Skillnad mellan versioner av "Grundläggande organisation"

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök
m
Rad 48: Rad 48:
 
Ta fram ett underlag och serviceavtal för support och drift. Ta med IT-funktionen i arbetet med omvärldsbevakning och vid kommande upphandlingar. IT-avdelningen behöver ha en utsedd kontaktperson att ta emot skolans strategiska behov.   
 
Ta fram ett underlag och serviceavtal för support och drift. Ta med IT-funktionen i arbetet med omvärldsbevakning och vid kommande upphandlingar. IT-avdelningen behöver ha en utsedd kontaktperson att ta emot skolans strategiska behov.   
  
I Mittköping behöver det finnas tillit mellan kommunens IT-avdelning och skolan. Skolan behöver också tillgodose att den har kompetens att arbeta mot Mittköpings IT-avdelning, det gäller identifiera behov och ställa krav från skolans sida. Skolan får inte bli en mottagare av IT-avdelningens lösningar utan behöver ställa tydliga krav vilka tjänster Mittköpings IT-avdelningen ska leverera. Det är skolan som känner sin verksamhet bäst.
+
Skolan får inte bli en mottagare av IT-avdelningens lösningar utan behöver ställa tydliga krav vilka tjänster Mittköpings IT-avdelningen ska leverera. Det är skolan som känner sin verksamhet bäst.
  
 
==== Fungerande systemförvaltning ====
 
==== Fungerande systemförvaltning ====
Rad 103: Rad 103:
  
 
== Hur ==
 
== Hur ==
 +
Hur vi fick en grundläggande organisation på plats.
  
 
=== Pilotprojekt ===
 
=== Pilotprojekt ===
Pilotprojekt som metod kan ge underlag för att få alla ovanstående faktorer på plats. Ett pilotprojekt är viktigt för att initiera utvecklingen. Pilotprojekt ger beslutsunderlag för verksamhetschefer och är på vid viktiga för hur man får styrning och ledning att fungera. Pilotprojekt ger IT-avdelningen möjlighet att testa infrastrukturen. Frågeställningar som besvaras är t.ex. behöver nät byggas ut och är befintliga system kompatibla? Pilotprojektet ger viktig information kring vilken kompetensutveckling som användarna behöver i det nya systemet. Vilka svårigheter framkom och vad upplevde de deltagande användarna som särskild problematiskt? Slutligen är syftet med pilotprojektet att säkerställa att det digitala innehållet motsvarar de krav som ställs. Kan systemet användas på det vis som leverantören säger.{{stub}}
+
Pilotprojekt som metod kan ge underlag för att få alla ovanstående faktorer på plats. Ett pilotprojekt är viktigt för att initiera utvecklingen. Pilotprojekt ger beslutsunderlag för verksamhetschefer och är på vid viktiga för hur man får styrning och ledning att fungera. Pilotprojekt ger IT-avdelningen möjlighet att testa infrastrukturen. Frågeställningar som besvaras är t.ex. behöver nät byggas ut och är befintliga system kompatibla? Pilotprojektet ger viktig information kring vilken kompetensutveckling som användarna behöver i det nya systemet. Vilka svårigheter framkom och vad upplevde de deltagande användarna som särskild problematiskt? Slutligen är syftet med pilotprojektet att säkerställa att det digitala innehållet motsvarar de krav som ställs. Kan systemet användas på det vis som leverantören säger.
 +
 
 +
=== Personal ===
 +
Viktigt med rätt kompetens hos personalen i hela organisationen.
 +
 
 +
=== IT-avdelning ===
 +
Det behöver finnas tillit mellan kommunens IT-avdelning och skolan, de ska arbeta i harmoni. IT-avdelningen behöver ha en vilja att arbeta med beställaren. Beställaren behöver tillgodose att den har kompetens att arbeta med IT-avdelningen, det gäller identifiera behov och ställa krav från beställarens sida.
 +
 
 +
=== Styrning och ledning ===
 +
Samsyn kring digitaliseringens betydelse i hela styrkedjan. Politiska beslut att digitalisera skolan.
 +
 
 +
{{stub}}
 
[[Kategori:Arbetsområde]]
 
[[Kategori:Arbetsområde]]

Versionen från 3 april 2017 kl. 15.37

Grundläggande organisation.jpg

Byggandet av organisationen beror på vad Mittköping har för minsta gemensamma nämnare på det systematiska arbetet. Nivån på det systematiska kvalitetsarbetet utgör en byggsten för vilken nivå och omfattning på organisationen och hur uppföljning kommer se ut

Grundfråga att börja med:

  • Vad menar man med organisation?
  • Vad är det som ska organiseras?

