Skillnad mellan versioner av "Arbetsmetoder och modeller - processorienterat arbetssätt"

Från Mittköping
Hoppa till:navigering, sök
m
(Processutvecklingsmetod)
 
(50 mellanliggande versioner av 3 användare visas inte)
Rad 1: Rad 1:
Före innehållsförteckningen?[[Fil:Pilar illustration bildbank maja.png|alt=tre pilar|miniatyr|243x243px]]
+
[[Fil:Processarkitektur NYA.png|centrerad|ramlös|744x744px]]
 +
Att använda processutvecklingsmetoden i lämpliga sammanhang kan vara ett sätt att nå målet att öka hastigheten, nyttan och kvaliteten i införandet av digitala lösningar. Metoden är kvalitetssäkrad för verksamhetsutveckling, och kan användas i samtliga förvaltningar. Metoden innefattar att verksamheten kartläggs, visioner utvecklas och handlingsplan för att nå dit arbetas fram tillsammans med mål och mått för verksamheten.
  
== Varför processorienterat? ==
+
Två saker är centrala i processutvecklingsmetoden:
Viktigt att ha en övergripande framtagen process-utvecklingsmetod för att kvalitetssäkra process utvecklingsarbetet i kommunen. Den ska innehålla processarkitektur, övergripande vyn av samtliga processer och dess inbördes förhållande till varandra. Process-arkitekturen synliggör samband och skapar överblick över processerna. Det är en styrka att jobba med processkartläggning men det bygger på att det finns fastställda rutiner, mallar, styrande dokument för hur processerna ska publiceras, hanteras.  Inför arbetet med att kartlägga processer ska det finnas utsedd beställare=processägare. Efter att arbetet är klart ska överlämning ske från processutvecklare till utsedd ansvarig processledare för förvaltning och optimering av processen. Viktigt att det finns en sådan utsedd för att processen ska upprätthållas, optimeras och att dokument/rutiner kopplade till aktiviteter i processen är uppdaterade.
 
  
== Vad är en process? ==
+
1. Den ska genomföras med delaktighet av medarbetare
En process är ett återkommande arbetssätt för att leverera värde till en mottagare (= kunden i processen).
 
En process beskrivs i form av ett nätverk av aktiviteter och beslut som i ett återkommande flöde skapar värde för en mottagare. Processen använder information och resurser för att omvandla behov till värde via aktiviteterna som utförs.
 
  
== Varför kartlägger vi processer? ==
+
2. Den utgår från kundens behov och resa genom kommunens service.
Det finns flera anledningar till att kartlägga processer. Processförbättring handlar i grunden om att bli effektivare. Att göra saker bättre, billigare och snabbare. Effektivitet handlar om helhetstänkande. Effektivitet kan uttryckas i olika perspektiv.
 
* Processeffektivitet: Skapa processer som skapar värde för dem verksamheten är till för och processer som stödjer kommunens mål och visioner.
 
* Personlig effektivitet: Tydliggöra överlämningar och gränssnitt mellan de som arbetar i samma process.
 
* Systemeffektivitet: Möjlighet att integrera underliggande system direkt i processen.
 
Några enkla principer:
 
* Bättre verksamhetsprocesser skapar bättre verksamhet.
 
* Ingen verksamhet är den andra lik. Samma process kan se helt olika ut i olika miljöer.
 
* Processer som man ser, förstår man. När man förstår en process, ser man också hur den kan bli bättre.
 
* Verksamhetens krav skall styra systemen - inte tvärtom.
 
  
== Vad är en tjänst eller en produkt? ==
+
För att få en inblick i  metoden finns på i detta forum en förenklad beskrivning av metoden och exempel på olika mallar som man kan använda i olika skeden i processutvecklingsarbetet. Beroende på uppdragets art så kan delar eller hela processutvecklingsmetoden tillämpas. En del av de mallar som används i Skellefteå kommun och Vara kommun samt några konkreta exempel på i olika sammanhang när metoden använts finns publicerade i denna WIKI.  
​En tjänst eller en produkt är resultatet av en process. Varje tjänst eller produkt som en kund tar emot, är resultatet av en eller fler samverkande processer.
 
  
== Vad innebär processinriktning? ==
+
== Exempel: ==
Processinriktning innebär att man använder strukturerade metoder för att identifiera och styra de processer som är viktiga för att uppnå resultat. Det blir lättare att se och förstå hur verksamheten hänger ihop.  
+
'''Generell för alla förvaltningar, Skellefteå kommun:''' Kartläggning av processen nyanställd, underlätta för chefer vid nyanställning, t.ex. korrekta behörigheter i IT-stöd, nödvändig utrustning, mobiltelefon, dator, passerkort m.m.
  
