Skillnad mellan versioner av "Grundläggande organisation"

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök
 
(8 mellanliggande versioner av 2 användare visas inte)
Rad 1: Rad 1:
== '''Inledning''' ==
+
== Inledning ==
 
[[Fil:Grundläggande organisation.jpg|miniatyr]]
 
[[Fil:Grundläggande organisation.jpg|miniatyr]]
Byggandet av organisationen beror på vad Mittköping har för minsta gemensamma nämnare för det systematiska arbetet. Nivån på det systematiska kvalitetsarbetet utgör en byggsten för vilken nivå och omfattning på organisationen och hur uppföljning kommer se ut.
+
Byggandet av organisationen beror på vad Mittköping har för minsta gemensamma nämnare för det systematiska arbetet. Nivån på det systematiska kvalitetsarbetet utgör en byggsten för vilken nivå och omfattning på organisationen och hur uppföljning kommer se ut. Om man diskuterar och reflekterar kring grundfrågorna skapas förhoppningsvis en förståelse i ett tidigt skede vilka förutsättningar som måste organiseras för att uppnå syftet med digitaliseringen.
  
 
Grundfråga att börja med:  
 
Grundfråga att börja med:  
  
 
* Vad menar man med organisation?  
 
* Vad menar man med organisation?  
* Vad är det som ska organiseras?     
+
* Vad är det som ska organiseras? Är det verksamheten? Är det förutsättningar eller teknik/tjänster?     
  
=== '''Modellen "Fyra i balans" kan vara ett ramverk att utgå ifrån''' ===
+
=== Modellen "Fyra i balans" kan vara ett ramverk att utgå ifrån ===
 
Digitaliseringen av Mittköping kräver en fungerande grundläggande organisation. Den grundläggande organisationen kan delas upp i delarna ledning och styrning, infrastruktur, kompetensutveckling och digitalt innehåll enligt modell från Jan Hylén. Modellen är ursprungligen från Holland och det är [http://educationanalytics.se/om/ Jan Hylen] fristående analytiker och utredare, som lyft fram modellen i Sverige. Utgångspunkten är att det skapas gynnsamma förutsättningar kring digitalisering i skolan och lärande om man uppnår balans inom fyra områden. Alla områden behöver arbetas med parallellt för optimalt resultat.  
 
Digitaliseringen av Mittköping kräver en fungerande grundläggande organisation. Den grundläggande organisationen kan delas upp i delarna ledning och styrning, infrastruktur, kompetensutveckling och digitalt innehåll enligt modell från Jan Hylén. Modellen är ursprungligen från Holland och det är [http://educationanalytics.se/om/ Jan Hylen] fristående analytiker och utredare, som lyft fram modellen i Sverige. Utgångspunkten är att det skapas gynnsamma förutsättningar kring digitalisering i skolan och lärande om man uppnår balans inom fyra områden. Alla områden behöver arbetas med parallellt för optimalt resultat.  
  
 
'''Områdena är:'''  
 
'''Områdena är:'''  
 +
# Ledning och styrning - Pedagogisk vision och ledarskap
 
# Infrastruktur
 
# Infrastruktur
# Kunskaper och färdigheter
+
# Kompetensutveckling - Kunskaper och färdigheter
 
# Digitalt innehåll
 
# Digitalt innehåll
# Pedagogisk vision och ledarskap
 
  
 
Fall/exempel:
 
Fall/exempel:
Rad 23: Rad 23:
 
Vi kommunicerade även ut metoden till våra ledare på exempelvis ledarkonferenser med tema Digitalisering. Modellen gör det även lätt att prata kring företeelser med alla inblandade parter som ingår, framförallt om det är är något ben som haltar.
 
Vi kommunicerade även ut metoden till våra ledare på exempelvis ledarkonferenser med tema Digitalisering. Modellen gör det även lätt att prata kring företeelser med alla inblandade parter som ingår, framförallt om det är är något ben som haltar.
  
=== '''Omvärldsbevakning och paketering av budskap är ett absolut måste''' ===
+
=== Organisera omvärldsbevakning och paketering av budskap är ett absolut måste ===
 
Börja alltid med en omvärldsbevakning och utgå från att ju mer olika roller/funktioner som deltar, desto bredare perspektiv får kommunen som ger förståelse för komplexiteten när en grundläggande organisation ska sättas på plats och leva över tid. Sluta aldrig heller med att omvärldsbevaka, det ingår i varje medarbetar att  att "kika runt hörnet" och hålla sig á jour med kommande förändringar i styrande dokument, lagar/förordningar samt teknikutvecklingen, mm.
 
Börja alltid med en omvärldsbevakning och utgå från att ju mer olika roller/funktioner som deltar, desto bredare perspektiv får kommunen som ger förståelse för komplexiteten när en grundläggande organisation ska sättas på plats och leva över tid. Sluta aldrig heller med att omvärldsbevaka, det ingår i varje medarbetar att  att "kika runt hörnet" och hålla sig á jour med kommande förändringar i styrande dokument, lagar/förordningar samt teknikutvecklingen, mm.
  
Rad 44: Rad 44:
 
==== Fall/exempel ====
 
==== Fall/exempel ====
  
===== '''Omvärldsbevakning''' =====
+
===== ''Omvärldsbevakning'' =====
 
I Umeå kommun valde vi att satsa stort på omvärldsbevakning. Under årens lopp gjorde vi omvärldsbevakning från dag 1 tillsammans med vår IT-avdelning. Förvaltningsledning, politiker, utvecklingsavdelningschef, It-chef, IT-strateg, utvecklingsledare, elevhälsa, bibliotekarier, lärare, mfl har besökt mässor tillsammans som [http://www.bettshow.com/ BETT] i London, Framtidens lärande eller [http://settdagarna.se/ SETT-mässan] i Sverige. Det har skapat samsyn om verksamhetens kommande och pågående resa samt vid prioriteringar av kommunens resurser för att bedriva utveckling. Vid frågor kunde exempelvis ordförande i gymnasie-och vuxenutbildningsnämnden förklara för omgivningen varför satsningen gjordes.  
 
I Umeå kommun valde vi att satsa stort på omvärldsbevakning. Under årens lopp gjorde vi omvärldsbevakning från dag 1 tillsammans med vår IT-avdelning. Förvaltningsledning, politiker, utvecklingsavdelningschef, It-chef, IT-strateg, utvecklingsledare, elevhälsa, bibliotekarier, lärare, mfl har besökt mässor tillsammans som [http://www.bettshow.com/ BETT] i London, Framtidens lärande eller [http://settdagarna.se/ SETT-mässan] i Sverige. Det har skapat samsyn om verksamhetens kommande och pågående resa samt vid prioriteringar av kommunens resurser för att bedriva utveckling. Vid frågor kunde exempelvis ordförande i gymnasie-och vuxenutbildningsnämnden förklara för omgivningen varför satsningen gjordes.  
  
===== '''Exempel på paketering av budskap till målgrupper''' =====
+
===== ''Exempel på paketering av budskap till målgrupper'' =====
 
[[Fil:Tips dator 2 umeåkommun.jpg|miniatyr]]Gymnasie- och vuxenutbildningen var först ut att påbörja sin digitalisering med 1-1 satsning inom gymnasieskolan redan 2006-2010. Det fanns ett behov av information och att kunna förklara satsningen för intresserade. Då vi kommit en bit på väg valde vi att sätta ihop en kokbok som lättsamt lyfte fram lärare, IT-tekniker, politiker, Learning Lab (numera Kompetenscentrum för digitalt lärande), Skolbibliotek och MediaCenter, mfl. Råd och pedagogiska tips varvades med matnyttiga recept. [https://drive.google.com/file/d/0B9F1iHOfwEuiLTZjMUNteTFMOWM/view?usp=sharing Kokboken finner du här.]
 
