur vi fick en grundläggande organisation på plats.

Pilotprojekt

Pilotprojekt som metod kan ge underlag för att få alla ovanstående faktorer på plats. Ett pilotprojekt är viktigt för att initiera utvecklingen. Pilotprojekt ger beslutsunderlag för verksamhetschefer och är en del i hur man får styrning och ledning att fungera. Pilotprojekt ger IT-avdelningen möjlighet att testa infrastrukturen. Frågeställningar som besvaras är t.ex. behöver nät byggas ut och är befintliga system kompatibla? Hur skapas konton och hur sker synkronisering till AD eller liknande. Pilotprojektet ger viktig information kring vilken kompetensutveckling som användarna behöver i det nya systemet. Vilka svårigheter framkom och vad upplevde de deltagande användarna som särskild problematiskt? Slutligen är syftet med pilotprojektet att säkerställa att det digitala innehållet motsvarar de krav som ställs. Kan systemet användas på det vis som leverantören säger och som verksamheten kräver.

Pilotprojektet blir på så vis en del i att utröna vilka satsningar som man ska gå vidare med i digitaliseringsprosessen. Det hjälper beslutsfattare att ta beslut och att undvika onödiga felsteg och kostnader.

Fall

Exempel på hur pilotprojekt användes finns i Uddevalla kommuns projekt med att införa G Suite och Chromebook inom Barn- och utbildningsförvaltningen. Vid tidpunkten för projektet körde skolorna en blandning av PC/Mac/iPad. På grundskolan var det vid tillfället låg täthet med digital utrustning och endast en av 21 skolor hade 1:1. På gymnasieskolan körde man 1:1 sedan några år. IT-avdelningen saknade före piloten helt erfarenhet att arbeta med Googles tjänster.

Projekt G Suite och Chromebook i Uddevalla kommun

Projektet startade hösten 2013 då IKT-utvecklare inom grundskola och gymnasieskola identifierat ett intresse från pedagoger att arbeta med Googles verktyg. Grundskolan såg också stora möjligheter att förtäta den digitala utrustningen på inom skolan med Chromebooks. Gymnasieskolan såg vinster att gå över från en dyr och krånglig maskinpark till ett mer ändamålsenligt digitalt verktyg för eleverna.

IKT-utvecklare lyfte idén med G Suite och Chromebook i IKT-gruppen och fick stöd av verksamhetschefer och IT-chef att gå vidare med en pilotstudie. I första piloten som genomfördes våren 2014 deltog 110 elever och 20 lärare på grundskola och gymnasie. Runt 120 Chromebooks köptes in. IT-avdelningen avsatte personal att arbeta med piloten. En G Suite-domän för försöket sattes upp med manuell kontohantering och IT-avdelningen genomförde nödvändig konfiguration. Piloten sträckte sig över 4 månader och utvärderades genom en enkätundersökning. Resultatet av piloten presenterades i IKT-gruppen. Verksamhetschefen för grundskola fick underlag för att gå vidare till nämnden och söka om finansiering av 1:1 på grundskola med hjälpa av Chromebooks. Gymnasieskolan fick underlag att se över sina inköp och val av digitalt innehåll. Piloten gav och svar på vilka svårigheter lärare och elever upplevde och hur kompetensutvecklingsbehovet såg ut. I samband med pilotens slutsatser tillsatte förvaltningschefen en juridisk utredning av G Suite.

Hösten 2014 utvidgades piloten. IT-avdelningen hade nu satt upp en ny G Suite-domän och implementerade Googles GADS-script för synkronisering mellan AD och G Suite-domänen. Den gamla G Suite-miljön behölls dock för labb och test av ny funktionalitet. Skolan beställde ytterligare 500 Chromebooks i den utvidgade piloten som delades ut vid terminsstart. På gymnasiet fick alla elever på program som tidigare haft iPad Chromebooks. På grundskolan bytte man ut alla elev-PC mot Chromebooks. Den utvidgade pilotstudien gav erfarenhet hur G Suite och Chromebooks fungerar i lite större skala. Teknikerna på IT-avdelningen fick möjlighet att köra scripten för synkronisering i skarpt läge och göra nödvändiga justeringar. Inställningar för domänen, enheterna och användarkontona reviderades. På Gymnasiet och grundskola togs riktlinjer fram för hur G Suite ska användas tillsammans med våra andra system, tex lärplattform. Under piloten skedde också erfarenhetsutbyte med andra skolor som infört G Suite och Chromebooks. Informationsmaterial för användarna togs också fram. Den utvidgade piloten gjorde att vi valde att gå vidare med Chromebook och G Suite. Hösten 2015 köpte skolan in 2500 Chromebooks samtidigt som vi gav samtlig personal och elever inom grund- och gymnasiekonton G Suite-konton, ca 16 000 konton skapades. Stora fortbildningsinsatser både med externa och interna utbildare genomfördes under läsåret 15/16.