Fungerande Ledning och styrning

Ta reda på om kommunen mestadels är centralt organiserad eller decentraliserad eller en kombination av båda. Det bör vara klarlagt hur Stabsfunktion/centralt kontor kontra Rektor/verksamhetsnivå samverkar med varandra.

Vad säger forskning och erfarenhet är det bättre sättet att organisera en kommun? Det påverkar hur Mittköping väljer att organiserar sig och hur Mittköping kommer att samarbeta kring frågorna för skolans digitalisering. Det kan uppstå två eller fler modeller utifrån hur kommunen ser ut och väljer att strategiskt organisera sig.

Det får aldrig uppstå en situation där olika funktioner/roller “rundar rektor”  eller att det skapas informella ledare och eldsjälar i form IT-pedagoger eller förstelärare, eller IT-funktion utan tydliga direktiv eller förutsättningar. Rektor måste kunna ta beslut och veta mandat för sin verksamhets digitalisering. De behöver inte vara experter men ha klara ramar för hur det är organiserat och vilka strukturer de verkar i. Uppföljning är ett måste för att kunna ta reda på hur likvärdigheten ser ut oavsett vilket spår man väljer. Riktlinjer och policys bör finnas och likaså tydlig information vilka nämnds- och förvaltningsbeslut som finns.

Styrning av stödfunktioner och finansiering

Bestäm om resurserna ligga centralt eller ska resurserna fördelas långt ut i verksamheten

Bryggor måste finnas så att det inte glappar i infrastruktur, It-tjänster eller uppföljning.

Rektor ska kunna förvänta sig att det finns stöd vid behov och efter bästa förmåga från kommunens sida. Att man kan jobba tillsammans verksamhet och centralt kring både strategiska frågor och operativa frågor. Dock måste alltid ledning och styrning/förändringsledning för verksamheten ligger hos rektor. Rektor kan behöva stöd i förändringsledningen så att personen i fråga kan komma framåt i HUR.

Avsatta resurser för IKT-utveckling behöver finnas och finansieras antingen på central nivå, på förvaltningen, eller ute i verksamheterna. Helst både och är önskvärt. Exempel på hur en funktion som IT-pedagog kan se ut: https://prezi.com/bvnecdopv6d4/hur-kanner-man-igen-en-it-pedagog/

IKT-gruppen - en del av ledning och styrning

I en decentraliserad kommun behöver förvaltningens utvecklingsfunktioner knytas samman och samordnas. Det kan ske genom att skapa mötesplatser för utbyte, delaktighet och samsyn. Ett exempel kan vara en IKT-grupp. Gruppen träffas regelbundet och kan bestå av verksamhetsutvecklare,  IKT-utvecklare och verksamhetschefer på förskola, grundskola, gymnasieskola, vuxenutbildning samt representanter från IT-avdelningen. Samverkansgruppen lyfter utvecklingsfrågor och arbetar aktivt med IT-avdelnignen. IKT-gruppen driver utvecklingen framåt, lyssnar av verksamheten, omvärldsbevakar samt utvecklar befintliga system. Gruppens IKT-utvecklare arbetar nära verksamhetens rektorer och fungerar som sakkunniga i deras beslutsfattande. I en decentraliserad organisation behöver ledningen vara lyhörd för de krafter som driver utvecklingsfrågor ute i verksamheten. Här är det viktigt att de utvecklingsfrågor som kommer från lärarna och lyfts uppåt. Verksamhetschefer söker även stöd och samsyn hos IKT-gruppen i strategiska beslut. IKT-gruppen behöver ett tydligt mandat för sitt arbete men det är viktigt att chefen/ledaren styr hur arbetet ska prioriteras.

Fungerande Infrastruktur

Vilken funktion sköter om finansiering/budget kring infrastrukturen? Hur hänger allt ihop och vem gör prioriteringarna?