[[Fil:Tips dator 2 umeåkommun.jpg|miniatyr]]Gymnasie- och vuxenutbildningen var först ut att påbörja sin digitalisering med 1-1 satsning inom gymnasieskolan redan 2006-2010. Det fanns ett behov av information och att kunna förklara satsningen för intresserade. Då vi kommit en bit på väg valde vi att sätta ihop en kokbok som lättsamt lyfte fram lärare, IT-tekniker, politiker, Learning Lab (numera Kompetenscentrum för digitalt lärande), Skolbibliotek och MediaCenter, mfl. Råd och pedagogiska tips varvades med matnyttiga recept. [https://drive.google.com/file/d/0B9F1iHOfwEuiLTZjMUNteTFMOWM/view?usp=sharing Kokboken finner du här.]
 
Även eleverna fick en rad filmer som istället för förmaningar gjordes med glimten i ögat av våra dåvarande ungdomsombud. [https://www.youtube.com/watch?v=mzM7tYI77_s En film finns här.]
 
Även eleverna fick en rad filmer som istället för förmaningar gjordes med glimten i ögat av våra dåvarande ungdomsombud. [https://www.youtube.com/watch?v=mzM7tYI77_s En film finns här.]
  
=== '''Ledning och styrning - pedagogisk vision och ledarskap''' ===
+
=== Ledning och styrning - pedagogisk vision och ledarskap ===
 
'''Ta reda på om kommunen mestadels är centralt organiserad eller decentraliserad eller en kombination av båda. Det bör vara klarlagt hur Stabsfunktion/centralt kontor kontra Rektor/verksamhetsnivå samverkar med varandra.'''
 
'''Ta reda på om kommunen mestadels är centralt organiserad eller decentraliserad eller en kombination av båda. Det bör vara klarlagt hur Stabsfunktion/centralt kontor kontra Rektor/verksamhetsnivå samverkar med varandra.'''
  
Rad 68: Rad 68:
 
==== Fall/Exempel ====
 
==== Fall/Exempel ====
  
===== '''Smartboard i Uddevalla kommun''' =====
+
===== ''Smartboard i Uddevalla kommun'' =====
 
Ett exempel från Uddevalla kommun var när lärare på en grundskola önskade köpa in och arbeta med Smartboard. IKT-utvecklaren på enheten tog frågan vidare till verksamhetschefen då det innebär en stor investering både i teknik och kompetensutveckling. Versamhetschefen tog sedan upp frågan om Smardboard i IKT-gruppen för en samsyn inom förvaltningens verksamheter. I IKT-gruppen diskuterades frågan och det visade sig att verksamhetschefer och IKT-utvecklare förskolan, gymnasiet eller vuxenutbildningen inte planerade några satsningar på Smardboard. Pilotprojekt hade dessutom genomförts och dess resultat presenterades. Verksamheteschefen fick på så vis stöd i IKT-gruppen inför beslutet med Smartboard och gick vidare med G Suite och Chromebooks och en 1:1-satsning inom grundskolan istället. Genom en samsyn i IKT-gruppen kan förvaltningen arbeta med gemensamma utvecklingsarbeten, plattformar och teknik. Och samordna utbildning.
 
Ett exempel från Uddevalla kommun var när lärare på en grundskola önskade köpa in och arbeta med Smartboard. IKT-utvecklaren på enheten tog frågan vidare till verksamhetschefen då det innebär en stor investering både i teknik och kompetensutveckling. Versamhetschefen tog sedan upp frågan om Smardboard i IKT-gruppen för en samsyn inom förvaltningens verksamheter. I IKT-gruppen diskuterades frågan och det visade sig att verksamhetschefer och IKT-utvecklare förskolan, gymnasiet eller vuxenutbildningen inte planerade några satsningar på Smardboard. Pilotprojekt hade dessutom genomförts och dess resultat presenterades. Verksamheteschefen fick på så vis stöd i IKT-gruppen inför beslutet med Smartboard och gick vidare med G Suite och Chromebooks och en 1:1-satsning inom grundskolan istället. Genom en samsyn i IKT-gruppen kan förvaltningen arbeta med gemensamma utvecklingsarbeten, plattformar och teknik. Och samordna utbildning.
  
===== '''Rekrytera personal med rätt kompetens och förhållningssätt''' =====
+
===== ''Rekrytera personal med rätt kompetens och förhållningssätt'' =====
 
Rekrytera personal med djup förståelse för digitalisering. Personal med digital kompetens behövs verka i hela organisationen och ha avsatt tid för detta. Personal som arbetar med digitaliseringen behöver verka nära kärnverksamheten. I en skola kan det t.ex. innebära att IKT-utvecklare delar sin tjänst mellan utvecklingsarbete och undervisning. På detta vis kan IKT-utvecklaren fånga upp det utvecklingsarbete personalen genomför på enheten och lyfta detta till en högre nivå. IKT-utvecklare på  enheten fungerar som resurs för kollegor, kompetensutveckling inom pedagogik och IT och arbetar med omvärldsbevakning. Genom att IKT-utvecklaren har undervisning får hen också chans att själv arbeta med testa sina utvecklings-idéer direkt i klassrummet. Men den kanske största fördelen är att IKT-utvecklaren genom att själv arbeta med att planera och genomföra undervisning får ett stort förtroende i kollegiet i utvecklingsfrågor. Om kollegor är tveksamma till ett visst steg i utvecklingen kan IKT-utvecklaren hänvisa till sin undervisning men även till andra lärare deltar i pilotprojekt. IKT-utvecklaren får också mycket bra förståelse för hur nya verktyg verkligen fungerar i en klassrumssituation och vad man behöver tänka på. IKT-utvecklaren bidrar på så vis till ökad digitalisering på enheten och enheten kan fungera som referens när utvecklingsarbeten ska implementeras i hela verksamheten.
 
Rekrytera personal med djup förståelse för digitalisering. Personal med digital kompetens behövs verka i hela organisationen och ha avsatt tid för detta. Personal som arbetar med digitaliseringen behöver verka nära kärnverksamheten. I en skola kan det t.ex. innebära att IKT-utvecklare delar sin tjänst mellan utvecklingsarbete och undervisning. På detta vis kan IKT-utvecklaren fånga upp det utvecklingsarbete personalen genomför på enheten och lyfta detta till en högre nivå. IKT-utvecklare på  enheten fungerar som resurs för kollegor, kompetensutveckling inom pedagogik och IT och arbetar med omvärldsbevakning. Genom att IKT-utvecklaren har undervisning får hen också chans att själv arbeta med testa sina utvecklings-idéer direkt i klassrummet. Men den kanske största fördelen är att IKT-utvecklaren genom att själv arbeta med att planera och genomföra undervisning får ett stort förtroende i kollegiet i utvecklingsfrågor. Om kollegor är tveksamma till ett visst steg i utvecklingen kan IKT-utvecklaren hänvisa till sin undervisning men även till andra lärare deltar i pilotprojekt. IKT-utvecklaren får också mycket bra förståelse för hur nya verktyg verkligen fungerar i en klassrumssituation och vad man behöver tänka på. IKT-utvecklaren bidrar på så vis till ökad digitalisering på enheten och enheten kan fungera som referens när utvecklingsarbeten ska implementeras i hela verksamheten.
  
Rad 77: Rad 77:
 
I Umeå valde man spåret att vid rekrytering av förstelärartjänster att specifikt skapa tjänster som kombinerade en IT-pedagogisk kompetens och ämneskompetens.
 
I Umeå valde man spåret att vid rekrytering av förstelärartjänster att specifikt skapa tjänster som kombinerade en IT-pedagogisk kompetens och ämneskompetens.
  
===== '''IKT-gruppen - en del av ledning och styrning''' =====
+
===== ''IKT-gruppen - en del av ledning och styrning'' =====
 
I en decentraliserad kommun behöver förvaltningens utvecklingsfunktioner knytas samman och samordnas. Det kan ske genom att skapa mötesplatser för utbyte, delaktighet och samsyn. Ett exempel kan vara en IKT-grupp. Gruppen träffas regelbundet och kan bestå av verksamhetsutvecklare,  IKT-utvecklare och verksamhetschefer på förskola, grundskola, gymnasieskola, vuxenutbildning samt representanter från IT-avdelningen.
 
