Arbetsmetoder och modeller - processorienterat arbetssätt

Från Mittköping
Version från den 8 maj 2017 kl. 10.05 av Majo (Diskussion | bidrag) (Länk till hörnstensmodellen som används i Skellefteå)
Hoppa till:navigering, sök

Före innehållsförteckningen?

tre pilar

Varför processorienterat?

Viktigt att ha en övergripande framtagen process-utvecklingsmetod för att kvalitetssäkra process utvecklingsarbetet i kommunen. Den ska innehålla processarkitektur, övergripande vyn av samtliga processer och dess inbördes förhållande till varandra. Process-arkitekturen synliggör samband och skapar överblick över processerna. Det är en styrka att jobba med processkartläggning men det bygger på att det finns fastställda rutiner, mallar, styrande dokument för hur processerna ska publiceras, hanteras.  Inför arbetet med att kartlägga processer ska det finnas utsedd beställare=processägare. Efter att arbetet är klart ska överlämning ske från processutvecklare till utsedd ansvarig processledare för förvaltning och optimering av processen. Viktigt att det finns en sådan utsedd för att processen ska upprätthållas, optimeras och att dokument/rutiner kopplade till aktiviteter i processen är uppdaterade.

Vad är en process?

En process är ett återkommande arbetssätt för att leverera värde till en mottagare (= kunden i processen). En process beskrivs i form av ett nätverk av aktiviteter och beslut som i ett återkommande flöde skapar värde för en mottagare. Processen använder information och resurser för att omvandla behov till värde via aktiviteterna som utförs.

Varför kartlägger vi processer?

Det finns flera anledningar till att kartlägga processer. Processförbättring handlar i grunden om att bli effektivare. Att göra saker bättre, billigare och snabbare. Effektivitet handlar om helhetstänkande. Effektivitet kan uttryckas i olika perspektiv.

  • Processeffektivitet: Skapa processer som skapar värde för dem verksamheten är till för och processer som stödjer kommunens mål och visioner.
  • Personlig effektivitet: Tydliggöra överlämningar och gränssnitt mellan de som arbetar i samma process.
  • Systemeffektivitet: Möjlighet att integrera underliggande system direkt i processen.

Några enkla principer:

  • Bättre verksamhetsprocesser skapar bättre verksamhet.
  • Ingen verksamhet är den andra lik. Samma process kan se helt olika ut i olika miljöer.
  • Processer som man ser, förstår man. När man förstår en process, ser man också hur den kan bli bättre.
  • Verksamhetens krav skall styra systemen - inte tvärtom.

Vad är en tjänst eller en produkt?

​En tjänst eller en produkt är resultatet av en process. Varje tjänst eller produkt som en kund tar emot, är resultatet av en eller fler samverkande processer.

Vad innebär processinriktning?

Processinriktning innebär att man använder strukturerade metoder för att identifiera och styra de processer som är viktiga för att uppnå resultat. Det blir lättare att se och förstå hur verksamheten hänger ihop.

Processinriktning ger möjlighet att sänka kostnader och korta genomloppstider, gör resultaten bättre, stabilare och mer förutsägbara och gör det möjligt att på ett effektivt sätta prioritera och hantera förbättringar i processen.

En modell för detta är Hörnstensmodellen.

PA - FyraHörnStenarModellen.png

Processutvecklingsmetod

Roller i processutveckling

Skellefteå kommuns processutvecklingsmetod är beroende av olika roller. Rollerna och dess ansvar, befogenheter och uppgifter inom ramen för processutvecklingsmetoden beskrivs här.

Workshopdeltagare

  • delta i samtliga workshops.
  • bidra med sin unika kompetens om processen.
  • sträva efter att se helheten.
  • alltid söka den bästa lösningen för processens kund.

Processutvecklare

  • planera genomförandet av uppdraget, sammankalla workshopgruppen och säkerställa arbetets resultat.
  • leda workshopgruppen i arbetet med att kartlägga och utveckla processen.
  • leverera och presentera underlag för beslut till uppdragsgivare.
  • stödja processledaren i arbetet med att förverkliga förbättrat arbetssätt.
  • fungera som kompetensstöd i frågor som rör processer.

Processledare

  • säkerställa införande/realisering av utvecklad process.
  • säkerställa publicering och kommunicering av processen.
  • arbeta med ständiga förbättringar av processen.
  • följa upp processens leveranser och utvärdera mot processens mål.
  • förvalta och uppdatera processdokumentationen.

Uppdragsgivare/Processägare

skapa förutsättningar för att processutvecklingsprojekten ska löna sig genom att:

  • stämma av processutvecklingsbehov med kommunens ledningsgrupp.
  • kalla till uppdragsdialog med processutvecklare.
  • tala om vad syftet med en kartläggning och utveckling av processen är.
  • ta fram processomfattning/uppdragsbeskrivning tillsammans med processutvecklare.
  • säkerställa att lämplig workshopgrupp finns tillgänglig för arbetet.
  • visa sitt engagemang i uppdraget.
  • utse processledare för processen.
  • vara delaktig i framtagandet i mål och mått för processen.
  • följa upp resultatet av arbetet.
  • följa upp att processen ger önskat resultat.

Kommunens ledningsgrupp

  • säkerställa att processutvecklingsarbetet i kommunen bedrivs på ett sätt som ger den största medborgarnytta.
  • besluta om prioriteringsordning för stora resurskrävande kartläggningar.
  • säkerställa att processutvecklingen i kommunen sker enligt Ramverk för Skellefteå kommuns arbete med processer.
  • kontinuerligt stödja, efterfråga och följa upp resultat från arbetet.
  • visa sitt engagemang genom att sprida goda exempel.