Processinriktning ger möjlighet att sänka kostnader och korta genomloppstider, gör resultaten bättre, stabilare och mer förutsägbara och gör det möjligt att på ett effektivt sätta prioritera och hantera förbättringar i processen.
+
'''Kultur-och fritidskontoret, Skellefteå kommun:''' För att öka nyttjandegraden av idrottshallar kartlades processen och resultatet blev bland annat att en e-tjänst infördes för att invånare själva skulle kunna boka dessa, har blivit framgångsrikt.
  
En modell för detta är Hörnstensmodellen.
+
'''Socialtjänsten, Skellefteå kommun:''' Inför upphandling av nytt verksamhetssystem användes metoden och workshop genomfördes med nyckelpersoner från hela verksamheten från myndighet till utförare. Både grafiskt samt skriftlig material togs fram där detta användes i samband kravställningen i upphandlingen.
  
[[Fil:PA - FyraHörnStenarModellen.png|centrerad|704x704px]]
+
'''Skolan, Skellefteå kommun:''' I kartläggning av ansökan om att ansöka om plats på förskola infördes en e-tjänst för detta efter med stöd av metoden.
{{stub}}
 
[[Processutvecklingsmetod]]
 
[[Fil:Processutvecklingsmetod.png|centrerad|ramlös|900x900px]]
 
  
Upplevt behov
+
'''Socialtjänsten, Skellefteå kommun:''' I en del att höja kvaliteten och få koll på läget på särskilt boende äldreomsorg användes delar av metoden för ta fram en nulägesbild över personalens arbetsprocess dygnet runt. Workshops genomfördes där förbättringsförslag togs fram kopplade till den grafiska processen och digitaliseringens möjligheter prioriterades.
  
Definiera nytta & avgränsa
+
'''Socialtjänsten, Skellefteå kommun:''' Vid införandet av tillsyn via trygghetskamera nattetid (myndighetsbeslut) användes metoden för att ta fram hemtjänstnatts arbetsprocess, ta fram förbättringsområden och tillsammans med personal ta fram hur tillsyn med trygghetskamera ska hanteras. Underlaget användes även i framtagningen av krav i upphandlingen.
  
Resultatet: Beslutad uppdragsdialog/processomfattning
+
'''Förvaltningsöverskridande, Vara kommun:''' En förstudie av chefers arbetssituation visade på okunskap kring vad som gäller när en medarbetare är sjukskriven. Mycket av chefens tid lades på rehabiliteringsprocessen. En kartläggning av processen resulterade i en tydligare och synliggjord arbetsgång och ansvarsfördelning, kring vad, hur och vem. 
  
KArtlägga nuläge
+
'''Miljöförvaltningen, Vara Kommun''': Kartläggning av processen för att arbetet med att åtgärda bristfälliga enskilda avlopp, med grund i Vattendirektivet. Krav att öka åtgärdstakten utan att riskera att få mindre tid till kunderna. Resulterade i en effektivare handläggningstid utan att riskera rättssäkerheten.
  
Resultatet: Dokumenterat & beslutat nuläge
+
'''Socialförvaltningen, Vara kommun:''' Kartläggning av processen med ansökan om dagverksamhet. Resulterade i underlättad rutin och förtydligad ansvarsfördelning mellan biståndshandläggare, dagverksamhetens personal och chef, färdtjänsthandläggare.
  
KArtlägga nyläge (förbättrat arbetssätt)
+
==Varför processorienterat==
 +
Allt som görs i Mittköping är till för att skapa ett värde för kommunernas invånare/brukare/kunder. För att skapa det värdet på bästa sätt behöver man kunna mäta och jämföra. För att kunna mäta och jämföra måste man veta hur saker genomförs, så att man vet vad och var man ska mäta. Här finns en beskrivning hur [[Process-nytta|nyttan]] tas tillvara.
  
Resultat: Dokumenterad och beslutad processspecifikation
+
Genom att kartlägga processer får man en tydlig bild över vad man faktiskt gör. En grundlig kartläggning tydliggör eventuellt dubbelarbete, eventuell otydlig arbetsfördelning eller annat som kan medföra att processen tar längre tid än nödvändigt.
  
Införa & besluta nyläge
+
==Vilka roller finns==
 +
För att få ett procssorienterat arbetssätt att fungera i vardagen behöver man organsiera sig, precis som i verkligheten.
 +
Det handlar om att definiera [[Process-roller|roller]] så att berörda vet vem som ansvara för vad, vem som styr, vem som beslutar, vem som utför uppgifter, vem som prioriterar osv.
  