I en decentraliserad kommun behöver förvaltningens utvecklingsfunktioner knytas samman och samordnas. Det kan ske genom att skapa mötesplatser för utbyte, delaktighet och samsyn. Ett exempel kan vara en IKT-grupp. Gruppen träffas regelbundet och kan bestå av verksamhetsutvecklare,  IKT-utvecklare och verksamhetschefer på förskola, grundskola, gymnasieskola, vuxenutbildning samt representanter från IT-avdelningen.
  
Rad 85: Rad 85:
 
Det behöver finnas tillit och ett samarbete mellan kommunens IT-avdelning och skolan, de ska arbeta i harmoni. IT-avdelningen behöver ha en vilja att arbeta med beställaren. Beställaren behöver tillgodose att den har kompetens att arbeta med IT-avdelningen, det gäller identifiera behov och ställa krav från beställarens sida. Beställaren får inte bli en mottagare av IT-avdelningens lösningar utan behöver ställa tydliga krav vilka tjänster IT-avdelningen ska leverera. Det är beställaren som känner sin verksamhet bäst. IT-avdelningen ska samtidigt fungera som sakkunnig åt beställaren. IT-avdelningen behöver ständigt övervaka och bygga ut nätverken i takt med digitaliseringen för att få en fungerande infrastruktur på plats. För molnlösningar är fungerande Wifi och snabb Internet-åtkomst extremt viktigt.
 
Det behöver finnas tillit och ett samarbete mellan kommunens IT-avdelning och skolan, de ska arbeta i harmoni. IT-avdelningen behöver ha en vilja att arbeta med beställaren. Beställaren behöver tillgodose att den har kompetens att arbeta med IT-avdelningen, det gäller identifiera behov och ställa krav från beställarens sida. Beställaren får inte bli en mottagare av IT-avdelningens lösningar utan behöver ställa tydliga krav vilka tjänster IT-avdelningen ska leverera. Det är beställaren som känner sin verksamhet bäst. IT-avdelningen ska samtidigt fungera som sakkunnig åt beställaren. IT-avdelningen behöver ständigt övervaka och bygga ut nätverken i takt med digitaliseringen för att få en fungerande infrastruktur på plats. För molnlösningar är fungerande Wifi och snabb Internet-åtkomst extremt viktigt.
  
=== '''Infrastruktur''' ===
+
=== Infrastruktur ===
 
'''Vilken funktion sköter om finansiering/budget kring infrastrukturen? Hur hänger allt ihop och vem gör prioriteringarna?'''[[Fil:Mittköping.jpg|miniatyr|vänster]]
 
'''Vilken funktion sköter om finansiering/budget kring infrastrukturen? Hur hänger allt ihop och vem gör prioriteringarna?'''[[Fil:Mittköping.jpg|miniatyr|vänster]]
  
Fall/exempel:
+
==== Fall/exempel ====
 
+
Exempel från Umeå kommun- ta fram vilken finansieringsmodell ska råda samt hur ska det strategiska se ut. Det bör finnas en långsiktig investeringsplan utöver fler styrande dokument.
I Umeå kommun valde vi att arbeta utifrån följande:
 
# Ta fram vilken finansieringsmodell ska råda samt hur ska det strategiska se ut. Det bör finnas en långsiktig investeringsplan utöver fler styrande dokument.
 
 
# Kommunen kan behöva en övergripande IT-plan utifrån kommunens IT-strategi.
 
# Kommunen kan behöva en övergripande IT-plan utifrån kommunens IT-strategi.
 
#Central nivå som rektor/verksamhetsnivå kan också behöva en teknikplan som beskriver norm, fördelningar, teknikval och eventuella kommande volymökningar utifrån verksamhetens IT-strategi/Nationella It-strategin.
 
#Central nivå som rektor/verksamhetsnivå kan också behöva en teknikplan som beskriver norm, fördelningar, teknikval och eventuella kommande volymökningar utifrån verksamhetens IT-strategi/Nationella It-strategin.
Rad 109: Rad 107:
 
Säkerställ att kommunen har en fungerande och professionellt styrd systemförvaltning av system och tjänster och att berörd personal har rätt kompetens för uppdraget. Det kan ske antingen inom ramen för den egna verksamheten eller som en köpt tjänst från exempelvis IT-funktionen. I systemförvaltning ingår support och utveckling. Därför bör systemförvaltare ha god verksamhetskännedom om skolans processer snarare än teknisk kompetens. Systemförvaltning är ett brett begrepp och innefattar bland annat förvaltningsstyrning, användarstöd och utbildning, ändringshantering och daglig IT-drift och underhåll. En fungerande systemförvaltning skapar en sammanhållande struktur för den grundläggande organisationen.
 
Säkerställ att kommunen har en fungerande och professionellt styrd systemförvaltning av system och tjänster och att berörd personal har rätt kompetens för uppdraget. Det kan ske antingen inom ramen för den egna verksamheten eller som en köpt tjänst från exempelvis IT-funktionen. I systemförvaltning ingår support och utveckling. Därför bör systemförvaltare ha god verksamhetskännedom om skolans processer snarare än teknisk kompetens. Systemförvaltning är ett brett begrepp och innefattar bland annat förvaltningsstyrning, användarstöd och utbildning, ändringshantering och daglig IT-drift och underhåll. En fungerande systemförvaltning skapar en sammanhållande struktur för den grundläggande organisationen.
  
==== Fall/exempel: ====
+
==== Fall/exempel ====
 +
Systemförvaltning och GDPR i Umeå
  
===== '''Systemförvaltning och GDPR i Umeå''' =====
 
 
I Umeå kommun valde vi att genomgå en systemförvaltarutbildning för att ge medarbetarna en uppfattning om uppdraget. Medarbetarna återfinns under en samlad organisation som heter Kompetenscentrum för digitalt lärande som är en stödjande IT-pedagogisk funktion inom skolan i Umeå.  Själva utbildningen gjordes i samarbete med IT-avdelningen och IT-säkerhetssamordnare. Sedan ingår det även att göra risk- och sårbarhetsanalyser av systemen med jämna mellanrum. Framförallt molntjänsterna är det viktigt att hålla sig uppdaterad kring. [http://www.datainspektionen.se/lagar-och-regler/personuppgiftslagen/molntjanster/ Läs mer om molntjänster och risk-och sårbarhetsanalys på Datainspektionens hemsida.] Likaså att hålla systemförvaltningsplanerna uppdaterade och med en budget för att kunna säkerställa vidareutveckling och prioriteringar.  
 
I Umeå kommun valde vi att genomgå en systemförvaltarutbildning för att ge medarbetarna en uppfattning om uppdraget. Medarbetarna återfinns under en samlad organisation som heter Kompetenscentrum för digitalt lärande som är en stödjande IT-pedagogisk funktion inom skolan i Umeå.  Själva utbildningen gjordes i samarbete med IT-avdelningen och IT-säkerhetssamordnare. Sedan ingår det även att göra risk- och sårbarhetsanalyser av systemen med jämna mellanrum. Framförallt molntjänsterna är det viktigt att hålla sig uppdaterad kring. [http://www.datainspektionen.se/lagar-och-regler/personuppgiftslagen/molntjanster/ Läs mer om molntjänster och risk-och sårbarhetsanalys på Datainspektionens hemsida.] Likaså att hålla systemförvaltningsplanerna uppdaterade och med en budget för att kunna säkerställa vidareutveckling och prioriteringar.  
  
Rad 132: Rad 130:
 
Det får inte finnas några frågetecken hur systemen ska användas och vilket information som ska sparas i vilket system. Tydliga policys kring känslig information hur denna ska hanteras måste finnas. Ta fram informationsmaterial och hänvisa till webbplatser där användare vet hur de får hantera teknik och tjänster inom ramen för riktlinjer och lagrum för kommunens räkning. Se även mer under rubriken "vikten av en professionell systemförvaltning och utveckling av tjänster och system."
 