  1. Ta fram vilken finansieringsmodell ska råda samt hur ska det strategiska se ut. Det bör finnas en långsiktig investeringsplan utöver fler styrande dokument.
  2. Kommunen kan behöva en övergripande IT-plan utifrån kommunens IT-strategi.
  3. Mittköping.jpg
    Central nivå som rektor/verksamhetsnivå kan också behöva en teknikplan som beskriver norm, fördelningar, teknikval och eventuella kommande volymökningar utifrån verksamhetens IT-strategi/Nationella It-strategin.
  4. Återvinning/Hållbarhet- Kretsloppstänkande där gamla enheter repareras, återanvänds eller återvinns.
  5. Tips på hur planer och dokumentation rörande digitalisering kan hänga ihop: https://docs.google.com/presentation/d/1ifzz00KfwQBKodrsEiL_OomPHhZNTgKg9mS0guGlX5s/edit?usp=sharing

Smidig infrastruktur

Ordna fram fungerande och framförallt snabba trådlösa nätverk. Fundera över ifall nätet ska vara öppet eller inte för trafik på användarnas egna enheter eller endast tillåta enheter som kommunen tillhandahåller.

Exempel på tekniktillgång
  • Projektorer/interaktiva tavlor i klassrum - ljud i klassrum
  • 1:1 förhållande pedagoger i skolan (fog och gy)
  • 1:1 förhållande åk 7-9
  • 1:1 förhållande i gymnasieskolorna

Tekniska lösningar på inloggning

Ta fram integrationer från metakatalog till de olika systemen skolan nyttjar samt gör inloggningarna automatiserade, SSO-lösningar till system, tjänster och lärresurser.

IT avdelning

Ta fram ett underlag och serviceavtal för support och drift. Ta med IT-funktionen i arbetet med omvärldsbevakning och vid kommande upphandlingar. IT-avdelningen behöver ha en utsedd kontaktperson att ta emot skolans strategiska behov.

Skolan får inte bli en mottagare av IT-avdelningens lösningar utan behöver ställa tydliga krav vilka tjänster Mittköpings IT-avdelningen ska leverera. Det är skolan som känner sin verksamhet bäst.

Fungerande systemförvaltning

System och tjänster som skolan nyttjar behöver ha en systemförvaltning. Det kan ske antingen inom ramen för den egna verksamheten eller som en köpt tjänst från exempelvis IT-funktionen. I systemförvaltning ingår support och utveckling. Därför bör systemförvaltare ha god verksamhetskännedom om skolans processer snarare än teknisk kompetens.

Information om riktlinjer och policys

Ta fram informationsmaterial och hänvisa till webbplatser där användare vet hur de får hantera teknik och tjänster inom ramen för riktlinjer och lagrum för kommunens räkning. Någon inom kommunen måste hantera denna fråga för att hjälpa verksamheten att göra rätt. Det får inte finnas några frågetecken hur systemen ska användas och vilket information som ska sparas i vilket system. Tydliga policys kring känslig information hur denna ska hanteras.

Fungerande Kompetensutveckling

Ordna ett systematiskt sätt att arbeta med kompetensutveckling inom kommunen.

Centrala enheter

Centralt uppbyggda enheter som Skoldatatek, Resurscentrum, Pedagogisk inspiration, Kompetenscentrum för digitalt lärande kan fungera som en brygga mellan ledningen, verksamhet och IT-funktionen. Funktionen ger även stöd till användarna hur processer kan utvecklas, hur systemen kan användas eller hur informationen ska lagras beroende på process. En central enhet ansvarar alltså för att stödja verksamheten genom utveckling, utbildning och förvaltning av skolans system och administrativa verktyg. Även en central IT-avdelning ska fungera som stödfunktion kring tekniska spörsmål för skolan samt erbjuda fjärrsupport. Dock måste man säkerställa ifall supporten kräver specifik verksamhetskännedom om skolans processer för att kunna fullgöra sitt uppdrag.

I en decentraliserad kommun/förvaltning behöver verksamheten tillgodose att resurs finns ute på skolorna. Detta kan t.ex. vara genom utsedda IKT-utvecklare. IKT-utvecklare på respektive skola fungerar som resurs för kollegor, arbetar med omvärldsbevakning och kompetensutveckling inom pedagogik och IT.