Resultat: Dokumenterad beslutad processpecifikation
+
==Processutvecklingsmetod==
 +
Här kommer en grafiskt och skriftlig beskrivning över Skellefteå kommuns [[Processutvecklingsmetod]] där man kan läsa mer om de olika delarna samt ta del av mallar som kan användas i de olika stegen.
  
Sedan inför verksamheten den nya processen som ett projekt, hanterad med valfri projektmodell där huvudaktiviteterna är:
+
'''Vara''' arbetar med en liknande [[Processkartläggning_Vara|metod]] influerad av arbetssätt och verktyg från Lean.
  
Planera - där vi skapar handlingsplan för införande av nytt arbetssätt. HAndlingsplanen bör minst innehålla
+
==Införa processinriktat arbetssätt==
* aktiviteter
+
Att införa ett processinriktat arbetssätt har Skellefteå kommun valt att illustrera genom en [[Process-trappa|mognadstrappa]] i nio steg fördelar i tre faser. Första fasen är kartläggning, andra fasen, införande-fasen innefattar steg två till sju. Den sista fasen, ständiga förbättringar är steg åtta och nio. En central och viktigt del i Skellefteå kommuns kvalitetsutvecklingsarbete är [[Hörnstensmodellen]]. Den beskriver hur kommunens bedriver utvecklingsarbete, vilka delar som måste ingå och hur de förhåller sig till varandra.
* Ansvarig
 
* Tid för uppföljning
 
* Hinder
 
Genomföra & realisera nytta
 
  
Utvärdera och följa upp
+
== Självklarheter/kritiska faktorer i ett processorienterat arbetssätt ==
 +
* Beslut och förankring i kommunledning/kommunstyrelse/kommunfullmäktige att processorienterat arbetssätt ska användas
 +
* Nyckelpersoner och kompetens inom processutveckling behövs
 +
* En tydlig uppdragsgivare med beställarkompetens vid uppdragsdialogen
 +
* Verksamhetens deltagare i kartläggningen behöver har ett förtroende för processutvecklaren
 +
* Kompetens och resurser från verksamheten är en kritisk faktor för att lyckas vid kartläggning
 +
* Samarbete och vilja att få samsyn på den gemensamma arbetsprocessen är en kritisk faktor
 +
* En kritisk faktor är att processledaren är utsedd och tar sitt ansvar efter att processkartläggningen är genomförd
 +
* En främjande faktor är att kartläggningen sker med kunden i fokus - kunddriven verksamhetsutveckling
  
 
[[Kategori:Arbetsområde]]
 
[[Kategori:Arbetsområde]]
 
__ALLTIDINNEHÅLLSFÖRTECKNING__
 
__ALLTIDINNEHÅLLSFÖRTECKNING__

Nuvarande version från 12 oktober 2017 kl. 09.50

Processarkitektur NYA.png

Att använda processutvecklingsmetoden i lämpliga sammanhang kan vara ett sätt att nå målet att öka hastigheten, nyttan och kvaliteten i införandet av digitala lösningar. Metoden är kvalitetssäkrad för verksamhetsutveckling, och kan användas i samtliga förvaltningar. Metoden innefattar att verksamheten kartläggs, visioner utvecklas och handlingsplan för att nå dit arbetas fram tillsammans med mål och mått för verksamheten.

Två saker är centrala i processutvecklingsmetoden:

1. Den ska genomföras med delaktighet av medarbetare

2. Den utgår från kundens behov och resa genom kommunens service.

För att få en inblick i metoden finns på i detta forum en förenklad beskrivning av metoden och exempel på olika mallar som man kan använda i olika skeden i processutvecklingsarbetet. Beroende på uppdragets art så kan delar eller hela processutvecklingsmetoden tillämpas. En del av de mallar som används i Skellefteå kommun och Vara kommun samt några konkreta exempel på i olika sammanhang när metoden använts finns publicerade i denna WIKI.

Exempel:

Generell för alla förvaltningar, Skellefteå kommun: Kartläggning av processen nyanställd, underlätta för chefer vid nyanställning, t.ex. korrekta behörigheter i IT-stöd, nödvändig utrustning, mobiltelefon, dator, passerkort m.m.

Kultur-och fritidskontoret, Skellefteå kommun: För att öka nyttjandegraden av idrottshallar kartlades processen och resultatet blev bland annat att en e-tjänst infördes för att invånare själva skulle kunna boka dessa, har blivit framgångsrikt.

Socialtjänsten, Skellefteå kommun: Inför upphandling av nytt verksamhetssystem användes metoden och workshop genomfördes med nyckelpersoner från hela verksamheten från myndighet till utförare. Både grafiskt samt skriftlig material togs fram där detta användes i samband kravställningen i upphandlingen.