Det får inte finnas några frågetecken hur systemen ska användas och vilket information som ska sparas i vilket system. Tydliga policys kring känslig information hur denna ska hanteras måste finnas. Ta fram informationsmaterial och hänvisa till webbplatser där användare vet hur de får hantera teknik och tjänster inom ramen för riktlinjer och lagrum för kommunens räkning. Se även mer under rubriken "vikten av en professionell systemförvaltning och utveckling av tjänster och system."
  
=== '''Kompetensutveckling- kunskaper och färdigheter''' ===
+
=== Kompetensutveckling - kunskaper och färdigheter ===
 
'''Ordna ett systematiskt sätt att arbeta med kompetensutveckling inom kommunen.'''
 
'''Ordna ett systematiskt sätt att arbeta med kompetensutveckling inom kommunen.'''
  
Rad 159: Rad 157:
 
Undersök hur en resurs som MediaCenter/Mediatek, samarbete via/med en länsgemensam mediepedagogisk resurs kan stödja digitaliseringen inom kommunen utifrån de strategiska behov och satsningar som finns. Exempel: http://www.mittmediacenter.se/
 
Undersök hur en resurs som MediaCenter/Mediatek, samarbete via/med en länsgemensam mediepedagogisk resurs kan stödja digitaliseringen inom kommunen utifrån de strategiska behov och satsningar som finns. Exempel: http://www.mittmediacenter.se/
  
=== '''Digitalt innehåll''' ===
+
=== Digitalt innehåll ===
 
'''För att digitaliseringen ska blir lyckad behöver man fundera kring nivån och omfattningen av det digitala innehållet. Många tänker sig säkert läroboken i digital form men frågan är bredare än så. Digitala tjänster och innehåll utgör fundamentet som verksamheten ska kunna använda sig av för att öka flexibiliteten och åtkomst i vardagen.'''
 
'''För att digitaliseringen ska blir lyckad behöver man fundera kring nivån och omfattningen av det digitala innehållet. Många tänker sig säkert läroboken i digital form men frågan är bredare än så. Digitala tjänster och innehåll utgör fundamentet som verksamheten ska kunna använda sig av för att öka flexibiliteten och åtkomst i vardagen.'''
  
Rad 171: Rad 169:
 
* Digitalt innehåll avsett för mobilitet (appar, mm)
 
* Digitalt innehåll avsett för mobilitet (appar, mm)
  
=== '''Hur kan man arbeta som förenar alla delarna?''' ===
+
=== Hur kan man arbeta som förenar alla delarna? ===
==== Konsten att genomföra pilotprojekt ====
+
==== Konsten att genomföra [[pilotprojekt]] ====
 
'''Pilotprojekt är en del i att utröna vilka satsningar som man ska gå vidare med i digitaliseringsprocessen. Det hjälper beslutsfattare att ta beslut och att undvika onödiga felsteg och kostnader.'''
 
'''Pilotprojekt är en del i att utröna vilka satsningar som man ska gå vidare med i digitaliseringsprocessen. Det hjälper beslutsfattare att ta beslut och att undvika onödiga felsteg och kostnader.'''
  
 
Pilotprojekt som metod kan ge underlag för att få alla ovanstående faktorer på plats. Ett pilotprojekt är viktigt för att initiera utvecklingen. Pilotprojekt ger beslutsunderlag för verksamhetschefer och är en del i hur man får styrning och ledning att fungera. Pilotprojekt ger IT-avdelningen möjlighet att testa infrastrukturen. Frågeställningar som besvaras är t.ex. behöver nät byggas ut och är befintliga system kompatibla? Hur skapas konton och hur sker synkronisering till AD eller liknande. Pilotprojektet ger viktig information kring vilken kompetensutveckling som användarna behöver i det nya systemet. Vilka svårigheter framkom och vad upplevde de deltagande användarna som särskild problematiskt? Slutligen är syftet med pilotprojektet att säkerställa att det digitala innehållet motsvarar de krav som ställs. Kan systemet användas på det vis som leverantören säger och som verksamheten kräver.
 
Pilotprojekt som metod kan ge underlag för att få alla ovanstående faktorer på plats. Ett pilotprojekt är viktigt för att initiera utvecklingen. Pilotprojekt ger beslutsunderlag för verksamhetschefer och är en del i hur man får styrning och ledning att fungera. Pilotprojekt ger IT-avdelningen möjlighet att testa infrastrukturen. Frågeställningar som besvaras är t.ex. behöver nät byggas ut och är befintliga system kompatibla? Hur skapas konton och hur sker synkronisering till AD eller liknande. Pilotprojektet ger viktig information kring vilken kompetensutveckling som användarna behöver i det nya systemet. Vilka svårigheter framkom och vad upplevde de deltagande användarna som särskild problematiskt? Slutligen är syftet med pilotprojektet att säkerställa att det digitala innehållet motsvarar de krav som ställs. Kan systemet användas på det vis som leverantören säger och som verksamheten kräver.
  
===== '''Fall/exempel på pilotprojekt''' =====
+
==== Fall/exempel  ====
 +
 
 +
===== ''Genomföra pilotprojekt'' =====
 
I Uddevalla kommun valde vi att införa G Suite och Chromebook inom Barn- och utbildningsförvaltningen. Vid tidpunkten för projektet körde skolorna en blandning av PC/Mac/iPad. På grundskolan var det vid tillfället låg täthet med digital utrustning och endast en av 21 skolor hade 1:1. På gymnasieskolan körde man 1:1 sedan några år. IT-avdelningen saknade före piloten helt erfarenhet att arbeta med Googles tjänster.  
 
I Uddevalla kommun valde vi att införa G Suite och Chromebook inom Barn- och utbildningsförvaltningen. Vid tidpunkten för projektet körde skolorna en blandning av PC/Mac/iPad. På grundskolan var det vid tillfället låg täthet med digital utrustning och endast en av 21 skolor hade 1:1. På gymnasieskolan körde man 1:1 sedan några år. IT-avdelningen saknade före piloten helt erfarenhet att arbeta med Googles tjänster.  
 
[[Fil:Projekt G Suite.png|miniatyr|500x500px|Projekt G Suite och Chromebook i Uddevalla kommun]]
 
[[Fil:Projekt G Suite.png|miniatyr|500x500px|Projekt G Suite och Chromebook i Uddevalla kommun]]
Rad 184: Rad 184:
 
IKT-utvecklare lyfte idén med G Suite och Chromebook i IKT-gruppen och fick stöd av verksamhetschefer och IT-chef att gå vidare med en pilotstudie. I första piloten som genomfördes våren 2014 deltog 110 elever och 20 lärare på grundskola och gymnasie. Runt 120 Chromebooks köptes in. IT-avdelningen avsatte personal att arbeta med piloten. En G Suite-domän för försöket sattes upp med manuell kontohantering och IT-avdelningen genomförde nödvändig konfiguration. Piloten sträckte sig över 4 månader och utvärderades genom en enkätundersökning. Resultatet av piloten presenterades i IKT-gruppen. Verksamhetschefen för grundskola fick underlag för att gå vidare till nämnden och söka om finansiering av 1:1 på grundskola med hjälpa av Chromebooks. Gymnasieskolan fick underlag att se över sina inköp och val av digitalt innehåll. Piloten gav och svar på vilka svårigheter lärare och elever upplevde och hur kompetensutvecklingsbehovet såg ut. I samband med pilotens slutsatser tillsatte förvaltningschefen en juridisk utredning av G Suite.
 