Mötesplatser för nätverkande och kollegialt lärande

Gemensamma system i förvaltningen t.ex. G-Suite eller liknande  leder till utökat samarbete och utveckling mellan skolformerna, förskola, grundskola, gymnasiet och vuxenutbildningen. Det är även önskvärt med nätverk som knyter ihop mellan skolformerna för att undvika stuprörsmentalitet utan istället främja inspiration och samordningsvinster.

  • Digitaliseringsråd eller liknande är önskvärt
  • IT-pedagogiska nätverk för IT-pedagoger och förstelärare/elevhälsa
  • IT-råd för teknik och tjänster för IT-ansvariga eller motsvarande
  • Mötesplatser för att lära av varandra, inspiration och ökat användande genom “spill-over-effects” där kollegiala lärandet lyfts fram. I Mittköping genomförs regelbundna mötesplatser där personal från förskola, grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning träffas för kollegialt lärande inom pedagogik och IKT. Vid dessa tillfällen delar personal ur vår egen verksamhet med sig av sitt arbete med IKT. Genom att använda kompetenser från den egna verksamheter erbjuds personalen lokalt förankrad kompetensutveckling.

Kritiska vänner

Fånga upp kommunens kritiska vänner och tratta ned de behov som de uttrycker i rätt tratt för vidare hantering.  Ta också med de kritiska vännerna i förvaltningens nätverk och omvärldsbevaka och ha en kontinuerlig dialog.

Styr- och nätverksgrupper

Förvaltningsgrupper för verksamhetsgemensamma system kan vara ett sätt att jobba framåt i gemensamma frågor, exempelvis inom de olika skolformerna.

Externa mötesplatser

Hitta sina likasinnade vänner i Sverige eller internationellt är ett smidigt sätt att att sprida erfarenheter och dela kunskap.

Övriga stödfunktioner

Undersök hur en resurs som MediaCenter/Mediatek, samarbete via/med en länsgemensam mediepedagogisk resurs kan stödja digitaliseringen inom kommunen utifrån de strategiska behov och satsningar som finns. Exempel: http://www.mittmediacenter.se/

Fungerande Digitalt innehåll

  • Verksamhetssystem och tjänster
  • G-suite - samarbetsverktyg/molntjänster
  • Administrativa plattformar kring kommunikation / elev pedagog
  • System för myndighetsutövning (frånvaro, mm)
  • Tjänster för lärande och utveckling, läromedel, alternativa verktyg

Paketering av kommunens digitalisering

Det ska gå att förklara digitaliseringen på ett begripligt sätt för:

  • Politisk nivå
  • Verksamhetsnivå
  • Ledningsnivå
  • Pedagog/lärarnivå
  • Elevnivå
  • Vårdnadshavare
  • Övriga medborgare

Hur

Hur vi fick en grundläggande organisation på plats.

Pilotprojekt

Pilotprojekt som metod kan ge underlag för att få alla ovanstående faktorer på plats. Ett pilotprojekt är viktigt för att initiera utvecklingen. Pilotprojekt ger beslutsunderlag för verksamhetschefer och är på vid viktiga för hur man får styrning och ledning att fungera. Pilotprojekt ger IT-avdelningen möjlighet att testa infrastrukturen. Frågeställningar som besvaras är t.ex. behöver nät byggas ut och är befintliga system kompatibla? Pilotprojektet ger viktig information kring vilken kompetensutveckling som användarna behöver i det nya systemet. Vilka svårigheter framkom och vad upplevde de deltagande användarna som särskild problematiskt? Slutligen är syftet med pilotprojektet att säkerställa att det digitala innehållet motsvarar de krav som ställs. Kan systemet användas på det vis som leverantören säger.

Personal

Viktigt med rätt kompetens hos personalen i hela organisationen.

IT-avdelning

Det behöver finnas tillit mellan kommunens IT-avdelning och skolan, de ska arbeta i harmoni. IT-avdelningen behöver ha en vilja att arbeta med beställaren. Beställaren behöver tillgodose att den har kompetens att arbeta med IT-avdelningen, det gäller identifiera behov och ställa krav från beställarens sida.

Styrning och ledning

Samsyn kring digitaliseringens betydelse i hela styrkedjan. Politiska beslut att digitalisera skolan.