Skolan, Skellefteå kommun: I kartläggning av ansökan om att ansöka om plats på förskola infördes en e-tjänst för detta efter med stöd av metoden.

Socialtjänsten, Skellefteå kommun: I en del att höja kvaliteten och få koll på läget på särskilt boende äldreomsorg användes delar av metoden för ta fram en nulägesbild över personalens arbetsprocess dygnet runt. Workshops genomfördes där förbättringsförslag togs fram kopplade till den grafiska processen och digitaliseringens möjligheter prioriterades.

Socialtjänsten, Skellefteå kommun: Vid införandet av tillsyn via trygghetskamera nattetid (myndighetsbeslut) användes metoden för att ta fram hemtjänstnatts arbetsprocess, ta fram förbättringsområden och tillsammans med personal ta fram hur tillsyn med trygghetskamera ska hanteras. Underlaget användes även i framtagningen av krav i upphandlingen.

Förvaltningsöverskridande, Vara kommun: En förstudie av chefers arbetssituation visade på okunskap kring vad som gäller när en medarbetare är sjukskriven. Mycket av chefens tid lades på rehabiliteringsprocessen. En kartläggning av processen resulterade i en tydligare och synliggjord arbetsgång och ansvarsfördelning, kring vad, hur och vem.

Miljöförvaltningen, Vara Kommun: Kartläggning av processen för att arbetet med att åtgärda bristfälliga enskilda avlopp, med grund i Vattendirektivet. Krav att öka åtgärdstakten utan att riskera att få mindre tid till kunderna. Resulterade i en effektivare handläggningstid utan att riskera rättssäkerheten.

Socialförvaltningen, Vara kommun: Kartläggning av processen med ansökan om dagverksamhet. Resulterade i underlättad rutin och förtydligad ansvarsfördelning mellan biståndshandläggare, dagverksamhetens personal och chef, färdtjänsthandläggare.

Varför processorienterat

Allt som görs i Mittköping är till för att skapa ett värde för kommunernas invånare/brukare/kunder. För att skapa det värdet på bästa sätt behöver man kunna mäta och jämföra. För att kunna mäta och jämföra måste man veta hur saker genomförs, så att man vet vad och var man ska mäta. Här finns en beskrivning hur nyttan tas tillvara.

Genom att kartlägga processer får man en tydlig bild över vad man faktiskt gör. En grundlig kartläggning tydliggör eventuellt dubbelarbete, eventuell otydlig arbetsfördelning eller annat som kan medföra att processen tar längre tid än nödvändigt.

Vilka roller finns

För att få ett procssorienterat arbetssätt att fungera i vardagen behöver man organsiera sig, precis som i verkligheten. Det handlar om att definiera roller så att berörda vet vem som ansvara för vad, vem som styr, vem som beslutar, vem som utför uppgifter, vem som prioriterar osv.

Processutvecklingsmetod

Här kommer en grafiskt och skriftlig beskrivning över Skellefteå kommuns Processutvecklingsmetod där man kan läsa mer om de olika delarna samt ta del av mallar som kan användas i de olika stegen.

Vara arbetar med en liknande metod influerad av arbetssätt och verktyg från Lean.

Införa processinriktat arbetssätt

Att införa ett processinriktat arbetssätt har Skellefteå kommun valt att illustrera genom en mognadstrappa i nio steg fördelar i tre faser. Första fasen är kartläggning, andra fasen, införande-fasen innefattar steg två till sju. Den sista fasen, ständiga förbättringar är steg åtta och nio. En central och viktigt del i Skellefteå kommuns kvalitetsutvecklingsarbete är Hörnstensmodellen. Den beskriver hur kommunens bedriver utvecklingsarbete, vilka delar som måste ingå och hur de förhåller sig till varandra.

Självklarheter/kritiska faktorer i ett processorienterat arbetssätt

  • Beslut och förankring i kommunledning/kommunstyrelse/kommunfullmäktige att processorienterat arbetssätt ska användas
  • Nyckelpersoner och kompetens inom processutveckling behövs
  • En tydlig uppdragsgivare med beställarkompetens vid uppdragsdialogen
  • Verksamhetens deltagare i kartläggningen behöver har ett förtroende för processutvecklaren
  • Kompetens och resurser från verksamheten är en kritisk faktor för att lyckas vid kartläggning
  • Samarbete och vilja att få samsyn på den gemensamma arbetsprocessen är en kritisk faktor
  • En kritisk faktor är att processledaren är utsedd och tar sitt ansvar efter att processkartläggningen är genomförd
  • En främjande faktor är att kartläggningen sker med kunden i fokus - kunddriven verksamhetsutveckling