IKT-utvecklare lyfte idén med G Suite och Chromebook i IKT-gruppen och fick stöd av verksamhetschefer och IT-chef att gå vidare med en pilotstudie. I första piloten som genomfördes våren 2014 deltog 110 elever och 20 lärare på grundskola och gymnasie. Runt 120 Chromebooks köptes in. IT-avdelningen avsatte personal att arbeta med piloten. En G Suite-domän för försöket sattes upp med manuell kontohantering och IT-avdelningen genomförde nödvändig konfiguration. Piloten sträckte sig över 4 månader och utvärderades genom en enkätundersökning. Resultatet av piloten presenterades i IKT-gruppen. Verksamhetschefen för grundskola fick underlag för att gå vidare till nämnden och söka om finansiering av 1:1 på grundskola med hjälpa av Chromebooks. Gymnasieskolan fick underlag att se över sina inköp och val av digitalt innehåll. Piloten gav och svar på vilka svårigheter lärare och elever upplevde och hur kompetensutvecklingsbehovet såg ut. I samband med pilotens slutsatser tillsatte förvaltningschefen en juridisk utredning av G Suite.
  
Hösten 2014 utvidgades piloten. IT-avdelningen hade nu satt upp en ny G Suite-domän och implementerade Googles [https://support.google.com/a/answer/106368?hl=sv GADS]-script för synkronisering mellan AD och G Suite-domänen. Den gamla G Suite-miljön behölls dock för labb och test av ny funktionalitet. Skolan beställde ytterligare 500 Chromebooks i den utvidgade piloten som delades ut vid terminsstart. På gymnasiet fick alla elever på program som tidigare haft iPad Chromebooks. På grundskolan bytte man ut alla elev-PC mot Chromebooks. Den utvidgade pilotstudien gav erfarenhet hur G Suite och Chromebooks fungerar i lite större skala. Teknikerna på IT-avdelningen fick möjlighet att köra scripten för synkronisering i skarpt läge och göra nödvändiga justeringar.  Inställningar för domänen, enheterna och användarkontona reviderades. På Gymnasiet och grundskola togs riktlinjer fram för hur G Suite ska användas tillsammans med våra andra system, tex lärplattform. Under piloten skedde också erfarenhetsutbyte med andra skolor som infört G Suite och Chromebooks. [http://www.uddevalla.se/utbildning-och-barnomsorg/it-i-skolan.html Informationsmaterial] för användarna togs också fram. Den utvidgade piloten gjorde att vi valde att gå vidare med Chromebook och G Suite. Hösten 2015 köpte skolan in 2500 Chromebooks samtidigt som vi gav samtlig personal och elever inom grund- och gymnasiekonton G Suite-konton, ca 16 000 konton skapades. Stora fortbildningsinsatser både med externa och interna utbildare genomfördes under läsåret 15/16.  
+
Hösten 2014 utvidgades piloten. IT-avdelningen implementerade Googles [https://support.google.com/a/answer/106368?hl=sv GADS]-script för synkronisering mellan AD i den befintliga test-domänen. Skolan beställde ytterligare 500 Chromebooks i den utvidgade piloten som delades ut vid terminsstart. På gymnasiet fick alla elever på program som tidigare haft iPad Chromebooks. På grundskolan bytte man ut alla elev-PC mot Chromebooks. Den utvidgade pilotstudien gav erfarenhet hur G Suite och Chromebooks fungerar i lite större skala. Teknikerna på IT-avdelningen fick möjlighet att köra scripten för synkronisering i skarpt läge och göra nödvändiga justeringar.  Inställningar för domänen, enheterna och användarkontona reviderades. På Gymnasiet och grundskola togs riktlinjer fram för hur G Suite ska användas tillsammans med våra andra system, tex lärplattform. Under piloten skedde också erfarenhetsutbyte med andra skolor som infört G Suite och Chromebooks. [http://www.uddevalla.se/utbildning-och-barnomsorg/it-i-skolan.html Informationsmaterial] för användarna togs också fram. Den utvidgade piloten gjorde att vi valde att gå vidare med Chromebook och G Suite. En ny G Suite-domän satts upp men den gamla G Suite-miljön behölls för labb och test av ny funktionalitet. Hösten 2015 köpte skolan in 2500 Chromebooks samtidigt som vi gav samtlig personal och elever inom grund- och gymnasiekonton G Suite-konton, ca 16 000 konton skapades. Stora fortbildningsinsatser både med externa och interna utbildare genomfördes under läsåret 15/16.  
  
 
{{stub}}
 
{{stub}}
 
[[Kategori:Arbetsområde]]
 
[[Kategori:Arbetsområde]]

Nuvarande version från 20 september 2017 kl. 11.06

Innehåll

Inledning

Grundläggande organisation.jpg

Byggandet av organisationen beror på vad Mittköping har för minsta gemensamma nämnare för det systematiska arbetet. Nivån på det systematiska kvalitetsarbetet utgör en byggsten för vilken nivå och omfattning på organisationen och hur uppföljning kommer se ut. Om man diskuterar och reflekterar kring grundfrågorna skapas förhoppningsvis en förståelse i ett tidigt skede vilka förutsättningar som måste organiseras för att uppnå syftet med digitaliseringen.

Grundfråga att börja med:

  • Vad menar man med organisation?
  • Vad är det som ska organiseras? Är det verksamheten? Är det förutsättningar eller teknik/tjänster?

Modellen "Fyra i balans" kan vara ett ramverk att utgå ifrån

Digitaliseringen av Mittköping kräver en fungerande grundläggande organisation. Den grundläggande organisationen kan delas upp i delarna ledning och styrning, infrastruktur, kompetensutveckling och digitalt innehåll enligt modell från Jan Hylén. Modellen är ursprungligen från Holland och det är Jan Hylen fristående analytiker och utredare, som lyft fram modellen i Sverige. Utgångspunkten är att det skapas gynnsamma förutsättningar kring digitalisering i skolan och lärande om man uppnår balans inom fyra områden. Alla områden behöver arbetas med parallellt för optimalt resultat.

Områdena är:

  1. Ledning och styrning - Pedagogisk vision och ledarskap
  2. Infrastruktur
  3. Kompetensutveckling - Kunskaper och färdigheter
  4. Digitalt innehåll

Fall/exempel:

I Umeå kommun valde vi att ha modellen som utgångspunkt i vårt arbete, för att hålla lite koll på ifall det var något ben som vi inte riktigt hade med i tänket och helheten.

Vi kommunicerade även ut metoden till våra ledare på exempelvis ledarkonferenser med tema Digitalisering. Modellen gör det även lätt att prata kring företeelser med alla inblandade parter som ingår, framförallt om det är är något ben som haltar.

Organisera omvärldsbevakning och paketering av budskap är ett absolut måste

Börja alltid med en omvärldsbevakning och utgå från att ju mer olika roller/funktioner som deltar, desto bredare perspektiv får kommunen som ger förståelse för komplexiteten när en grundläggande organisation ska sättas på plats och leva över tid. Sluta aldrig heller med att omvärldsbevaka, det ingår i varje medarbetar att att "kika runt hörnet" och hålla sig á jour med kommande förändringar i styrande dokument, lagar/förordningar samt teknikutvecklingen, mm.

Omvärldsbevakning utanför kommunen

Eftersom digitaliseringen går i en rasande fart och hastigheten inte lär minska kan en bra start vara att göra en omvärldsbevakning utifrån de fyra områdena Fyra i balans. Ta reda på ert nuläge, var ni står.

Omvärldsbevakning inom kommunen

Ta reda på hur verksamheten redan arbetar så ni får ett utgångsläge att utgå ifrån. Gissa inte eller gör antaganden. Ett sätt kan vara att göra LIKA- ett analysverktyg som SKL tagit fram. Eller att använda sig av Innovationsguiden från SKL. Läs mer på SKL:s hemsida eller besök webbplatsen för innovationsdriven utveckling. Ju mer som går att ringa in, desto mer detaljerat kan kommunen sedan arbeta för att metodiskt förverkliga de utmaningar man identifierat.

Paketera och gör kommunens digitalisering begriplig för omvärlden

Det ska gå att förklara digitaliseringen på ett begripligt sätt för omvärlden. Tag hjälp av kommunikatörer som får organisera sig för uppdraget att informera och stödja verksamheten i processen.