Personal

Rekrytera personal med djup förståelse för digitalisering. Personal med digital kompetens behövs verka i hela organisationen och ha avsatt tid för detta. Personal som arbetar med digitaliseringen behöver verka nära kärnverksamheten. I en skola kan det t.ex. innebära att IKT-utvecklare delar sin tjänst mellan utvecklingsarbete och undervisning. På detta vis kan IKT-utvecklaren fånga upp det utvecklingsarbete personalen genomför på enheten och lyfta detta till en högre nivå. IKT-utvecklare på enheten fungerar som resurs för kollegor, kompetensutveckling inom pedagogik och IT och arbetar med omvärldsbevakning. Genom att IKT-utvecklaren har undervisning får hen också chans att själv arbeta med testa sina utvecklings-idéer direkt i klassrummet. Men den kanske största fördelen är att IKT-utvecklaren genom att själv arbeta med att planera och genomföra undervisning får ett stort förtroende i kollegiet i utvecklingsfrågor. Om kollegor är tveksamma till ett visst steg i utvecklingen kan IKT-utvecklaren hänvisa till sin undervisning men även till andra lärare deltar i pilotprojekt. IKT-utvecklaren får också mycket bra förståelse för hur nya verktyg verkligen fungerar i en klassrumssituation och vad man behöver tänka på. IKT-utvecklaren bidrar på så vis till ökad digitalisering på enheten och enheten kan fungera som referens när utvecklingsarbeten ska implementeras i hela verksamheten.

IT-avdelning

Det behöver finnas tillit mellan kommunens IT-avdelning och skolan, de ska arbeta i harmoni. IT-avdelningen behöver ha en vilja att arbeta med beställaren. Beställaren behöver tillgodose att den har kompetens att arbeta med IT-avdelningen, det gäller identifiera behov och ställa krav från beställarens sida. Beställaren får inte bli en mottagare av IT-avdelningens lösningar utan behöver ställa tydliga krav vilka tjänster IT-avdelningen ska leverera. Det är beställaren som känner sin verksamhet bäst. IT-avdelningen ska samtidigt fungera som sakkunnig åt beställaren.

IT-avdelningen behöver övervaka och bygga ut nätverken i takt med digitaliseringen för att få en fungernade infrastruktur på plats. För molnlösningar är fungerande Wifi och snabb Internet-åtkomst extremt viktigt.

Styrning och ledning

Samsyn kring digitaliseringens betydelse i hela styrkedjan. Politiska beslut att digitalisera skolan.

En IKT-grupp för samverkan inom förvaltningen lyfter utvecklingsfrågor och arbetar aktivt med IT-avdelningen. IKT-gruppen driver utvecklingen framåt, lyssnar av verksamheten, omvärldsbevakar samt utvecklar befintliga system. IKT-gruppen leds av en utvecklingsledare på förvaltningen men i övrigt består gruppen främst av verksamhetsnära IKT-utvecklare. Gruppens IKT-utvecklare arbetar nära verksamhetens chefer och fungerar som sakkunniga i deras beslutsfattande. I en decentraliserad organisation behöver ledningen vara lyhörd för de krafter som driver utvecklingsfrågor ute i verksamheten. Här är det viktigt att de utvecklingsfrågor som kommer från personalen och lyfts uppåt och prioriteras. Verksamhetschefer deltar i IKT-gruppen och söker även stöd och samsyn hos IKT-gruppen i strategiska beslut. IKT-gruppen behöver ett tydligt mandat för sitt arbete men det är viktigt att chefen/ledaren styr hur arbetet ska prioriteras.

Fall

Ett exempel från skolan är tex när lärare på en grundskola önskade köpa in och arbeta med Smartboard. IKT-utvecklaren på enheten tog frågan vidare till verksamhetschefen då det innebär en stor investering både i teknik och kompetensutveckling. Versamhetschefen tog sedan upp frågan om Smardboard i IKT-gruppen för en samsyn inom förvaltningens verksamheter. I IKT-gruppen diskuterades frågan och det visade sig att verksamhetschefer och IKT-utvecklare förskolan, gymnasiet eller vuxenutbildningen inte planerade några satsningar på Smardboard. Pilotprojekt hade dessutom genomförts och dess resultat presenterades. Verksamheteschefen fick på så vis stöd i IKT-gruppen inför beslutet med Smartboard och gick vidare med G Suite och Chromebooks och en 1:1-satsning inom grundskolan istället. Genom en samsyn i IKT-gruppen kan förvaltningen arbeta med gemensamma utvecklingsarbeten, plattformar och teknik. Och samordna utbildning.

Förvaltning och utveckling av system