  • Politisk nivå
  • Verksamhetsnivå
  • Ledningsnivå
  • Pedagog/lärarnivå
  • Elevnivå
  • Vårdnadshavare
  • Övriga medborgare

Fall/exempel

Omvärldsbevakning

I Umeå kommun valde vi att satsa stort på omvärldsbevakning. Under årens lopp gjorde vi omvärldsbevakning från dag 1 tillsammans med vår IT-avdelning. Förvaltningsledning, politiker, utvecklingsavdelningschef, It-chef, IT-strateg, utvecklingsledare, elevhälsa, bibliotekarier, lärare, mfl har besökt mässor tillsammans som BETT i London, Framtidens lärande eller SETT-mässan i Sverige. Det har skapat samsyn om verksamhetens kommande och pågående resa samt vid prioriteringar av kommunens resurser för att bedriva utveckling. Vid frågor kunde exempelvis ordförande i gymnasie-och vuxenutbildningsnämnden förklara för omgivningen varför satsningen gjordes.

Exempel på paketering av budskap till målgrupper
Tips dator 2 umeåkommun.jpg
Gymnasie- och vuxenutbildningen var först ut att påbörja sin digitalisering med 1-1 satsning inom gymnasieskolan redan 2006-2010. Det fanns ett behov av information och att kunna förklara satsningen för intresserade. Då vi kommit en bit på väg valde vi att sätta ihop en kokbok som lättsamt lyfte fram lärare, IT-tekniker, politiker, Learning Lab (numera Kompetenscentrum för digitalt lärande), Skolbibliotek och MediaCenter, mfl. Råd och pedagogiska tips varvades med matnyttiga recept. Kokboken finner du här.

Även eleverna fick en rad filmer som istället för förmaningar gjordes med glimten i ögat av våra dåvarande ungdomsombud. En film finns här.

Ledning och styrning - pedagogisk vision och ledarskap

Ta reda på om kommunen mestadels är centralt organiserad eller decentraliserad eller en kombination av båda. Det bör vara klarlagt hur Stabsfunktion/centralt kontor kontra Rektor/verksamhetsnivå samverkar med varandra.

Vad säger forskning och erfarenhet är det bättre sättet att organisera en kommun? Det påverkar hur Mittköping väljer att organiserar sig och hur Mittköping kommer att samarbeta kring frågorna för skolans digitalisering. Det kan uppstå två eller fler modeller utifrån hur kommunen ser ut och väljer att strategiskt organisera sig.

Det får aldrig uppstå en situation där olika funktioner/roller “rundar rektor”  eller att det skapas informella ledare och eldsjälar i form IT-pedagoger eller förstelärare, eller IT-funktion utan tydliga direktiv eller förutsättningar. Rektor måste kunna ta beslut och veta mandat för sin verksamhets digitalisering. De behöver inte vara experter men ha klara ramar för hur det är organiserat och vilka strukturer de verkar i. Uppföljning är ett måste för att kunna ta reda på hur likvärdigheten ser ut oavsett vilket spår man väljer. Riktlinjer och policys bör finnas och likaså tydlig information vilka nämnds- och förvaltningsbeslut som finns.

Bestäm om resurserna ligga centralt eller ska resurserna fördelas långt ut i verksamheten. Det här är de erfarenheter som gruppen sett är viktigt att ha i fokus:

  • Bryggor måste finnas så att det inte glappar i infrastruktur, It-tjänster eller uppföljning.
  • Rektor ska kunna förvänta sig att det finns stöd vid behov och efter bästa förmåga från kommunens sida. Att man kan jobba tillsammans verksamhet och centralt kring både strategiska frågor och operativa frågor. Dock måste alltid ledning och styrning/förändringsledning för verksamheten ligger hos rektor. Rektor kan behöva stöd i förändringsledningen så att personen i fråga kan komma framåt i HUR.
  • Avsatta resurser för IKT-utveckling behöver finnas och finansieras antingen på central nivå, på förvaltningen, eller ute i verksamheterna. Helst både och är önskvärt. Exempel på hur en funktion som IT-pedagog kan se ut: https://prezi.com/bvnecdopv6d4/hur-kanner-man-igen-en-it-pedagog/

Börja med en samsyn kring ledning och styrning

En samsyn kring digitaliseringens betydelse i hela styrkedjan är viktig. Man kommer inte undan att det behövs politiska beslut för att möjliggöra en digitalisering av skolan.

Fall/Exempel

Smartboard i Uddevalla kommun

Ett exempel från Uddevalla kommun var när lärare på en grundskola önskade köpa in och arbeta med Smartboard. IKT-utvecklaren på enheten tog frågan vidare till verksamhetschefen då det innebär en stor investering både i teknik och kompetensutveckling. Versamhetschefen tog sedan upp frågan om Smardboard i IKT-gruppen för en samsyn inom förvaltningens verksamheter. I IKT-gruppen diskuterades frågan och det visade sig att verksamhetschefer och IKT-utvecklare förskolan, gymnasiet eller vuxenutbildningen inte planerade några satsningar på Smardboard. Pilotprojekt hade dessutom genomförts och dess resultat presenterades. Verksamheteschefen fick på så vis stöd i IKT-gruppen inför beslutet med Smartboard och gick vidare med G Suite och Chromebooks och en 1:1-satsning inom grundskolan istället. Genom en samsyn i IKT-gruppen kan förvaltningen arbeta med gemensamma utvecklingsarbeten, plattformar och teknik. Och samordna utbildning.

Rekrytera personal med rätt kompetens och förhållningssätt

Rekrytera personal med djup förståelse för digitalisering. Personal med digital kompetens behövs verka i hela organisationen och ha avsatt tid för detta. Personal som arbetar med digitaliseringen behöver verka nära kärnverksamheten. I en skola kan det t.ex. innebära att IKT-utvecklare delar sin tjänst mellan utvecklingsarbete och undervisning. På detta vis kan IKT-utvecklaren fånga upp det utvecklingsarbete personalen genomför på enheten och lyfta detta till en högre nivå. IKT-utvecklare på enheten fungerar som resurs för kollegor, kompetensutveckling inom pedagogik och IT och arbetar med omvärldsbevakning. Genom att IKT-utvecklaren har undervisning får hen också chans att själv arbeta med testa sina utvecklings-idéer direkt i klassrummet. Men den kanske största fördelen är att IKT-utvecklaren genom att själv arbeta med att planera och genomföra undervisning får ett stort förtroende i kollegiet i utvecklingsfrågor. Om kollegor är tveksamma till ett visst steg i utvecklingen kan IKT-utvecklaren hänvisa till sin undervisning men även till andra lärare deltar i pilotprojekt. IKT-utvecklaren får också mycket bra förståelse för hur nya verktyg verkligen fungerar i en klassrumssituation och vad man behöver tänka på. IKT-utvecklaren bidrar på så vis till ökad digitalisering på enheten och enheten kan fungera som referens när utvecklingsarbeten ska implementeras i hela verksamheten.

Fall/exempel

I Umeå valde man spåret att vid rekrytering av förstelärartjänster att specifikt skapa tjänster som kombinerade en IT-pedagogisk kompetens och ämneskompetens.

IKT-gruppen - en del av ledning och styrning

I en decentraliserad kommun behöver förvaltningens utvecklingsfunktioner knytas samman och samordnas. Det kan ske genom att skapa mötesplatser för utbyte, delaktighet och samsyn. Ett exempel kan vara en IKT-grupp. Gruppen träffas regelbundet och kan bestå av verksamhetsutvecklare,  IKT-utvecklare och verksamhetschefer på förskola, grundskola, gymnasieskola, vuxenutbildning samt representanter från IT-avdelningen.

I en IKT-grupp för samverkan inom förvaltningen lyfter utvecklingsfrågor och arbetar aktivt med IT-avdelningen. IKT-gruppen driver utvecklingen framåt, lyssnar av verksamheten, omvärldsbevakar samt utvecklar befintliga system. IKT-gruppen leds av en utvecklingsledare på förvaltningen men i övrigt består gruppen främst av verksamhetsnära IKT-utvecklare. Gruppens IKT-utvecklare arbetar nära verksamhetens chefer och fungerar som sakkunniga i deras beslutsfattande. I en decentraliserad organisation behöver ledningen vara lyhörd för de krafter som driver utvecklingsfrågor ute i verksamheten. Här är det viktigt att de utvecklingsfrågor som kommer från personalen och lyfts uppåt och prioriteras. Verksamhetschefer deltar i IKT-gruppen och söker även stöd och samsyn hos IKT-gruppen i strategiska beslut. IKT-gruppen behöver ett tydligt mandat för sitt arbete men det är viktigt att chefen/ledaren styr hur arbetet ska prioriteras.

Tillit och samarbete mellan IT-avdelning och verksamhet

Det behöver finnas tillit och ett samarbete mellan kommunens IT-avdelning och skolan, de ska arbeta i harmoni. IT-avdelningen behöver ha en vilja att arbeta med beställaren. Beställaren behöver tillgodose att den har kompetens att arbeta med IT-avdelningen, det gäller identifiera behov och ställa krav från beställarens sida. Beställaren får inte bli en mottagare av IT-avdelningens lösningar utan behöver ställa tydliga krav vilka tjänster IT-avdelningen ska leverera. Det är beställaren som känner sin verksamhet bäst. IT-avdelningen ska samtidigt fungera som sakkunnig åt beställaren. IT-avdelningen behöver ständigt övervaka och bygga ut nätverken i takt med digitaliseringen för att få en fungerande infrastruktur på plats. För molnlösningar är fungerande Wifi och snabb Internet-åtkomst extremt viktigt.

Infrastruktur

Vilken funktion sköter om finansiering/budget kring infrastrukturen? Hur hänger allt ihop och vem gör prioriteringarna?
Mittköping.jpg

Fall/exempel

Exempel från Umeå kommun- ta fram vilken finansieringsmodell ska råda samt hur ska det strategiska se ut. Det bör finnas en långsiktig investeringsplan utöver fler styrande dokument.

  1. Kommunen kan behöva en övergripande IT-plan utifrån kommunens IT-strategi.
  2. Central nivå som rektor/verksamhetsnivå kan också behöva en teknikplan som beskriver norm, fördelningar, teknikval och eventuella kommande volymökningar utifrån verksamhetens IT-strategi/Nationella It-strategin.
  3. Återvinning/Hållbarhet- Kretsloppstänkande där gamla enheter repareras, återanvänds eller återvinns.
  4. Tips på hur planer och dokumentation rörande digitalisering kan hänga ihop: https://docs.google.com/presentation/d/1ifzz00KfwQBKodrsEiL_OomPHhZNTgKg9mS0guGlX5s/edit?usp=sharing

Smidig infrastruktur

Ordna fram fungerande och framförallt snabba trådlösa nätverk. Fundera över ifall nätet ska vara öppet eller inte för trafik på användarnas egna enheter eller endast tillåta enheter som kommunen tillhandahåller.

Exempel på tekniktillgång
  • Projektorer/interaktiva tavlor i klassrum - ljud i klassrum
  • 1:1 förhållande pedagoger i skolan (fog och gy)
  • 1:1 förhållande åk 7-9
  • 1:1 förhållande i gymnasieskolorna

Vikten av en professionell systemförvaltning och utveckling av tjänster och system

Säkerställ att kommunen har en fungerande och professionellt styrd systemförvaltning av system och tjänster och att berörd personal har rätt kompetens för uppdraget. Det kan ske antingen inom ramen för den egna verksamheten eller som en köpt tjänst från exempelvis IT-funktionen. I systemförvaltning ingår support och utveckling. Därför bör systemförvaltare ha god verksamhetskännedom om skolans processer snarare än teknisk kompetens. Systemförvaltning är ett brett begrepp och innefattar bland annat förvaltningsstyrning, användarstöd och utbildning, ändringshantering och daglig IT-drift och underhåll. En fungerande systemförvaltning skapar en sammanhållande struktur för den grundläggande organisationen.

Fall/exempel

Systemförvaltning och GDPR i Umeå

I Umeå kommun valde vi att genomgå en systemförvaltarutbildning för att ge medarbetarna en uppfattning om uppdraget. Medarbetarna återfinns under en samlad organisation som heter Kompetenscentrum för digitalt lärande som är en stödjande IT-pedagogisk funktion inom skolan i Umeå. Själva utbildningen gjordes i samarbete med IT-avdelningen och IT-säkerhetssamordnare. Sedan ingår det även att göra risk- och sårbarhetsanalyser av systemen med jämna mellanrum. Framförallt molntjänsterna är det viktigt att hålla sig uppdaterad kring. Läs mer om molntjänster och risk-och sårbarhetsanalys på Datainspektionens hemsida. Likaså att hålla systemförvaltningsplanerna uppdaterade och med en budget för att kunna säkerställa vidareutveckling och prioriteringar.

Säkerställ också att personalen har fungerande och uppdaterade riktlinjer kring användningen. En viktig komponent är GDPR- den nya dataskyddslagen som ställer höga krav på kommunens hantering av personuppgifter från den 25 maj 2018 då lagen träder i kraft. Läs mer om GDPR på Datainspektionens hemsida. I Umeå valde vi att göra en samlad informationsplats till användarna för molntjänsten G suite. Det underlättar att ha kontroll på den information som gått ut i verksamheten och kunna uppdatera informationen. Samt att kunna länka dit vid frågor eller för stöd vilket skapar hjälp- till självhjälp för användarna att göra rätt. Det bör också finnas kontaktpersoner vid minsta tveksamheter, t ex en IT-pedagog eller systemförvaltare.

Tekniska lösningar som hanterar inloggning

Ta fram integrationer från metakatalog till de olika systemen skolan nyttjar samt gör inloggningarna automatiserade, SSO-lösningar till system, tjänster och lärresurser. Det

En utsedd kontaktkedja gentemot IT- avdelning

IT-avdelningen behöver ha en utsedd kontaktperson att ta emot skolans strategiska behov.

Följande behöver man förhålla sig till:

  • Ta fram ett underlag och serviceavtal för support och drift.
  • Ta med IT-funktionen i arbetet med omvärldsbevakning
  • Ta med IT-funktionen vid kommande upphandlingar
  • Utvärdera tillsammans med IT-funktionen om någon justering behöver göras kring teknik och tjänster för att verksamheten ska flyta bättre

Information om riktlinjer och policys

Någon inom kommunen måste hantera denna fråga för att hjälpa verksamheten att göra rätt.

Det får inte finnas några frågetecken hur systemen ska användas och vilket information som ska sparas i vilket system. Tydliga policys kring känslig information hur denna ska hanteras måste finnas. Ta fram informationsmaterial och hänvisa till webbplatser där användare vet hur de får hantera teknik och tjänster inom ramen för riktlinjer och lagrum för kommunens räkning. Se även mer under rubriken "vikten av en professionell systemförvaltning och utveckling av tjänster och system."

Kompetensutveckling - kunskaper och färdigheter

Ordna ett systematiskt sätt att arbeta med kompetensutveckling inom kommunen.

Centrala enheter

Centralt uppbyggda enheter som Skoldatatek, Resurscentrum, Pedagogisk inspiration, Kompetenscentrum för digitalt lärande (f.d Learning Lab) kan fungera som en brygga mellan ledningen, verksamhet och IT-funktionen. Funktionen ger även stöd till användarna hur processer kan utvecklas, hur systemen kan användas eller hur informationen ska lagras beroende på process. En central enhet ansvarar alltså för att stödja verksamheten genom utveckling, utbildning och förvaltning av skolans system och administrativa verktyg. Även en central IT-avdelning ska fungera som stödfunktion kring tekniska spörsmål för skolan samt erbjuda fjärrsupport. Dock måste man säkerställa ifall supporten kräver specifik verksamhetskännedom om skolans processer för att kunna fullgöra sitt uppdrag.

Mötesplatser för nätverkande och kollegialt lärande

Gemensamma system i förvaltningen t.ex. G-Suite eller liknande  leder till utökat samarbete och utveckling mellan skolformerna, förskola, grundskola, gymnasiet och vuxenutbildningen. Det är även önskvärt med nätverk som knyter ihop mellan skolformerna för att undvika stuprörsmentalitet utan istället främja inspiration och samordningsvinster.

  • Digitaliseringsråd eller liknande är önskvärt
  • IT-pedagogiska nätverk för IT-pedagoger och förstelärare/elevhälsa
  • IT-råd för teknik och tjänster för IT-ansvariga eller motsvarande
  • Mötesplatser för att lära av varandra, inspiration och ökat användande genom “spill-over-effects” där kollegiala lärandet lyfts fram. I Mittköping genomförs regelbundna mötesplatser där personal från förskola, grundskola, gymnasieskola och vuxenutbildning träffas för kollegialt lärande inom pedagogik och IKT. Vid dessa tillfällen delar personal ur vår egen verksamhet med sig av sitt arbete med IKT. Genom att använda kompetenser från den egna verksamheter erbjuds personalen lokalt förankrad kompetensutveckling.

Kritiska vänner

Fånga upp kommunens kritiska vänner och tratta ned de behov som de uttrycker i rätt tratt för vidare hantering.  Ta också med de kritiska vännerna i förvaltningens nätverk och omvärldsbevaka och ha en kontinuerlig dialog.

Styr- och nätverksgrupper

Förvaltningsgrupper för verksamhetsgemensamma system kan vara ett sätt att jobba framåt i gemensamma frågor, exempelvis inom de olika skolformerna.

Externa mötesplatser

Hitta sina likasinnade vänner i Sverige eller internationellt är ett smidigt sätt att att sprida erfarenheter och dela kunskap.

Övriga stödfunktioner

Undersök hur en resurs som MediaCenter/Mediatek, samarbete via/med en länsgemensam mediepedagogisk resurs kan stödja digitaliseringen inom kommunen utifrån de strategiska behov och satsningar som finns. Exempel: http://www.mittmediacenter.se/

Digitalt innehåll

För att digitaliseringen ska blir lyckad behöver man fundera kring nivån och omfattningen av det digitala innehållet. Många tänker sig säkert läroboken i digital form men frågan är bredare än så. Digitala tjänster och innehåll utgör fundamentet som verksamheten ska kunna använda sig av för att öka flexibiliteten och åtkomst i vardagen.

Exempel på digitalt innehåll:

  • Verksamhetssystem och tjänster
  • Samarbetsverktyg/molntjänster (G Suite, Office 365, mfl)
  • Administrativa plattformar kring kommunikation / elev pedagog
  • System för myndighetsutövning (frånvaro, mm)
  • Tjänster för lärande och utveckling, läromedel, alternativa verktyg
  • En smidig lösning för åtkomst och inloggning (t ex Skolfederation eller en leverantör som Skolon)
  • Digitalt innehåll avsett för mobilitet (appar, mm)

Hur kan man arbeta som förenar alla delarna?

Konsten att genomföra pilotprojekt

Pilotprojekt är en del i att utröna vilka satsningar som man ska gå vidare med i digitaliseringsprocessen. Det hjälper beslutsfattare att ta beslut och att undvika onödiga felsteg och kostnader.

Pilotprojekt som metod kan ge underlag för att få alla ovanstående faktorer på plats. Ett pilotprojekt är viktigt för att initiera utvecklingen. Pilotprojekt ger beslutsunderlag för verksamhetschefer och är en del i hur man får styrning och ledning att fungera. Pilotprojekt ger IT-avdelningen möjlighet att testa infrastrukturen. Frågeställningar som besvaras är t.ex. behöver nät byggas ut och är befintliga system kompatibla? Hur skapas konton och hur sker synkronisering till AD eller liknande. Pilotprojektet ger viktig information kring vilken kompetensutveckling som användarna behöver i det nya systemet. Vilka svårigheter framkom och vad upplevde de deltagande användarna som särskild problematiskt? Slutligen är syftet med pilotprojektet att säkerställa att det digitala innehållet motsvarar de krav som ställs. Kan systemet användas på det vis som leverantören säger och som verksamheten kräver.

Fall/exempel

Genomföra pilotprojekt

I Uddevalla kommun valde vi att införa G Suite och Chromebook inom Barn- och utbildningsförvaltningen. Vid tidpunkten för projektet körde skolorna en blandning av PC/Mac/iPad. På grundskolan var det vid tillfället låg täthet med digital utrustning och endast en av 21 skolor hade 1:1. På gymnasieskolan körde man 1:1 sedan några år. IT-avdelningen saknade före piloten helt erfarenhet att arbeta med Googles tjänster.

Projekt G Suite och Chromebook i Uddevalla kommun

Projektet startade hösten 2013 då IKT-utvecklare inom grundskola och gymnasieskola identifierat ett intresse från pedagoger att arbeta med Googles verktyg. Grundskolan såg också stora möjligheter att förtäta den digitala utrustningen på inom skolan med Chromebooks. Gymnasieskolan såg vinster att gå över från en dyr och krånglig maskinpark till ett mer ändamålsenligt digitalt verktyg för eleverna.

IKT-utvecklare lyfte idén med G Suite och Chromebook i IKT-gruppen och fick stöd av verksamhetschefer och IT-chef att gå vidare med en pilotstudie. I första piloten som genomfördes våren 2014 deltog 110 elever och 20 lärare på grundskola och gymnasie. Runt 120 Chromebooks köptes in. IT-avdelningen avsatte personal att arbeta med piloten. En G Suite-domän för försöket sattes upp med manuell kontohantering och IT-avdelningen genomförde nödvändig konfiguration. Piloten sträckte sig över 4 månader och utvärderades genom en enkätundersökning. Resultatet av piloten presenterades i IKT-gruppen. Verksamhetschefen för grundskola fick underlag för att gå vidare till nämnden och söka om finansiering av 1:1 på grundskola med hjälpa av Chromebooks. Gymnasieskolan fick underlag att se över sina inköp och val av digitalt innehåll. Piloten gav och svar på vilka svårigheter lärare och elever upplevde och hur kompetensutvecklingsbehovet såg ut. I samband med pilotens slutsatser tillsatte förvaltningschefen en juridisk utredning av G Suite.

Hösten 2014 utvidgades piloten. IT-avdelningen implementerade Googles GADS-script för synkronisering mellan AD i den befintliga test-domänen. Skolan beställde ytterligare 500 Chromebooks i den utvidgade piloten som delades ut vid terminsstart. På gymnasiet fick alla elever på program som tidigare haft iPad Chromebooks. På grundskolan bytte man ut alla elev-PC mot Chromebooks. Den utvidgade pilotstudien gav erfarenhet hur G Suite och Chromebooks fungerar i lite större skala. Teknikerna på IT-avdelningen fick möjlighet att köra scripten för synkronisering i skarpt läge och göra nödvändiga justeringar. Inställningar för domänen, enheterna och användarkontona reviderades. På Gymnasiet och grundskola togs riktlinjer fram för hur G Suite ska användas tillsammans med våra andra system, tex lärplattform. Under piloten skedde också erfarenhetsutbyte med andra skolor som infört G Suite och Chromebooks. Informationsmaterial för användarna togs också fram. Den utvidgade piloten gjorde att vi valde att gå vidare med Chromebook och G Suite. En ny G Suite-domän satts upp men den gamla G Suite-miljön behölls för labb och test av ny funktionalitet. Hösten 2015 köpte skolan in 2500 Chromebooks samtidigt som vi gav samtlig personal och elever inom grund- och gymnasiekonton G Suite-konton, ca 16 000 konton skapades. Stora fortbildningsinsatser både med externa och interna utbildare genomfördes under läsåret 15/16.